摘要:企業(yè)內部控制對于充分利用信息技術改善內部控制程序、增強內部控制手段,將信息技術有效地集成到業(yè)務和信息處理進程,同時借助于信息技術來判斷內部控制措施,提高內部控制水平,防范與控制經營風險,將使企業(yè)內部控制問題得到妥善處理。如果企業(yè)對會計信息化環(huán)境下的內部控制處理不當,則會給企業(yè)帶來極大的隱患。
關鍵詞:會計信息化;企業(yè);內部控制
一、會計信息化概念及內部控制的概念
1.會計信息化一般是指會計工作信息化。會計工作信息化是會計工作要達到廣泛應用信息技術,開發(fā)信息資源,充分利用信息發(fā)揮其作用而進行的會計工作。在會計工作中要廣泛應用以網絡、通信、信息處理、人工智能、多媒體等為核心的信息技術,為會計工作的規(guī)范化和科學化服務。會計信息化包括信息的生產和應用會計信息的生產,是在會計工作中廣泛地應用信息技術,開發(fā)會計信息資源,從各種渠道搜集和生成會計信息會計信息的應用,是在會計工作中向各方面提供多方位信息服務,并利用會計信息促進企業(yè)發(fā)展和提高經濟效益。
2.內控制度被定義為保護公司現(xiàn)金和其他資產安全,檢查賬簿記錄準確性而在公司內部采用的各種手段和方法。
二、會計信息化與企業(yè)內部控制的關系
1.會計信息化對內部控制的影響
會計信息化技術引入后,企業(yè)的會計核算環(huán)境將發(fā)生很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,轉變?yōu)橛韶攧铡媽I(yè)人員和計算機數據處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。要保證企業(yè)財產物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標,企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛、更加復雜。完善的會計信息化系統(tǒng)能準確、全面、及時的為董事會和監(jiān)事會提供履行其監(jiān)督職能的信息良好的會計信息系統(tǒng)能夠使小股東以較低成本,通過網絡等方式及時了解企業(yè)發(fā)布或披露的各種財務信息,來及時調整自己的投資策略,維護自身的權益。會計信息化為企業(yè)內外部治理機制的完善提供了便利,而良好的治理機制為內部控制提供了良好的基礎。根據信息遞減傳遞原理,組織層次越多,信息傳遞后所含“雜質”越多,也就越容易降低信息的傳遞效率和信息的準確度。會計信息化系統(tǒng)就克服了這一障礙,通過網絡將信息同時傳遞給所有使用者,內部控制的組織層次由此將減少。但這時對會計信息系統(tǒng)下權限劃分的要求卻更加嚴格。因為,企業(yè)生產經營將更加依賴會計信息系統(tǒng)。而在會計信息系統(tǒng)下,利用信息從事非法活動等與信息技術相關的風險大大增加,企業(yè)潛在的損失風險也會計信息化條件下企業(yè)內部控制改進研究相應增加。同時,這也要求企業(yè)通過良好的人力資源政策,對員工進行激勵與約束,提高員工的整體素質和道德。會計信息技術的應用也使得財務管理者能獲取的信息量倍增,如何在紛繁復雜的信息中,抓住重點,及時做出決策,這對企業(yè)財務管理人員也提出了更高的要求。因此,如何加強對會計信息系統(tǒng)的內部控制,利用良好的管理手段和技術方法去降低會計信息化所帶來的風險,為內部控制提供一個優(yōu)良的環(huán)境基礎,將變得十分重要。
2.內部控制對會計信息化的反作用
會計信息化與內部控制之間的影響是互動的會計信息化影響了企業(yè)內部控制,內部控制反過來又影響了企業(yè)信息化的進程。在企業(yè)會計信息化的不同階段,內部控制對企業(yè)會計信息化的影響也不同。這些影響可以大致分為三個方面:企業(yè)已有內部控制對會計信息化推廣的影響;企業(yè)已有內部控制對會計信息化推廣的影響;內部控制對會計信息系統(tǒng)運行穩(wěn)定性的影響 。
三、會計信息化環(huán)境下完善企業(yè)內部控制的對策
1.優(yōu)化控制環(huán)境
控制環(huán)境居于內部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基礎,完善的控制環(huán)境才能使會計信息化條件下的控制制度得以貫徹實施。結合我國上市公司的實際,應從以下幾個方面對內部控制環(huán)境加以改進和完善。
(1)政府應加強針對會計信息化舞弊案的立法,加重處罰措施。
(2)加強內部審計的作用
要加強審計的作用,先要提高審計的地位,對于審計部門的設置應該高于其他職能部門,這樣才能保證內部審計的獨立性和權威性,否則只能是形同虛設。同時要把審計工作的主要職能從查錯防弊轉到對公司的管理做出分析、評價和提出管理建議上來。當然,內部審計體系能否發(fā)揮其應有的作用,還有賴于其自身的完善。
(3)完善公司組織控制結構
為了規(guī)避矩陣型組織帶來的權責不清、多頭領導的問題,公司可考慮采取更為中立的組織結構,跨越功能的團體是個可參考的選擇。與矩陣式組織相似,也是從功能部門中借調其成員組成團隊,不同的是它的領導者具有完整的權力指揮其成員?？缭焦δ芙M織的生命周期短暫,任務一旦完成,團隊隨即解散。這種彈性化的人力資源管理方式,可隨時根據問題成立彈性化的組合,避免專業(yè)分工帶來的僵化與協(xié)調問題。同時還可以激發(fā)組織成員的成就感和責任心。但是,它也可能導致跨單位事務的協(xié)調與溝通成本,引發(fā)單位間的沖突,因而團隊成立之初,就必須向組織成員灌輸合作的信念,培養(yǎng)其自我管理的能力。
(4)重塑企業(yè)文化氛圍
在企業(yè)信息化過程中,企業(yè)成員的道德論理、價值觀念、工作態(tài)度都會發(fā)生變化,尤其是企業(yè)員工的誠信程度和職業(yè)道德水平,是影響企業(yè)內部控制環(huán)境的一個非常重要因素。良好的企業(yè)文化可以對企業(yè)員工形成一種無形的約束力,減少或避免組織結構“扁平化”下屬部門為追求小團體利益而犧牲公司整體利益行為的發(fā)生。建立基于企業(yè)會計信息化的道德價值觀、規(guī)章制度、基本信念,從而有效解決信息時代組織結構所產生的負面影響。
(5)建立切實可行的激勵政策,重視員工的作用
加強人力資源管理,做到人盡其用,留住重要的會計信息化方面人才,是加強完善內部控制的重要措施之一。
2.完善風險管理機制
會計信息化意味著財務部門與其他各部門、各作業(yè)單位之間,以及企業(yè)與外部,如供應商、客戶、合作伙伴等通過實時互聯(lián)的網絡實現(xiàn)信息、作業(yè)高度共享,網絡的開放性把企業(yè)暴露于各種風險之中。企業(yè)除了要建立傳統(tǒng)的風險管理機制之外,還要結合信息化的特點,建立基于信息化的風險管理機制。
3.建立良好的控制活動
隨著計算機在會計工作中的普遍應用,管理部門對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴越來越大,這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。會計與審計人員在建立會計信息化條件下的內部控制制度時,應充分考慮技術的能力,打破傳統(tǒng)上獨立的、反映的和檢查性的模式,而具備實時的控制思想即利用信息技術將控制嵌入到會計信息系統(tǒng)中,在更廣泛的環(huán)境中來看待企業(yè)內部控制,針對關鍵控制點制定相應的控制手段,強調預防、業(yè)務操作和對規(guī)章制度的遵守情況,從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問題、事后補救的做法,發(fā)展為做到事前預防和事中控制。
4.建立良好的信息溝通系統(tǒng)
一個良好的信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)運行的效率和效果,使企業(yè)當局及時掌握營運狀況,提供全面、及時、正確的信息,并在有關部門和人員之間進行溝通。首先,信息化戰(zhàn)略性計劃應當與公司的整體戰(zhàn)略緊密相關。管理當局應對信息系統(tǒng)的開發(fā)工作高度重視,并給予支持,確保各職能部門信息系統(tǒng)高度藕合。其次,各部門應按控制系統(tǒng)的需要識別使用者需要的信息,在此基礎上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時、準確和經濟地傳遞給企業(yè)內的相關人員,使他們能夠順利履行其職責。第三,通過內部控制框架的構建,完善公司的法人治理結構,建立健全會計及相關信息的報告負責制度,使企業(yè)內部的員工能夠清楚地了解企業(yè)的內部控制制度,知道其所承擔的責任,并及時取得和交換他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經營過程中所需的信息。
參考文獻
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