一、往來賬款管理存在的共性問題
(一)往來賬款賬務處理不規(guī)范
有些財務人員在進行日常賬務處理時,未嚴格按照會計準則規(guī)定的科目核算內(nèi)容進行經(jīng)濟業(yè)務核算和分類。主要表現(xiàn)在:應計入應付賬款的業(yè)務誤計入其他應付款;同一客戶的預收、應收不分業(yè)務隨意對沖后余額記賬;在會計憑證摘要僅僅注明“清賬”二字,甚至無摘要,人為地造成往來賬目的混亂。
(二)利用虛擬財務賬戶結算
創(chuàng)建和使用虛擬賬戶已經(jīng)成為企業(yè)特殊賬務處理的一種常用方法。目前使用虛擬賬戶主要有兩方面的用途,一是滿足大量一次性往來單位的業(yè)務需求;二是根據(jù)內(nèi)部管理的特殊需要,歸集部分項目的前期核算?？陀^地講,虛擬賬戶的存在滿足了企業(yè)財務管理的特殊需求,但同時出現(xiàn)的問題是這些虛擬賬戶由于使用人員較多、業(yè)務繁雜,缺乏有效的監(jiān)管意識和手段,隨著組織機構的調(diào)整和人員變遷,導致部分掛在虛擬賬戶的往來賬款變成了呆賬。
(三)利用往來賬戶處理預提、待攤性質(zhì)費用
按照新企業(yè)會計準則,除某些特定費用計入長期待攤費用核算外,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的符合國家規(guī)定的待攤、預提性質(zhì)的費用,除發(fā)生時根據(jù)相關業(yè)務形成的結果分別計入相關項目外,一般是通過往來科目暫時掛賬。這就給日常管理帶來了困難。一方面這部分費用的實際結算時間、結算金額不確定,存在一定的差異;另一方面會計憑證歸檔后,只能依靠臺帳對預估或者是真實發(fā)票入賬的費用進行甄別。
(四)往來賬款未得到有效地監(jiān)控及定期清理
一般而言,企業(yè)都比較重視債權管理,但是對債務的監(jiān)管,往往不甚重視而導致管理不全面,使一些名存實亡的往來款項長期掛賬,該付出的不付出,該收的不收,對無法支付債務不作會計處理,這些都極易造成往來科目的混亂,嚴重擾亂了往來賬款的規(guī)范管理。
(五)供應商和客戶分割管理,缺乏有機聯(lián)系
現(xiàn)代企業(yè)往往存在多種經(jīng)營行為,某些企業(yè)就會具備既是客戶又是供應商,或者提供采購業(yè)務、修理性勞務多重業(yè)務。而在企業(yè)中,銷售、采購、維修業(yè)務一般都是由不同的業(yè)務部門負責,相應的經(jīng)濟業(yè)務處理投射到財務上,也是分離的,由此就產(chǎn)生了一個新的問題,如何實現(xiàn)從企業(yè)整體的層面上來對客戶、供應商進行綜合管理。
(六)往來款項函證未得到有效利用
主要表現(xiàn)有兩個方面:一是重視對賬形式,輕視對帳效果。因為涉及主體較多,單據(jù)傳遞存在時差性,并且往來賬款多數(shù)不影響敏感指標,因此在沒有強制性的約束下,函證工作得不到重視,使其流于形式;二是重債權、輕債務。在日常工作中,對于債權的核對,企業(yè)往往非常積極。
二、加強往來款項管理的主要對策
(一)構建企業(yè)層級的往來單位管理組織
組成跨部門的協(xié)調(diào)小組,聯(lián)合銷售、采購、維修、財務等各個相關部門,對企業(yè)的客戶和供應商兩大體系進行整合,甄別具有綜合業(yè)務的往來單位,并在企業(yè)信息系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)關聯(lián)。由協(xié)調(diào)小組定期召開例會,處理并協(xié)調(diào)需要跨部門合作的往來單位事務,比如變更維護、債務抵消,獎懲行為等等,并由協(xié)調(diào)小組指定專門人員將各類往來單位信息及時發(fā)布在企業(yè)的信息門戶網(wǎng)站上,為業(yè)務決策提供有利的指引,有效降低企業(yè)經(jīng)營風險。
(二)建立、健全往來賬款制度建設體系
結合企業(yè)內(nèi)部控制、經(jīng)營管理、財務管理、審計監(jiān)管等方面的規(guī)定,形成一體化往來賬款管理制度。包含信用控制、業(yè)務管理、賬務核算和監(jiān)督、清收清欠、壞賬處置、獎懲考核。促使在企業(yè)內(nèi)部形成往來賬款的立體管理,督促各相關部門嚴格履行各自的職責,消除原來各個業(yè)務部門各自為政,分割管理所產(chǎn)生的弊端。
(三)建立往來賬款管理考核體系,強化考核監(jiān)督
改變企業(yè)管理層對往來賬款管理的重視程度,把往來管理作為財務管理和業(yè)務管理的重點,并對相關管理部門履行職責的效果進行考核評價。通過考核評價能有效的提高業(yè)務部門和財務部門管理上的協(xié)調(diào)性。促使上游的業(yè)務部門及時傳遞單據(jù),重視日常管理。出現(xiàn)長期掛賬項目時,積極配合財務部門做好追溯調(diào)查,及時采取措施。在降低企業(yè)資金占用成本同時,維護好企業(yè)的商業(yè)信用。
(四)加強往來賬款相關業(yè)務培訓,提高相關人員工作能力
采取多種交叉培訓方式,提高相關管理人員的素質(zhì)。在做好專業(yè)范圍內(nèi)培訓同時,進行交叉培訓,對業(yè)務人員傳遞相關的財務知識、規(guī)章制度;對財務人員傳遞相關的業(yè)務知識、業(yè)務規(guī)定。使多方能夠在互相理解整體業(yè)務流程的基礎上,相互配合。在做到不相容崗位分離,加強內(nèi)部控制的同時,盡可能減少因溝通不暢引起的不必要損失。
(五)加強會計基礎規(guī)范建設,嚴格按照國家有關規(guī)定進行會計核算
首先,加強財務人員的繼續(xù)教育和培訓工作,提高職業(yè)判斷能力,確保嚴格按《會計基礎工作規(guī)范》、《企業(yè)會計準則》、《會計法》等國家相關規(guī)定執(zhí)行會計核算,準確反映經(jīng)濟業(yè)務的實質(zhì)內(nèi)容。這里面包含了三點:一是不但需要選擇正確的往來科目進行帳務處理,還要保證帳務處理的規(guī)范性。應該選擇應付賬款的,不能隨意通過其他應付款核算;應該選擇清賬的,不能隨意掛反方向新項目;應該在摘要上詳細注明內(nèi)容的,不能僅使用“付款”、“清賬”等含糊字句。二是盡量做好準確核算,減少使用虛擬賬戶,對其使用進行明確的規(guī)定,并加強考核,嚴格杜絕濫用賬戶,長期不清的現(xiàn)象。三是對于一定需要會計估計的業(yè)務,財務人員要與業(yè)務部門加強溝通,提高估計的準確性和科學性,拒絕濫用會計估計調(diào)節(jié)利潤的行為。
(六)加強會計監(jiān)督,定時定期清理往來賬款
一是企業(yè)的財務部門應主動履行會計監(jiān)督責任和權力。采用賬齡分析等方法,核對清理往來賬款,并及時反饋給業(yè)務部門。二是對長期掛賬項目,及時與業(yè)務部門溝通,督促他們進行追查并反饋結果。對于符合轉(zhuǎn)銷條件的,及時進行帳務處理;對于存在業(yè)務糾紛的,督促業(yè)務部門盡早加以解決。三是財務人員應對函證工作提高重視,對于出現(xiàn)的差異認真分析,確保帳務核算準確、真實。四是嚴格按照國家有關的規(guī)定,做好會計人員前后任交接工作,保證帳務處理和會計監(jiān)管的延續(xù)性。
(七)借助各種有效的監(jiān)管手段,提高往來賬款管理效果
往來賬款的流轉(zhuǎn)過程涵蓋了企業(yè)絕大多數(shù)的業(yè)務流程,數(shù)量巨大,又因為它既與收入、成本有關,又與潛盈、潛虧相連,同時也可能隱藏有各類管理問題。因此成為各種內(nèi)外審計和國家相關部門檢查的重點。企業(yè)應以正確態(tài)度面對各類監(jiān)管,借助契機,提高往來賬款管理的效率和效果,對于會計處理方式上的差異,可以與監(jiān)管人員積極溝通,深入探討,共同尋找合理正確的處理方式;對于會計估計的差異,可以檢查原有估計依據(jù),判斷是否有更加準確的結果;而對于其他可能存在的管理問題,進行內(nèi)部自查,杜絕舞弊等違法行為的出現(xiàn),從而全面提高企業(yè)的綜合管理水平。
