對(duì)于任何企業(yè)而言,原則上保持一定的庫(kù)存是非常必要的。合理庫(kù)存可以使得企業(yè)整體運(yùn)作變得更為有效,生產(chǎn)率更高。但若庫(kù)存控制管理不當(dāng),將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)缺貨率高、庫(kù)存周轉(zhuǎn)不靈、無(wú)效庫(kù)存多,造成資金積壓,增加企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。庫(kù)存控制管理可以說(shuō)是企業(yè)物流管理的核心與靈魂,庫(kù)存控制水平代表了一個(gè)企業(yè)總體的管理水平。高效的庫(kù)存控制管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)革新、降低成本的重要一步。
近幾年以來(lái),持續(xù)高漲的原油價(jià)格對(duì)中國(guó)石化各企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本帶來(lái)了巨大的壓力,成本控制已成為石化企業(yè)首要考慮的問(wèn)題。如何有效控制庫(kù)存,降低物資供應(yīng)成本,已成為物資供應(yīng)部門必須思索的課題。
一、庫(kù)存控制管理普遍存在的問(wèn)題
中國(guó)石化的大部分企業(yè)在庫(kù)存控制方面存在以下問(wèn)題。
1.庫(kù)存儲(chǔ)備規(guī)模大,儲(chǔ)備資金周轉(zhuǎn)緩慢。其結(jié)果造成企業(yè)物流運(yùn)營(yíng)成本高,資金占用比例大。
2.庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理。在目前中國(guó)石化100多億元的儲(chǔ)備額中,屬于三年以上無(wú)動(dòng)態(tài)的物資占了相當(dāng)大的比重。
3.供需脫節(jié)。石化大部分企業(yè)的物資需求計(jì)劃是由使用單位(生產(chǎn)車間)提出,機(jī)動(dòng)部門審批,然后由機(jī)動(dòng)部門將需求計(jì)劃提供給物資供應(yīng)部門進(jìn)行采購(gòu)。物資供應(yīng)部門不了解檢修計(jì)劃,使用單位不了解物資采購(gòu)的情況,供應(yīng)與需求在一定程度上造成脫節(jié)。
4.物資需求牛鞭效應(yīng)。使用單位提報(bào)需求計(jì)劃時(shí),在考慮檢修需要的同時(shí),也增加了儲(chǔ)備需要的考慮,因此需求計(jì)劃在提報(bào)時(shí)已經(jīng)放大了需求量,而物資供應(yīng)部門根據(jù)使用單位所提報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)時(shí),也要考慮儲(chǔ)備的需要,適當(dāng)放大采購(gòu)量,因此就造成需求的再放大,導(dǎo)致庫(kù)存量持續(xù)增加。
5.使用單位滿意度低。由于庫(kù)存控制主觀性比較大,因而在庫(kù)存控制上往往是不該儲(chǔ)備的多備了,一些應(yīng)該儲(chǔ)備的反而沒(méi)儲(chǔ)備,造成臨時(shí)采購(gòu)居多,生產(chǎn)與檢修不能得到及時(shí)滿足,甚至影響了生產(chǎn)。
二、原因分析
1.需求計(jì)劃提報(bào)的非科學(xué)化。特別是設(shè)備備件的需求計(jì)劃預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確。設(shè)備備件要求較高的服務(wù)水平,一旦不能及時(shí)供應(yīng)將會(huì)影響生產(chǎn)。備件的種類和不同規(guī)格型號(hào)數(shù)量巨大,管理困難。目前,中國(guó)石化的大部分企業(yè)還沒(méi)有建立一套科學(xué)而有效的備件需求預(yù)測(cè)分析體系。幾乎所有的備件需求都是靠機(jī)動(dòng)部門和物資供應(yīng)部門的人員根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)確定,主觀因素占了相當(dāng)大的比重。
2.庫(kù)存決策方法的簡(jiǎn)單化。庫(kù)存控制管理就是要解決在保證服務(wù)水平的前提下,在什么時(shí)間內(nèi),庫(kù)存量多少,使得保持庫(kù)存和補(bǔ)充采購(gòu)的總成本最少。庫(kù)存的控制水平體現(xiàn)了物資供應(yīng)管理的水平,更是物資供應(yīng)成本控制的關(guān)鍵所在。但是,一些企業(yè)物資供應(yīng)部門的關(guān)注點(diǎn)更集中在物資采購(gòu)的談判價(jià)格上。對(duì)于需求計(jì)劃是否準(zhǔn)確,應(yīng)該有怎樣的合理庫(kù)存,何時(shí)采購(gòu)是最佳時(shí)間,則很少考慮。雖然在物資管理績(jī)效考核上,有出庫(kù)率等指標(biāo),但由于其他科學(xué)的配套指標(biāo)不完善,其結(jié)果是物資采購(gòu)人員為了逃避責(zé)任,一味地以使用單位需求計(jì)劃為采購(gòu)依據(jù),以便出現(xiàn)庫(kù)存積壓時(shí)好給自己一個(gè)解脫的理由。這種簡(jiǎn)單化的庫(kù)存控制方式,其結(jié)果是我們雖然在物資采購(gòu)的談判價(jià)格上做了很多努力,也節(jié)約了一些采購(gòu)成本;但另一方面,由于不合理庫(kù)存的增加,卻造成庫(kù)存成本大幅增加。 3.信息溝通不暢。物資供應(yīng)鏈中的各部門之間信息不暢通,造成供需脫節(jié),導(dǎo)致庫(kù)存控制管理的盲目性。一些企業(yè)的物資供應(yīng)采購(gòu)管理的主要依據(jù)是生產(chǎn)單位的需求計(jì)劃。物資需求計(jì)劃和檢修計(jì)劃由生產(chǎn)單位提出后,經(jīng)機(jī)動(dòng)部門審批,然后再轉(zhuǎn)給物資供應(yīng)部門進(jìn)行采購(gòu),最后由檢修部門實(shí)施檢、維修。物資供應(yīng)部門對(duì)關(guān)鍵物資情況掌握不全面,不清楚哪些是關(guān)鍵部件;機(jī)動(dòng)部門對(duì)哪些物資需要專門儲(chǔ)備以及對(duì)設(shè)備備件的使用情況不夠了解,而生產(chǎn)部門和檢修部門不了解庫(kù)存的儲(chǔ)備情況。結(jié)果是物資供應(yīng)部門不了解計(jì)劃編制的依據(jù)和目的,采購(gòu)具有盲目性;生產(chǎn)單位不了解庫(kù)存情況及進(jìn)貨周期,計(jì)劃編制具有一定的盲目性;機(jī)動(dòng)部門不了解備件及供應(yīng)物資的需求規(guī)律和供應(yīng)狀態(tài),計(jì)劃的審批具有盲目性。
4.約束機(jī)制不當(dāng)。過(guò)高的物資庫(kù)存,給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)很大的影響,制約了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。一些企業(yè)的決策者為降低庫(kù)存制定了一系列的考核辦法,但沒(méi)有相關(guān)的配套措施,導(dǎo)致相關(guān)部門為減少考核給本部門帶來(lái)的影響而采取一些本位主義的做法。結(jié)果是使用單位為滿足自己的需求而多報(bào)計(jì)劃,機(jī)動(dòng)部門為規(guī)避責(zé)任而沒(méi)有事實(shí)審批計(jì)劃,物資供應(yīng)部門為避免承擔(dān)增加庫(kù)存的責(zé)任而簡(jiǎn)單跟隨生產(chǎn)單位的需求計(jì)劃。結(jié)果是看似都在負(fù)責(zé),但最終又都沒(méi)有負(fù)責(zé),造成了庫(kù)存積壓,責(zé)任最終以犧牲企業(yè)的效益為代價(jià)而被遮掩。
5.部門職能界定不清。備件庫(kù)存管理的職能屬于物資供應(yīng)部門,但由于歷史的原因,在生產(chǎn)單位和檢修部門均有歷史庫(kù)存。造成了雖然有需求計(jì)劃,但在實(shí)際檢修時(shí),因有自己的庫(kù)存而未到物資供應(yīng)部門領(lǐng)取,從而造成庫(kù)存積壓。生產(chǎn)單位和物資供應(yīng)部門在庫(kù)存的理解上存在矛盾,生產(chǎn)單位希望備件庫(kù)存越多越全越好,而物資供應(yīng)部門則希望減少庫(kù)存,庫(kù)存越少越好。
三、庫(kù)存控制管理的對(duì)策
1.建立庫(kù)存控制管理的決策支持系統(tǒng)。20世紀(jì)20年代晚期,科學(xué)庫(kù)存決策(Scientific inventory decision-making)成了進(jìn)行庫(kù)存管理的主要手段,即以數(shù)學(xué)模型來(lái)尋找最佳的庫(kù)存水平?！岸?zhàn)”以后,由于運(yùn)籌學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等理論與方法的廣泛運(yùn)用,特別是20世紀(jì)50年代以來(lái),人們開始應(yīng)用系統(tǒng)工程理論來(lái)研究和解決庫(kù)存問(wèn)題,從而逐步形成系統(tǒng)的庫(kù)存決策理論。近幾年來(lái),由于電子計(jì)算機(jī)的廣泛使用,又進(jìn)一步提高了庫(kù)存決策的工作效率,促使庫(kù)存決策理論成為一門比較成熟的學(xué)科。因此如何利用先進(jìn)的信息化技術(shù)結(jié)合科學(xué)的庫(kù)存決策理論,建立庫(kù)存控制管理的決策支持系統(tǒng),是物資供應(yīng)系統(tǒng)應(yīng)積極思索和大膽嘗試的。通過(guò)庫(kù)存控制管理系統(tǒng)的建立,可以提高庫(kù)存控制管理的客觀性和科學(xué)性。
2.提高物資供應(yīng)需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性。生產(chǎn)單位在了解設(shè)備運(yùn)行情況的基礎(chǔ)上確認(rèn)備件現(xiàn)場(chǎng)使用和庫(kù)存情況,盡可能地提高所報(bào)需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性。物資供應(yīng)部門在了解需求特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,確定供貨周期和庫(kù)存情況,根據(jù)需求時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)。這在一定程度上能夠解決物資供應(yīng)的牛鞭效應(yīng)問(wèn)題。
3.建立有效的管理機(jī)制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組織生產(chǎn)部門、機(jī)動(dòng)部門和物資供應(yīng)部門的相關(guān)人員進(jìn)行研究,建立一套行之有效的約束管理機(jī)制。對(duì)于出現(xiàn)的多報(bào)不領(lǐng)、缺貨、庫(kù)存積壓等問(wèn)題要追究主要部門的責(zé)任,相關(guān)部門也要承擔(dān)一定的責(zé)任。這樣就可以避免生產(chǎn)單位多報(bào)計(jì)劃,物資供應(yīng)部門照單采購(gòu),采購(gòu)來(lái)的物資全部領(lǐng)用,以及物資供應(yīng)部門的大庫(kù)與使用單位的小庫(kù)并存等問(wèn)題。
4.供需單位加強(qiáng)信息溝通。物資供應(yīng)部門應(yīng)多了解生產(chǎn)情況,生產(chǎn)部門對(duì)物資供應(yīng)情況詳細(xì)的了解(庫(kù)存情況、進(jìn)貨周期等)。同時(shí),物資供應(yīng)部門應(yīng)增加庫(kù)存透明度,充分發(fā)揮企業(yè)ERP系統(tǒng)信息共享功能,讓生產(chǎn)單位、檢修部門及時(shí)掌握庫(kù)存情況,盡量提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。
5.建立關(guān)鍵設(shè)備的物資臺(tái)賬。建議由機(jī)動(dòng)部門、生產(chǎn)部門和物資供應(yīng)部門聯(lián)合建立關(guān)鍵設(shè)備的物資臺(tái)賬。確定哪些設(shè)備是關(guān)鍵設(shè)備,哪些備件必須,應(yīng)儲(chǔ)備多少等。
6.及時(shí)消化不良庫(kù)存。物資供應(yīng)部門的報(bào)廢庫(kù)存需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,對(duì)于多年不動(dòng)的物資、超過(guò)使用年限的物資,現(xiàn)場(chǎng)不可替換的物資需要進(jìn)行及時(shí)處理。對(duì)于積壓物資的處理應(yīng)形成制度化和常態(tài)化,及時(shí)消化企業(yè)的不良資產(chǎn),為企業(yè)減負(fù)。
7.合理選擇供應(yīng)商,與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。由于減少庫(kù)存要求供應(yīng)商在需要的時(shí)間提供高質(zhì)量的原材料及備件。因此,要做到合理庫(kù)存,供應(yīng)商的距離遠(yuǎn)近及運(yùn)輸方式的選擇是關(guān)鍵因素。同時(shí)注重與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系,共享信息,共同解決問(wèn)題,保證及時(shí)供貨。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,一些現(xiàn)代化的庫(kù)存管理手段會(huì)發(fā)揮更加有效的作用,如ERP、網(wǎng)上辦公、信息化盤點(diǎn)等,都將為我們加強(qiáng)庫(kù)存控制管理提供更先進(jìn)、更便捷的手段。既要保供,又要降低庫(kù)存,減少庫(kù)存成本,達(dá)到真正的合理庫(kù)存,還需要我們?nèi)ミM(jìn)一步的探索。
