作者：薛鵬 高健
上海會計2002.2
會計電算化工作中若干問題的探討
薛鵬 高健
會計電算化以其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化的普及也發(fā)展很快。但在此過程中也產(chǎn)生了許多新問題。筆者就多年的電算化實踐，提出下面一些值得注意的現(xiàn)象，供大家參考。
一、存在著有法不依、違法不究的現(xiàn)象。我國財政部在1994年相繼頒布列關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，這標志著我國會計電算化工作已納入法制化的軌道。但有部分單位的會計人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內(nèi)容，在實際工作中有了違規(guī)行為后，也沒有相應的部門去監(jiān)管。對此，財政部門應加大指導和監(jiān)督力度。同時，單位內(nèi)部也應建立嚴格的管理制度，使國家的法規(guī)真正落到實處。
二、數(shù)據(jù)備份隱患多。在會計電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定，實現(xiàn)會計電算化的單位應堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實際工作中往往出現(xiàn)以下幾種情況：（l）部分單位不能堅持每天備份，致使機器一旦出故障，部分帳務數(shù)據(jù)丟失；（2）備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查，一旦發(fā)生問題沒有相應補救措施；（3）絕大多數(shù)財務軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷；隨著光盤存儲技術(shù)的日趨成熟和價格的逐步下調(diào)，軟件研究單位應增加光盤備份的功能。
三、會計資料保管期限受到限制。按《會計電算化管理辦法》規(guī)定，電子計算機替代手工記帳后，其會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計檔案要打印輸出，而且要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來，經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規(guī)定的保存期限，字跡就難以辨清。目前已處于信息時代，所有的帳簿數(shù)據(jù)資料完全可以采用電子帳簿的形式，不需要再采用高成本的措施——打印所有帳簿。對此，財政部門似可加以研究并對原有法規(guī)作必要的修改。
四、財務數(shù)據(jù)共享性差。目前，有許多單位在購買財務軟件時，往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個單位信息管理的總體要求出發(fā)，結(jié)果導致財務部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網(wǎng)絡有效地共享財務部門的信息，不能真正滿足信息時代對信息傳輸和處理的要求。因此，軟件開發(fā)單位應多推出一些成熟的管理信息系統(tǒng)軟件；單位在購買軟件時，也應從單位整體角度出發(fā)，真正實現(xiàn)整個單位信息管理的現(xiàn)代化。
五、同一行業(yè)內(nèi)部財務軟件的使用情況混雜。部分行業(yè)在開展會計電算化的過程中，沒有從整個行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財務軟件品種多，由于各種財務軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法木一樣，就導致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。對此，財政主管部門可以規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財務軟件，這樣國家可以方便地通過網(wǎng)絡進行財務檢查、專用資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡及時地進行財務報告的傳送。
六、會計電算化工作重視程度不夠。我國財政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80％以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化。但在有些地區(qū)，目前會計電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個重要因素是部門單位領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分會計人員也認為實行會計電算化要從頭學起，以至于有些單位花錢買了計算機和軟件，卻沒有真正使用。
七、現(xiàn)行會計分工模式不利于會計電算化的健康發(fā)展。目前部分單位實現(xiàn)會計電算化后，會計人員的分工仍機械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。根據(jù)會計電算化工作要求，企業(yè)應配備以下人員：（1）總會計師，負責企業(yè)財務會計工作；（2）會計主管，負責管理會計日常工作；（3）制證人員，負責憑證的制作和錄入；（4）審核人員，負責對憑證的合法性、正確性和完整性的審核；（5）出納人員，負責現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對帳等工作；（6）系統(tǒng)管理員，負責系統(tǒng)軟、硬件的正常運行；（7）系統(tǒng)維護員，負責硬件和軟件設備的日常維護；（8）檔案管理員，負責會計檔案和磁性介質(zhì)的會計檔案的保管工作；（9）數(shù)據(jù)管理員，負責已復核數(shù)據(jù)的入帳以及憑證、帳簿、報表的打印輸出工作。
八、會計電算化市場有待進一步規(guī)范。財務軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣，它存在著服務期限長、服務量大、技術(shù)要求高等特點。而目前部分從事財務軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒有真正做好售后服務，致使部分軟件購買單位軟件出了問題無處問，沒人管。從而極大地挫傷了會計人員電算化的積極性。因此，有關(guān)部門應盡快地制定出一些具體法規(guī)加強對財務軟件銷售公司的管理，進一步規(guī)范會計電算化市場。
九、加強會計電算化人才培養(yǎng)。由于會計電算化是一門融計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的應用技術(shù)，雖然大多數(shù)會計人員已接受計算機等級培訓，但與實際應用能力要求還有較大差距。具體表現(xiàn)在以下幾方面：
l．復合型人才欠缺。目前既懂會計又熟悉計算機的人員相當少，這勢必會影響我國會計電算化的進程，因此單位一方面要引進人才，更重要的是對現(xiàn)有的會計人員加緊培訓。
2、會計電算化培訓內(nèi)容滯后。計算機的發(fā)展可以說是日新月異，在短短幾年時間內(nèi)，硬件和軟件操作系統(tǒng)都發(fā)生了質(zhì)的變化，而目前的教材卻落后于現(xiàn)實，會計人員通過培訓所學的知識回去后難以適應工作需要。
3．會計人員的后續(xù)教育中缺少會計電算化內(nèi)容。不少地方的會計人員后續(xù)教育中，沒有將會計電算化納入必修的內(nèi)容，致使會計人員缺乏再培訓和定期考核的機會。
十、盲目甩帳現(xiàn)象多。為了鼓勵單位開展會計電算化，減少行政干預，目前部分省市已明文規(guī)定（如江蘇省財政廳2001年財會7號文）：財政部門不再自行組織或委托社會中介機構(gòu)對單位脫離手工帳的驗收。但這并不等于說單位可以盲目甩帳，若因甩手工帳而發(fā)生重大失誤的，法規(guī)作出了明確規(guī)定：將追究有關(guān)責任人和負責人的法律責任。因此，單位在甩手工帳之前一定要慎重考慮，在對照財政部門制訂的法規(guī)，同時結(jié)合本單位的實際情況，才能決定是否甩帳。
十一、重視財務軟件的技術(shù)性，而忽略了其實用性。目前，許多單位在購買財務軟件時，往往喜歡買最先進的產(chǎn)品，而忽略了企業(yè)自身的情況和需求?，F(xiàn)在的會計電算化市場中新概念很多，“網(wǎng)絡財務軟件”、“會計信息化軟件”、“在線財務軟件”等等，如果光考慮技術(shù)的先進而忽略了自身的情況，只能導致資源浪費，或因條件不成熟而耽誤了企業(yè)會計電算化的時機。
（作者單位：鹽城工學院工商管理系、鹽城市水利工程管理處財務科）
