許多企業(yè)已經(jīng)認識到實施全面預算管理的必要性,但在實務操作中又存在一些誤區(qū)和疏漏,也是對全面預算管理的認識不夠全面和深入,導致出現(xiàn)“為了預算而預算”、“形式預算”、“無聊預算”的尷尬局面。要做好企業(yè)全面預算管理,必須將全面預算管理視為一個系統(tǒng)工程,做好完善的基礎工作,各職能部門協(xié)同合作,重視預算執(zhí)行過程中的監(jiān)督管理,并做好預算結果的評價與反饋。
1 全面預算管理的內涵和作用
全面預算,是指企業(yè)為實現(xiàn)未來一定時期的經(jīng)營目標,以貨幣及其他數(shù)量形式反映的各項目標行動計劃與相應措施的數(shù)量說明。全面預算是由一系列單項預算組成的有機整體,由一整套預計的財務報表和其他附表構成,用來反映企業(yè)計劃期內預期的經(jīng)營活動及其成果。
全面預算管理不單純是財務、會計或某個特定職能部門的管理,而是企業(yè)內部管理。通過實施全面預算管理,可以設定企業(yè)適度的經(jīng)營發(fā)展目標,合理地測算預算期內將要發(fā)生的生產經(jīng)營業(yè)務、資本運作業(yè)務等所需的資金和費用投入,統(tǒng)籌資源管理,形成年度預算。用以指導企業(yè)各部門的生產、經(jīng)營、管理、投資等活動,以協(xié)調各項經(jīng)濟活動的順利進行。
通過對企業(yè)全面預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制,及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題,實現(xiàn)對經(jīng)營活動實時、有效的管理控制。通過全面預算的監(jiān)測、微調、反饋、考核等環(huán)節(jié),兌現(xiàn)獎懲,激勵員工更好地完成企業(yè)預期的經(jīng)營目標。全面預算涵蓋企業(yè)的生產、經(jīng)營、投資等所有方面,具有“全面、全額、全員”的特征,作為一種公認比較有效的管理控制手段,它已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的慣例。在很多企業(yè),有較大的現(xiàn)金流、物資流和復雜的公司治理結構,全面預算可以起到干流和導向作用,統(tǒng)籌企業(yè)龐雜的管理事項,達到增強員工信心、提高經(jīng)濟效益,提升企業(yè)整體管理水平的效果。
2 企業(yè)在實施全面預算管理中存在的主要問題
2.1 盲目推行全面預算管理 國內很多企業(yè)的高層管理者不具備現(xiàn)代企業(yè)管理所必需的財務知識,這對推行全面預算有著嚴重的影響。如果管理者只是認識到了全面預算管理的積極作用,或者為了在企業(yè)管理水平方面能得到有關部門和單位的認同,而實施預算管理,但對預算管理到底如何進行,如何安排和實施缺乏深刻的領會和必要的管理會計專業(yè)知識技能,就會造成只是制定了一系列有關預算管理的制度性文件,而實際上,對全面預算管理缺乏重視、指導不足,預算組織機構設置簡單、人員配備不足,各部門預算編制參與者馬馬虎虎、潦草應付的局面。所以,企業(yè)不能只將預算管理作為管理制度的組成部分去填補制度空白,“為了預算而預算”,盲目推行全面預算管理。
2.2 缺乏必要的全面預算組織 全面預算是在財務收支預算基礎上的完善和發(fā)展起來的,經(jīng)?？梢钥吹?在實行全面預算管理的企業(yè)中,有人把預算管理理解為是純財務行為,應由財務部門負責預算的制定和控制,是企業(yè)財務部門的事情。而事實上,全面預算是集經(jīng)營業(yè)務預算、費用預算、專項投資預算、現(xiàn)金預算、利潤預算及財務狀況預算等于一體的綜合預算體系,預算內容涉及銷售、生產、采購、資金、財務、人力資源、行政管理等眾多方面。而眾多的基礎部門預算,恰恰是財務部門進行綜合匯總預算的信息來源、數(shù)據(jù)依據(jù),這些內容并非財務部門所能單獨確定和左右的。財務部門在預算編制中的作用主要是從財務角度為各部門、各業(yè)務預算單位提供關于預算編制的原則方法上的支持,并對各種預算進行匯總和分析。
2.3 預算的執(zhí)行和考核監(jiān)督不力、流于形式 想要行之有效的推行全面預算管理,必然要有嚴格的預算執(zhí)行控制和考核評價環(huán)節(jié)作保證。國內企業(yè)普遍缺乏全面預算編制與執(zhí)行效果的系統(tǒng)分析和改進機制,每年預算執(zhí)行完畢,很少在企業(yè)內部做全面的預算實施情況經(jīng)驗、效果分析總結,就又匆忙開始新一輪的預算下達執(zhí)行。生產經(jīng)營中的漏洞、費用管理中的隨意性,就會在缺乏分析總結的漏洞控制中繼續(xù)存在。如此循環(huán)往復,即使企業(yè)采用全面預算管理,也會造成預算資料準確性低、指導性差、無法有效地支持企業(yè)管理決策的問題。在歷史經(jīng)驗無法被有效吸收的情況下,全面預算管理的效果無法體現(xiàn),各級管理人員也漸漸會對其失去信心。 同時,很多企業(yè)不能在認真分析自身業(yè)務特點和預算分解目標的基礎上設計出科學合理的績效考核指標,致使績效考核結果不能真實反映員工工作業(yè)績和預算執(zhí)行情況,定性和定量考核指標結合不盡合理,沒有說服力,不能有效地激勵各部門員工的積極性,最終,導致預算執(zhí)行結果與組織和個人績效的脫節(jié),導致全面預算管理的執(zhí)行和考核缺乏激勵性,流于形式。
2.4 信息系統(tǒng)在全面預算中的應用不足 全面預算的編制不僅包括財務指標,而且包括非財務指標,涉及到為實現(xiàn)企業(yè)目標服務的各個相關部門,而且預算指標之間的勾稽關系復雜。這就導致了手工編制全面預算周期較長,需要耗費大量的人力、物力和時間。同時,在緊張的報告周期內,財務部門往往要花費大量時間用手工從不同信息來源獲取數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)的質量是否可靠就很難保證。匯總分析后生成的信息又以不同口徑向上呈報,這些信息是否真實可靠往往直接影響到管理者的行動決策。許多企業(yè)還停留在手工預算管理階段,預算編制效率低、耗時長、反饋慢,導致全面預算管理的實施結果因控制反饋的實效性差而對企業(yè)決策行為的支持失去意義。
3 加強企業(yè)全面預算管理的措施
3.1 加深企業(yè)管理者對全面預算管理的認識,重視全面預算管理工作 全面預算管理是企業(yè)建立自我約束、自我控制、自我發(fā)展良好機制的有效辦法,能優(yōu)化資源配置,強化企業(yè)內部管理,提高經(jīng)濟效益。全面預算管理是一種“全面、全額、全員”的管理活動,它不僅僅是財務部門的工作,而是整個系統(tǒng)或單位內部各項資源的最優(yōu)整合,它的戰(zhàn)略性和系統(tǒng)性需要各職能部門、核算單位及其人員共同參與、密切配合、積極參與。它是一個系統(tǒng)工程,要求企業(yè)全員的重視和參與,要求企業(yè)各職能部門的高層、中層和基層人員人人都要重視、人人都要參與。只有這樣,才能保證全面預算管理在企業(yè)管理中的實施效果。因此,提高企業(yè)內部各層次管理人員對全面預算管理的認識,重視全面預算管理工作,是企業(yè)實行全面預算管理的首要前提。
3.2 加強全面預算管理的組織協(xié)調工作 全面預算管理,包括經(jīng)營業(yè)務活動預算、投資活動預算和財務活動預算等,是一種全方位的管理,需要各職能部門、各項經(jīng)營管理活動的互相協(xié)調、密切配合、綜合平衡,而絕不僅僅是財務部門的工作。企業(yè)要把全面預算管理作為加強企業(yè)內部管理的首要工作內容,成立預算管理組織機構,如由最高領導掛帥的預算管理委員會,全面負責預算的組織、審批、協(xié)調等各項工作,切實加強領導,明確責任,落實預算的編制實施。組織機構要吸收各職能部門中熟悉企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營業(yè)務以及懂財務、懂預算的專業(yè)人士參與。預算管理委員會在預算工作開始前應當制定詳細的全面預算工作計劃,包括預算責任單位的劃分、工作程序安排、進度表、配套制度文件等,向員工傳達清楚。全面預算管理從預算編制、監(jiān)督跟蹤預算執(zhí)行、預算調整、預算差異分析到績效考核都應建立規(guī)范的流程,按程序進行。
3.3 嚴格監(jiān)督和考核全面預算管理的效果 全面預算管理是一種全過程的管理,除了預算的編制、執(zhí)行,更為重要的環(huán)節(jié)應該是預算的監(jiān)督、預算的考核和對評價結果的獎懲兌現(xiàn)。因為預算的監(jiān)督和考核可以深化全面預算管理執(zhí)行的效果,是有效實施全面預算管理的有力保障。某項調查結果顯示,有約1/3的企業(yè)不重視預算的監(jiān)督和考核,或者考核結果不與員工報酬掛鉤,嚴重挫傷了員工的工作積極性,失去了預算管理的激勵和約束作用。預算績效考核是對企業(yè)內部經(jīng)營管理是否強化、成本和經(jīng)濟效益是否得到有效控制進行評價的行為,是以支出費用收到的“結果”來追蹤問效的,必須建立一套科學合理的、定性分析與定量評判標準相結合的評價方法體系,細致考慮考核評價小組的領導、人員構成,考評的時間、考評結果的反饋等具體操作實施的問題,嚴格認真監(jiān)督考核,做到真正獎優(yōu)罰劣,激發(fā)職工工作熱情,充分發(fā)揮潛能,從整體上提高企業(yè)的生產經(jīng)營效率。
3.4 實現(xiàn)信息系統(tǒng)與企業(yè)全面預算管理的融合 隨著信息系統(tǒng)在我國現(xiàn)代企業(yè)管理中的廣泛應用,如何有效利用信息資源條件加強全面預算管理,就成了企業(yè)管理層面臨的新課題。最初級的信息資源利用方式是采用電子表格軟件,根據(jù)各個基礎預算之間的數(shù)據(jù)勾稽關系,建立單元格、報表間的鏈接,輸入必要的基礎數(shù)據(jù),含有鏈接關系的數(shù)據(jù)會自動生成,預算數(shù)據(jù)更新工作也可以同步完成,可以避免手工大量繁瑣的計算。許多企業(yè)還開發(fā)了編制全面預算的專門財務軟件,以較低的成本重復使用,并快速分析和評價有關因素變化給制定的預算帶來的影響,具有較強的分析能力。有的企業(yè)實現(xiàn)了全面預算管理系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的對接,共享全面預算數(shù)據(jù)與財務核算數(shù)據(jù)。ERP技術的出現(xiàn)則可以系統(tǒng)地整合數(shù)據(jù)與業(yè)務流程,獲取實時動態(tài)的財務信息數(shù)據(jù),快速、高效地與全面預算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行比較分析,真正實現(xiàn)預算管理的事前、事中控制。
