代西平是河南省宛西制藥股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱宛西制藥)的財(cái)務(wù)經(jīng)理，公司有20家駐外省的分支機(jī)構(gòu)，每個(gè)機(jī)構(gòu)規(guī)模都不大，一般幾個(gè)人，多的也就是十幾個(gè)人，但經(jīng)手地業(yè)務(wù)量卻不小，為管好當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)，總部向每個(gè)分支機(jī)構(gòu)都派駐一名會(huì)計(jì)。為節(jié)省成本，分支機(jī)構(gòu)經(jīng)常會(huì)計(jì)出納一人兼，財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)可想而知；同樣是為了節(jié)省成本，只在總部使用ERP軟件，分支機(jī)構(gòu)都是手工記賬，效率低下、員工勞頓。但偶然的機(jī)會(huì)看到金蝶友商網(wǎng)提供的在線會(huì)計(jì)，讓他撥開云霧見月明。
分支機(jī)構(gòu)多 財(cái)務(wù)管理難
宛西制藥是一家大型的濃縮丸生產(chǎn)基地，擁有“仲景”和“月月舒”兩個(gè)馳名商標(biāo)。現(xiàn)已發(fā)展成為中藥制藥、汽車配件、藥用包裝、婦女衛(wèi)生用品、房地產(chǎn)開發(fā)、藥品零售六大產(chǎn)業(yè)、控股15家子公司，20多個(gè)分支機(jī)構(gòu)。
宛西制藥在外省開設(shè)的辦事處，一般只有幾個(gè)人，多的也就十幾個(gè)人而已。這種分支機(jī)構(gòu)隸屬總部直轄，為了便于管理分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)，都是由總部向分支機(jī)構(gòu)選派一名會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)總部與分支機(jī)構(gòu)的資金往來(lái)，對(duì)總部負(fù)責(zé)。隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，這樣的分支機(jī)構(gòu)已經(jīng)發(fā)展到了20家，遍布全國(guó)。
為了管理好各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)，總部一共派出了20名會(huì)計(jì)。雖然總部早就已經(jīng)用上了ERP管理系統(tǒng)，但由于這些分支機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間都不長(zhǎng)，而且規(guī)模也不大，考慮的成本和系統(tǒng)維護(hù)不便的原因，不可能像總部這樣都安裝ERP管理軟件，所以分支機(jī)構(gòu)大多數(shù)都還是采用手工方式記賬。
因?yàn)槭鞘止び涃~，各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)都需要定期回總部報(bào)賬。這一來(lái)一往各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)要花費(fèi)好幾天的時(shí)間，費(fèi)用高、效率低。還曾經(jīng)有分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)因?yàn)閿y帶的資料多，在來(lái)總部的路上不小心遺失了一部分資料，報(bào)賬的時(shí)候造成了很大的麻煩，雖然后來(lái)給補(bǔ)齊了，但卻充分的暴露了這種工作方式的弊端。
分支機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間都不長(zhǎng)，人手不足，往往會(huì)計(jì)與出納是一個(gè)人兼的。雖然有原因，但對(duì)于財(cái)務(wù)管理而言這是不允許的，這也是作為總部財(cái)務(wù)經(jīng)理代西平他最不放心的?？偛繉?duì)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)掌握不及時(shí)和管理能力比較弱，讓代西平感到很煩惱，這些問(wèn)題也引起了公司高層的注意，使得他的壓力越來(lái)越大。
通過(guò)友商網(wǎng) 總部一手掌控分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)
偶然間代西平在“財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)”雜志上看到了一則廣告——在線會(huì)計(jì)，是金蝶旗下網(wǎng)站友商網(wǎng)(www.youshang.com)為廣大中小企業(yè)提供的在線管理服務(wù)的一種，擁有強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)應(yīng)用功能，有著超強(qiáng)的異地協(xié)同能力，而對(duì)方提供的是租賃式服務(wù)，并且租賃費(fèi)用相當(dāng)?shù)土?。這些正是他最需要的。
試用金蝶友商在線會(huì)計(jì)后，他發(fā)現(xiàn)不僅操作極為簡(jiǎn)單、不需要安裝，而且只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地都可以查看。經(jīng)過(guò)慎重考慮，他通知遠(yuǎn)在沈陽(yáng)的一個(gè)分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)，希望他先試用一段時(shí)間，看看在線會(huì)計(jì)是不是真能滿足分支機(jī)構(gòu)的需要。
他們驚喜地發(fā)現(xiàn)，友商在線會(huì)計(jì)不僅可以實(shí)現(xiàn)證、賬、表等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日常處理及月度、年度會(huì)計(jì)結(jié)算分析業(yè)務(wù)的管理，還能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)工作的核算、分析和決策支持職能。憑證錄入支持全鍵盤操作，自動(dòng)平衡金額，便捷快速；憑證列表可按任意字段隨時(shí)對(duì)憑證進(jìn)行排序。任何時(shí)候總部都可以靈活的查詢，從報(bào)表到總賬，到明細(xì)賬，再到憑證，可以連續(xù)查詢跟蹤每一筆資金的來(lái)龍去脈，并且可以隨時(shí)生成表格，無(wú)論是利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表都可以隨時(shí)打印導(dǎo)出。
駐沈陽(yáng)辦事機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)還向他反映，自從用了在線會(huì)計(jì)，他的工作效率提高了好多倍，工作也比以前輕松多了，現(xiàn)在他只要提供憑證，由總部完成錄入和記賬，現(xiàn)在他只要做好出納的工作就可以，這樣就解決了會(huì)計(jì)與出納一人兼的尷尬局面。有了在線會(huì)計(jì)，他們駐外省機(jī)構(gòu)再也不用定期的回總部報(bào)賬，大大提高了各分支機(jī)構(gòu)與公司總部的協(xié)同效率，各駐外省機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)也完全由總部一手掌控。
于是，代西平在一次工作會(huì)議上把分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理問(wèn)題以及在線會(huì)計(jì)的試用情況向公司高層做了個(gè)全面的匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后，他立即購(gòu)買了在線會(huì)計(jì)20套賬包一年的服務(wù)，根據(jù)當(dāng)時(shí)的優(yōu)惠，只花了幾百元。如今，宛西制藥分支機(jī)構(gòu)只要一名出納，各分支機(jī)構(gòu)已經(jīng)使用在線會(huì)計(jì)一年多了。分支機(jī)構(gòu)只要一名出納，會(huì)計(jì)由總部來(lái)統(tǒng)一完成。每套賬3個(gè)用戶，各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納和總部財(cái)務(wù)各一個(gè)，隨時(shí)隨地可以查看分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)情況。
代西平在談到在線會(huì)計(jì)的使用時(shí)，仍然忍不住的高興，在線會(huì)計(jì)確實(shí)幫他大解決了很大麻煩，為他們的工作帶來(lái)了方便，也極大的提高了他們的管理效率，現(xiàn)在就連他們旗下的房地產(chǎn)分公司也開始用起了在線會(huì)計(jì)。
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何利用通過(guò)更新的互聯(lián)網(wǎng)手段去降低成本、提高效率，甚至是改變業(yè)務(wù)管理流程和模式，是值得每個(gè)小企業(yè)老板去仔細(xì)探討的話題。原來(lái)只有大型企業(yè)才能享有的昂貴的基于互聯(lián)網(wǎng)專線的解決方案，如今小企業(yè)也能用得起了。
