【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)已不在適合現(xiàn)代企業(yè)的需求。文章通過分析財務(wù)管理在ERP環(huán)境下的轉(zhuǎn)變,針對傳統(tǒng)財務(wù)軟件所存在的問題,對ERP環(huán)境下的財務(wù)管理進(jìn)行了詳細(xì)分析,指出ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理的創(chuàng)新功能,同時強(qiáng)調(diào)了ERP環(huán)境下的財務(wù)管理人員的職責(zé)
【關(guān)鍵詞】財務(wù)軟件;ERP系統(tǒng);功能創(chuàng)新;信息集成;ABC成本算法
【中圖分類號】F832.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識】A
【文章編號】1671-5969(2007)04-0021-03
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來了信息時代,信息化促進(jìn)了知識經(jīng)濟(jì)誕生和發(fā)展,知識經(jīng)濟(jì)引領(lǐng)了經(jīng)濟(jì)的全球化。企業(yè)要生存、發(fā)展必須要在內(nèi)部管理及財務(wù)管理上有所創(chuàng)新。因此ERP作為一種利用信息技術(shù)全面整合企業(yè)內(nèi)外資源的管理模式,日益受到生產(chǎn)企業(yè)的關(guān)注。而財務(wù)管理系統(tǒng)一直是各個企業(yè)實(shí)施ERP時關(guān)注的重點(diǎn)。隨著企業(yè)外部經(jīng)營環(huán)境和內(nèi)部管理模式的不斷變化,對財務(wù)管理功能也提出了更高的要求,出現(xiàn)了新的應(yīng)用。
一、ERP系統(tǒng)與財務(wù)軟件的區(qū)別
ERP(Enterprise Resources Planning)即企業(yè)資源計劃,是一種現(xiàn)代企業(yè)管理思想。它以市場和客戶需求為導(dǎo)向,以計劃與控制為主線,以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺,目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中無效的勞動和資源,實(shí)現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成,提高客戶滿意度。
ERP系統(tǒng)是商品化的、可配置的軟件包,是信息平臺,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)ERP思想。財務(wù)管理是ERP系統(tǒng)的重要組成部分。ERP系統(tǒng)中的財務(wù)部分一般分為財務(wù)管理和會計核算兩方面的功能,它與財務(wù)軟件的區(qū)別在于:
(一)從范圍上
財務(wù)軟件是ERP系統(tǒng)的一部分。ERP軟件一般按照模塊分為:財務(wù)管理、銷售管理、后勤管理、生產(chǎn)管理和人力資源管理等。財務(wù)管理可以單獨(dú)使用或與其他模塊緊密集成使用。
(二)從工作機(jī)理上
財務(wù)軟件中財務(wù)核算的前提是對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)單據(jù)編制憑證手工輸入后,系統(tǒng)再進(jìn)行匯總和分析。而ERP系統(tǒng)中企業(yè)的業(yè)務(wù)是以流程為導(dǎo)向,財務(wù)模塊通過自動生成憑證功能將這些流程緊密聯(lián)系在一起,針對不同的業(yè)務(wù)類型自動觸發(fā)會計事件,而這些會計事件對應(yīng)的憑證已經(jīng)預(yù)先定義好了會計科目。財務(wù)人員的工作內(nèi)容就是對這些自動生成的憑證進(jìn)行審核或由系統(tǒng)自動成批審核,將大部分精力投入財務(wù)管理的工作內(nèi)容中,為企業(yè)提供更多的決策依據(jù)。
(三)從功能上
ERP軟件由于其工作原理是以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向,因此發(fā)生的各種財務(wù)數(shù)據(jù)能夠與各項(xiàng)業(yè)務(wù)行為緊密聯(lián)系在一起,從財務(wù)角度或業(yè)務(wù)角度都能夠快速進(jìn)行相互跟蹤。而這項(xiàng)功能是財務(wù)軟件不能滿足的。
二、ERP環(huán)境下財務(wù)管理的轉(zhuǎn)變
從90年代中后期開始,為了確立競爭優(yōu)勢,各國企業(yè)更加關(guān)注進(jìn)入市場的時間、產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)的水平和運(yùn)營成本的降低,并且為適應(yīng)市場全球化要求,組織結(jié)構(gòu)和投資結(jié)構(gòu)也趨向于分布式和扁平化。企業(yè)家們意識到,企業(yè)不僅需要合理規(guī)劃和運(yùn)用自身各項(xiàng)資源,還需將經(jīng)營環(huán)境的各方面,如客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠和庫存等的經(jīng)營資源緊密結(jié)合起來,形成供應(yīng)鏈,并準(zhǔn)確及時地反映各方的動態(tài)信息,監(jiān)控經(jīng)營成本和資金流向,提高企業(yè)對市場反應(yīng)的靈活性和財務(wù)效率。與此相對應(yīng),一方面企業(yè)開始重組組織結(jié)構(gòu)和管理模式,即所謂業(yè)務(wù)流程重組(BPR) ;另一方面重視利用先進(jìn)信息技術(shù)的促進(jìn)作用,在MRPII的基礎(chǔ)上實(shí)施ERP系統(tǒng),以求更有效地支持新的供應(yīng)鏈和戰(zhàn)略決策?？梢哉f,供應(yīng)鏈的概念和集成的財務(wù)管理是ERP對傳統(tǒng)的MRP II進(jìn)行改造和超越的兩個核心。
這種趨勢對財務(wù)管理系統(tǒng)的挑戰(zhàn)則體現(xiàn)在:對全球市場信息的快速反饋;在降低各類經(jīng)營成本和縮短產(chǎn)品進(jìn)入市場的周期間尋求平衡;提高對企業(yè)內(nèi)部其他部門和外部組織的財務(wù)管理水平;提供更豐富的戰(zhàn)略性財務(wù)信息;更強(qiáng)的財務(wù)分析和決策支持能力。
傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng),包括MRPⅡ中的會計和財務(wù)模塊,主要的特點(diǎn)是用于事后收集和反映會計數(shù)據(jù),在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱。另外,系統(tǒng)的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是面向任務(wù)和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經(jīng)足夠,但在業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控和與其他系統(tǒng)的集成性上還需要加以完善。
三、ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理功能創(chuàng)新
(一)信息充分集成,改變財務(wù)部門“信息孤島”的狀態(tài)
傳統(tǒng)的財務(wù)管理主要以手工核算或以模仿手工核算為主,各個核算子系統(tǒng)之間彼此分隔,缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時性、一致性和系統(tǒng)性。不能形成一個有機(jī)整體,從而造成各核算模塊是彼此獨(dú)立的“信息孤島”。它只是按會計活動本身而不能兼顧其它相關(guān)部門的要求來構(gòu)造自己特有的信息采集、加工和輸出模式,因此其提供的信息只能滿足財務(wù)部門信息處理的需要,而不能同時滿足與財務(wù)部門相關(guān)的職能部門的管理需要。 ERP的一個重要特點(diǎn)是信息集成。它將原來企業(yè)內(nèi)部分散、孤立的“信息化孤島”通過內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)、外聯(lián)網(wǎng)(Extranet)和因特網(wǎng)(Internet)連接到一起,以“在最佳的時問和地點(diǎn),獲得企業(yè)的最大利潤”為出發(fā)點(diǎn),對系統(tǒng)信息管理進(jìn)行綜合、聯(lián)系、統(tǒng)籌、系統(tǒng)的分析和設(shè)計,從而使整個系統(tǒng)發(fā)揮最高效率?；贓RP的企業(yè)管理模型,如圖1所示:
通過關(guān)系圖可以看出,企業(yè)的資源、計劃、管理緊密相連成一個有機(jī)的整體。集成后的ERP系統(tǒng),實(shí)時地關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)事件發(fā)生的各種情況,并對其實(shí)時地加以描述。就財務(wù)管理系統(tǒng)而言,一旦整個系統(tǒng)中有價值產(chǎn)生,并發(fā)生價值流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),在財務(wù)管理系統(tǒng)中就可得到實(shí)時反映,從而形成物流、價值流、信息流同步流動。信息充分的集成(Integration)使得在ERP平臺上工作的人們面對的是一套源頭惟一,而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,信息溝通十分方便、快捷。集成的工作環(huán)境使財務(wù)管理可根據(jù)管理要求。實(shí)時地提供某一管理對象上所發(fā)生的任何一種管理業(yè)務(wù)的明細(xì)記錄和匯總數(shù)據(jù),同時可根據(jù)管理對象和管理業(yè)務(wù)之間的管理關(guān)系,實(shí)施不同的管理目標(biāo),使財務(wù)管理的整體性得到加強(qiáng)。
(二)先進(jìn)的信息處理方式,提高了財務(wù)管理功能的效率和質(zhì)量
新一代ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理模塊,采用先進(jìn)的信息處理方式,已經(jīng)完成了從事后財會信息的反應(yīng),到財務(wù)管理信息的實(shí)時處理,再到多層次、全球化財務(wù)管理支持的轉(zhuǎn)變。這些轉(zhuǎn)變具體體現(xiàn)在:
1.實(shí)時處理技術(shù)的應(yīng)用,提高了財務(wù)管理的時效性。系統(tǒng)吸收并內(nèi)嵌了國際上先進(jìn)企業(yè)的管理模式,支持業(yè)務(wù)流程的重組。重組后的流程,使得財務(wù)信息的采集可伴隨著網(wǎng)上交易、結(jié)算的發(fā)生及企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部價值的流動而同時完成,物流、資金流、信息流處理融為一體,數(shù)據(jù)生成和傳輸是基于每一個業(yè)務(wù)動作而不是批處理.采購、生產(chǎn)、銷售、庫存等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動生成財務(wù)憑證,實(shí)時轉(zhuǎn)換成應(yīng)收款、應(yīng)付款等數(shù)據(jù)。實(shí)時處理技術(shù)的應(yīng)用,不僅保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性,而且提高了企業(yè)對市場反映的靈活性和財務(wù)管理的效率。
2.數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)的應(yīng)用,提高了財務(wù)管理的全面性和決策的科學(xué)性。數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)的使用使系統(tǒng)在進(jìn)行企業(yè)績效評估的近150個指標(biāo)的計算結(jié)果唾手可得,比如銷售訂單的完成周期、采購物料拒收比例、客戶信用度檢查處理周期等;各財務(wù)主管和業(yè)務(wù)主管可以通過各種績效指標(biāo)的實(shí)時觀察與檢索,控制企業(yè)的經(jīng)營全過程。數(shù)據(jù)倉庫還可以將企業(yè)內(nèi)外的數(shù)據(jù)和信息按照不同的主題有機(jī)整合起來 ;用戶可通過OLAP(聯(lián)機(jī)分析處理)等數(shù)據(jù)倉庫工具進(jìn)行決策分析查詢或數(shù)據(jù)挖掘,基于數(shù)據(jù)倉庫之上的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用是以已積累的運(yùn)營數(shù)據(jù)及外部市場數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)基礎(chǔ),有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息的綜合應(yīng)用和共享,實(shí)現(xiàn)及時準(zhǔn)確的財務(wù)分析、運(yùn)營分析、客戶分析、市場分析、知識積累與查詢等等。為企業(yè)財務(wù)管理的全面性、決策科學(xué)性提供及時可靠的參考信息依據(jù)。
