此處以一行政單位為例,從內(nèi)部控制涵義和目標(biāo),研究與評(píng)價(jià),實(shí)際設(shè)計(jì)其內(nèi)部控制制度三方面去說明行政單位內(nèi)部控制會(huì)計(jì)制度的建立,以下是三個(gè)方面的詳細(xì)說明:
一、內(nèi)部控制概述
(一) 內(nèi)部控制的涵義和目標(biāo)
1、內(nèi)部控制的涵義
我國(guó)的獨(dú)立審計(jì)準(zhǔn)則指出,內(nèi)部控制是指被審計(jì)單位為保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行,保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和舞弊,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策和程序。
從這個(gè)概念可以看出,內(nèi)部控制包含以下幾層含義:
(1)內(nèi)部控制是行政單位為了達(dá)到一定的財(cái)務(wù)目標(biāo)而制定的。
(2)控制貫穿于行政單位經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面,只要存在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理,就需要相應(yīng)的內(nèi)部控制。
(3)內(nèi)部控制的內(nèi)容不僅包括控制經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各種方式、方法同時(shí)也包括各種程序和步驟,還包括行政單位制定的各種規(guī)章制度。
2、內(nèi)部控制的目標(biāo)
建立健全行政單位的內(nèi)部控制是行政單位領(lǐng)導(dǎo)層的責(zé)任,行政單位的內(nèi)部控制目標(biāo)一般要達(dá)到:
(1)保證行政單位的業(yè)務(wù)均按照適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行。
(2)能保證行政單位的所有交易和事項(xiàng)以正確的金額,在恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間及時(shí)記錄于正確的賬戶,同時(shí)財(cái)務(wù)報(bào)表的編制符合有關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、制度。
(3)能保證經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)才能接觸、處理行政單位的資產(chǎn)與記錄。
(4)能保證定期進(jìn)行賬實(shí)資產(chǎn)核對(duì)。
二、行政單位內(nèi)部控制的研究與評(píng)價(jià)
1、評(píng)價(jià)行政單位內(nèi)部控制的健全性
評(píng)價(jià)行政單位在內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)密、各環(huán)節(jié)相互監(jiān)督,設(shè)計(jì)的措施和方法是否能起到查錯(cuò)糾弊的作用。內(nèi)部控制健全性的標(biāo)志有:
(1)行政單位的內(nèi)部控制制度遵循了內(nèi)部控制的原則。
(2)在關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)相應(yīng)的設(shè)計(jì)了控制點(diǎn)。
2、評(píng)價(jià)行政單位內(nèi)部控制的有效性
設(shè)計(jì)很健全的內(nèi)部控制,也會(huì)因?yàn)橹饔^的原因而失效。評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性,應(yīng)弄清以下的問題:內(nèi)部控制如何應(yīng)用?是否一直應(yīng)用?主要由誰來應(yīng)用?
3、評(píng)價(jià)行政單位內(nèi)部控制可采用的方法
評(píng)價(jià)內(nèi)部控制,可通過符合性測(cè)試來進(jìn)行,一般采用統(tǒng)計(jì)抽樣的方法來進(jìn)行。
三、根據(jù)以上的理論,按照內(nèi)部控制規(guī)范的要求,建立一個(gè)科學(xué)的內(nèi)部控制會(huì)計(jì)制度。
建立內(nèi)部控制稽核制度
為了加強(qiáng)稅務(wù)經(jīng)費(fèi)的管理,對(duì)各經(jīng)費(fèi)的收支及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料指定人員進(jìn)行稽查與復(fù)核,以保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督,以保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)的安全與完整。依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范》,制定本制度。
一、稽核工作的組織形式與具體分工
第一條:主管局長(zhǎng)全面組織本單位的稽核工作,計(jì)財(cái)科科長(zhǎng)負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)總稽核工作。
第二條:稽核崗位按會(huì)計(jì)崗位交叉設(shè)置,各崗位的會(huì)計(jì)人員不能兼任本崗位的會(huì)計(jì)稽核,只能兼任其他會(huì)計(jì)崗位的稽核。
第三條:出納人員不得兼管稽核工作。
二、稽核工作的職責(zé)、權(quán)限
第四條:各稽核崗位人員對(duì)各自負(fù)責(zé)稽核的經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)收支逐筆審核,對(duì)審批手續(xù)不全的財(cái)務(wù)收支,應(yīng)當(dāng)退回,要求補(bǔ)充手續(xù);對(duì)違反規(guī)定不納入單位的統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算的財(cái)務(wù)收支應(yīng)當(dāng)制止和糾正;對(duì)違反國(guó)家財(cái)政財(cái)務(wù)等制度規(guī)定的財(cái)務(wù)收支,不予辦理,并制止或糾正;對(duì)制止或糾正無效的,應(yīng)向總稽核人、主管局長(zhǎng)提出局面意見請(qǐng)求處理;對(duì)嚴(yán)重違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī),危及國(guó)家利益的收支,由計(jì)財(cái)科負(fù)責(zé)向財(cái)政、審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)告。
第五條:對(duì)會(huì)計(jì)憑證的審核,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),對(duì)因會(huì)計(jì)科目使用錯(cuò)誤的,要當(dāng)事人予以糾正;對(duì)手續(xù)不全的,要求補(bǔ)充、更正;對(duì)弄虛作假,違紀(jì)違法的原始憑證,不予辦理并扣留憑證,向當(dāng)事人單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),要求查明原因,追查責(zé)任,對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)的,堅(jiān)決予以制止。
第六條:對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的審核,必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求認(rèn)真辦理,發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與實(shí)物、款項(xiàng)不符,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和會(huì)計(jì)制度規(guī)定進(jìn)行處理;對(duì)偽造、變?cè)?、故意毀滅?huì)計(jì)賬簿或設(shè)賬外賬行為,以及指使、強(qiáng)令篡改財(cái)務(wù)報(bào)告行為,應(yīng)當(dāng)制止和糾正,制止和糾正無效的,應(yīng)向局領(lǐng)導(dǎo)或上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,請(qǐng)求處理。
三、審核會(huì)計(jì)憑證和復(fù)核會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的方法
第七條:審核會(huì)計(jì)憑證
審核會(huì)計(jì)憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)、合法,是否符合財(cái)會(huì)制度要求,會(huì)計(jì)科目是否適用正確,檢查所附的原始憑證內(nèi)容與記賬憑證的借貸科目表達(dá)的內(nèi)容是否一致等。
(一)審核原始憑證
審核原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否相符、合法,原始憑證中應(yīng)具備的內(nèi)容是否齊全,有無涂改,挖補(bǔ)現(xiàn)象。
各崗位的會(huì)計(jì)人員在核實(shí)原始憑證時(shí),必須具備以下內(nèi)容:
1、原始憑證必須具備的基本要素:財(cái)政或稅務(wù)部門印制章;憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額,必須蓋有填制單位的公章(或財(cái)務(wù)專用章)。
2、單位對(duì)外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的財(cái)務(wù)專用章。發(fā)放個(gè)人的支出原始憑證,必須格式化,有領(lǐng)取款項(xiàng)的名稱、單位、領(lǐng)款人姓名、金額、領(lǐng)款人簽字、經(jīng)辦人、單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽名或者蓋章。
3、凡填有大寫或小寫金額的原始憑證,大寫和小寫金額必須相符;購(gòu)買實(shí)物的原始憑證,背面必須有驗(yàn)收人證明;對(duì)一式幾聯(lián)的原始憑證,只能以報(bào)銷聯(lián)作為報(bào)賬憑證。
4、支付款項(xiàng)的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款憑證,不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替。
5、職工因公借款憑據(jù),必須附在記賬憑證之后;收回借款時(shí),應(yīng)當(dāng)另開收據(jù),不得退還原借款憑據(jù)。
6、經(jīng)上級(jí)或有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件,如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的,應(yīng)當(dāng)在憑證上注明文件的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱,日期和文號(hào)。
(二)審核會(huì)計(jì)賬簿
1、賬簿設(shè)置的復(fù)核
①賬簿的設(shè)置需全面,系統(tǒng)反映和監(jiān)督本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況,為檢查各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用情況提供系統(tǒng)分類的核算資料。
?、诓荒苤貜?fù)設(shè)賬,賬簿的格式,要按照所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和需要設(shè)置,總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬為訂本式,各明細(xì)分類賬用活頁(yè)式,并按規(guī)定設(shè)置齊全。
?、鄹鶕?jù)內(nèi)部管理的需要,設(shè)置輔助賬、備查賬。
2、賬簿啟用的復(fù)核
按規(guī)定要求填寫賬簿啟用及交換表,啟用新的會(huì)計(jì)賬簿時(shí),要在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱,注明啟用日期,賬簿起止頁(yè),記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等,并加蓋名章和單位公章,如果記賬員,會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),要在“啟用表”上注明交接日期,接辦人員和監(jiān)交人員姓名,并由交接雙方簽字或者蓋章。
3、賬簿登記的復(fù)核
?、贋榱吮ＷC賬簿記錄的正確性,審查會(huì)計(jì)人員是否根據(jù)經(jīng)過復(fù)核的記賬憑證登記有關(guān)賬簿。
②審核每筆賬簿記錄是否記載記賬憑證日期、編號(hào)、摘要、金額等內(nèi)容;各種日記賬、明細(xì)賬是否根據(jù)記賬憑證序時(shí)逐筆登記;總賬是否根據(jù)記賬程序的規(guī)定登記;檢查已登記入賬的賬簿記錄是否相應(yīng)在記賬憑證上標(biāo)記注明。
?、蹤z查賬簿中書寫的文字和數(shù)字,是否留有適當(dāng)?shù)目崭?以便發(fā)生錯(cuò)誤碼時(shí)修改。
?、軝z查當(dāng)賬簿登記發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)是否按正確的更正方法更正,紅藍(lán)墨水使用是否正確。
?、輰徍速~簿登記是否正確、清晰,是否按頁(yè)順序連續(xù)登記,有無跳頁(yè)、跳行、隔頁(yè)現(xiàn)象,以及登記需結(jié)轉(zhuǎn)另一賬頁(yè)時(shí),是否按規(guī)定結(jié)計(jì)“過次頁(yè)”和“承前頁(yè)”金額。
?、迿z查賬簿登記是否完整登記,是否有重復(fù)和漏記現(xiàn)象及結(jié)賬是否按規(guī)定期間結(jié)賬和有無提前結(jié)賬現(xiàn)象,核實(shí)結(jié)賬的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。
(三)復(fù)核會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)由編表人復(fù)核后,經(jīng)稽核人員審核,再經(jīng)主管局長(zhǎng)審核無誤,對(duì)外上報(bào)。復(fù)核會(huì)計(jì)報(bào)表的內(nèi)容為:
1、是否按國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定定期編制財(cái)務(wù)報(bào)告,編制的財(cái)務(wù)報(bào)告必須數(shù)字真實(shí),計(jì)算準(zhǔn)確,內(nèi)容完整,說明清楚。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表之間,會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字,應(yīng)當(dāng)相互一致。
3、審核應(yīng)編制的報(bào)表是否齊全,表賬是否相符,表表之間數(shù)據(jù)是否相互銜接和相符。
參考文獻(xiàn):
1.《審計(jì)》財(cái)政部注冊(cè)會(huì)計(jì)師考試委員會(huì)辦公室編,中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社2003.3出版
2.《會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)操作技能》龍錫柱主編,廣西民族出版社2002.6出版
3.《獨(dú)立審計(jì)準(zhǔn)則第9號(hào)—內(nèi)部控制與審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)》
