1 應收賬款的事前控制
應收賬款的事前控制是指在應收賬款正式形成之前,對產(chǎn)生應收賬款及影響其足額收回的有關因數(shù)進行分析,制定一套能適應本企業(yè)具體情況的應收賬款事前控制制度,以減少不合理應收賬款的形成,預防壞賬發(fā)生和應收賬款被長期占用。事前控制是應收賬款管理的基礎和根本。
1.1 設立獨立的資信管理部門。資信管理部門負責銷售信用信息的匯集、整理、重大事項調(diào)研以及信用信息分析工作。對個別重大或突發(fā)事件,應及時做出分析報告,以避免給企業(yè)造成損失。
1.2 科學選擇客戶。建議企業(yè)要端正思想,不能盲目賒銷,一定要選擇信用良好的客戶。具體可通過聯(lián)系溝通,實地考察和資信調(diào)查三個環(huán)節(jié)逐步的篩選出符合本企業(yè)信用標準的客戶企業(yè)。
1.3 確立信用管理制度。信用政策是應收賬款管理制度的主要組成部分,包括信用標準、信用條件和收賬政策三個方面。
信用品質(zhì)主要通過客戶過去的付款記錄測其將來履約或賴賬的可能性,由此首先決定是否給予客戶信用?？蛻魞敻赌芰Φ母叩椭饕雌滟Y產(chǎn)的流動比例和變現(xiàn)能力的大小。企業(yè)要通過客戶的財務報告資料,了解其資產(chǎn)規(guī)模、負債結構及產(chǎn)權比率,判斷客戶自有資金實力是否雄厚,以掌握好商業(yè)信用額度的使用。
企業(yè)由賒銷審批人員負責應收賬款的全程管理工作,并在銷售實現(xiàn)之前按賒銷金額的一定比例向財務部門繳納一定的風險抵押金,則可由銷售部門以其周轉(zhuǎn)金代墊,以后從賒銷人員的工資中扣回。若應收賬款及時足額收回,企業(yè)不僅全額將風險抵押金退回給賒銷審批人員,并且還按銀行同期存款利率計付利息和按該應收賬款的一定比例計付獎金,做到責權利一致,獎罰分明,使賒銷人員在追求自身利益的同時也使企業(yè)收益最大化,實現(xiàn)雙贏。
企業(yè)在制定收賬政策時,應權衡增加收賬費用與減少應收賬款機會成本和壞賬損失的得失。合理的信用政策應把信用標準、信用條件、收賬政策結合起來,考慮三者的綜合變化對銷售額、應收賬款機會成本、壞賬成本和收賬成本的影響。
1.4 健全內(nèi)部控制制度。應收賬款管理的內(nèi)部控制對于信用制度的貫徹執(zhí)行,對于保證應收賬款的有序管理都有極其重要的意義。①實行交易審批程序。交易審批程序執(zhí)行的主體為經(jīng)營部經(jīng)理。企業(yè)要對交易審批程序執(zhí)行情況定期地進行監(jiān)督檢查。如為執(zhí)行交易審批程序并產(chǎn)生逾期應收賬款或已經(jīng)造成企業(yè)經(jīng)濟損失的將對有關人員進行處罰,給予相應的行政處分或移交司法機關處理。②總經(jīng)理和財務雙簽制度。在付款程序上,可以先由業(yè)務員填寫付款申請書,采取本部實行總經(jīng)理和財務雙簽制度,保證企業(yè)的每一筆支出都正常和有記錄的。③結算方式。在結算方式上,考慮兩個方面既從自身角度出發(fā),安全及時的收回全部貨款,保證企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)和應收賬款的周轉(zhuǎn)率由從客戶的角度出發(fā),選擇的結算方式應具有競爭力,目標是在二者之間權衡。④強化內(nèi)部專業(yè)監(jiān)督。對于非銷售性“應收賬款”,要強化內(nèi)部專業(yè)監(jiān)督,如財務管理、內(nèi)部審計等,加強企業(yè)自我約束和監(jiān)督機制。
1.5 履約保障。具體來說可采用保證、抵押、質(zhì)押、留置商品所有權和定金等幾種方式。
保證,是指合同當事人以外的第三人向債權人擔保債務人履行合同義務的協(xié)議,保證所依靠的是信用,是保證人的莊嚴承諾。
抵押,是指債務人或者第三人以擔保債務清償為目的,不轉(zhuǎn)移占有地就自己的財產(chǎn)為債權人設定處分權和賣得價金優(yōu)先受償權的物權行為。
質(zhì)押,是指債務人或者第三人將其動產(chǎn)或權利憑證移交債權人占有的形式作為債權的擔保,質(zhì)押以移交物的占有為要件。
留置,是指債權人以特定的合同占有債務人的動產(chǎn),在該債務人不按照合同約定的期限履行合同時,債權人有權留置該動產(chǎn),并以該動產(chǎn)折價或者變賣而優(yōu)先受償?shù)臋嗬?留置權僅適用于保管合同、運輸合同和加工承攬合同。
定金,是指合同當事人一方于合同成立后在合同未履行以前,為保證合同的履行給付對方一定數(shù)額的款項。
2 應收賬款的事中控制
2.1 建立賒銷申報制度。企業(yè)可以設計預先統(tǒng)一編號的“四聯(lián)賒銷單”,載明欠款單位名稱、法人代表、開戶銀行及賬號、經(jīng)手人、地址、電話、發(fā)貨日期、貨名、規(guī)格、數(shù)量、金額、本單位經(jīng)辦人和責任人,還有賒銷金額、賒銷期限、有無擔保等內(nèi)容,分別由客戶、責任人、經(jīng)辦人和資信管理部門留存,資信管理部門定期檢查其使用情況,防止挪用和截留貨款,杜絕資金的體外循環(huán)。 2.2 注重合同管理。企業(yè)除現(xiàn)金收入之外的供貨業(yè)務都必須簽訂合同,要求業(yè)務員在拓展新客戶時,實行拓展新客戶審批表,由經(jīng)營部、財務部、法務部、副總經(jīng)理和總經(jīng)理層層審批。當銷售部門收到經(jīng)資信管理部門和企業(yè)法定代表人審核簽字后的賒銷申報單后,根據(jù)審批意見并與客戶意見達成一致的情況下簽訂銷售合同。
3 應收賬款的事后控制
3.1 應收賬款的動態(tài)跟蹤管理。企業(yè)銷售人員應進行跟蹤管理,加強溝通,一方面可維護與客戶的良好關系,另一方面又可及早排除可能導致貨款拖欠的隱患,極大地提高應收賬款回收率。
3.2 應收賬款的催收。企業(yè)在收到全額貨款之前,一定要把所有的銷售資料保管好,以做為催收乃至訴訟的依據(jù)。這些資料包括銷售合同、信用申請表、訂單、發(fā)票、往來傳真和信件、貨運單據(jù)等一切能夠證明企業(yè)對應收賬款的權利的文件。執(zhí)行催收的每一步應形成文字記錄,因為壞賬損失報損需要文字依據(jù)。
3.3 應收賬款的保理業(yè)務。對于企業(yè)來說,在加強自身應收賬款質(zhì)量的基礎上,一方面要充分利用保理業(yè)務進行應收賬款委托管理,另一方面要認真學習保理業(yè)務的各項法規(guī),在保護自己的基礎上,保證企業(yè)有充裕的資金,減少企業(yè)的風險。
3.4 應收賬款的反饋控制。根據(jù)應收賬款的事前、事中和事后控制的情況,填寫應收賬款執(zhí)行分析表,支出各控制環(huán)節(jié)的缺陷,提出改進意見,并及時反饋給事前控制階段,重新評估事前控制的可靠性和可行性,并及時作出相應的調(diào)整和修正。
參考文獻:
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