一、存貨管理涵義
存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料、物料等。存貨是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的基本元素,是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)。存貨管理在于一方面保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要,防止存貨的不足;另一方面加速存貨參與周轉(zhuǎn),縮短存貨周轉(zhuǎn)時(shí)間,從而避免占用過(guò)多的資金。要實(shí)現(xiàn)存貨成本與存貨效益的最佳組合,達(dá)到提高資金使用效益的目的,充分發(fā)揮流動(dòng)資金在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的作用,保證企業(yè)現(xiàn)金流量的較好銜接,需要做到以下幾點(diǎn):進(jìn)行管理創(chuàng)新,改變傳統(tǒng)的管理模式,學(xué)會(huì)在存貨管理中系統(tǒng)思考;全員參與,使企業(yè)所有與存貨購(gòu)、產(chǎn)、銷、存有關(guān)的采購(gòu)、生產(chǎn)、保管、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等各方面人員均參與到存貨管理中去,充分調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性;完善激勵(lì)機(jī)制和考核制度,引進(jìn)對(duì)存貨的分類管理和賬齡動(dòng)態(tài)管理,并把責(zé)任層層分解落實(shí)。
二、存貨管理的必要性
在國(guó)內(nèi)金融自由化、企業(yè)國(guó)際化及證券市場(chǎng)多元化等趨勢(shì)發(fā)展的影響下,財(cái)務(wù)管理(Financial Management)已成為企業(yè)營(yíng)運(yùn)需求上的重要一環(huán),也是管理者極為關(guān)心的課題。財(cái)務(wù)管理的范疇極廣,主要為投資管理、融資管理、營(yíng)運(yùn)管理等,營(yíng)運(yùn)管理中的流動(dòng)資產(chǎn)管理包括現(xiàn)金管理、應(yīng)收賬款管理及存貨管理,其中以存貨管理(Inventory Management)為目前企業(yè)最為重視。
以電子產(chǎn)品為例:依著名的摩爾定律(Moore's Law),電子運(yùn)算之元件會(huì)集中縮小于芯片中,因科技之進(jìn)步,使得運(yùn)算能力每18個(gè)月會(huì)加倍,故導(dǎo)致高科技產(chǎn)品生命周期過(guò)短,一項(xiàng)新產(chǎn)品的銷售熱潮經(jīng)常僅在3個(gè)月~9個(gè)月,因此存貨管理就顯得更為重要。
存貨在資產(chǎn)負(fù)債表上屬于流動(dòng)資產(chǎn),然而就存貨管理的觀點(diǎn)而言,存貨并非資產(chǎn)而是成本的積壓,存貨不足雖然可能無(wú)法滿足客戶需求,流失部分訂單;然而過(guò)多的存貨亦會(huì)積壓公司資金,并且會(huì)增加包括倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資在內(nèi)的各項(xiàng)開支,另依國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則35號(hào)公報(bào)資產(chǎn)減損評(píng)估,若為呆滯品則會(huì)立即影響公司當(dāng)期損益。
庫(kù)存(Inventory)的成本在企業(yè)總成本當(dāng)中占了相當(dāng)大的比例,因此作為企業(yè)物流的關(guān)鍵問(wèn)題之一,庫(kù)存的管理和控制在企業(yè)運(yùn)作中扮演了重要的角色。從市場(chǎng)營(yíng)銷的角度來(lái)看,存貨作為企業(yè)物流的重要成分,其成本降低的潛力比任何市場(chǎng)營(yíng)銷環(huán)節(jié)都大得多,如企業(yè)物流成本占營(yíng)銷成本的50%,其中存貨費(fèi)用大約要占35%,而物流成本又會(huì)占產(chǎn)品全部成本的30%~50%。在美國(guó),直接勞動(dòng)成本不足生產(chǎn)成本的10%,并且還在不斷下降,全部生產(chǎn)過(guò)程只有5%的時(shí)間用于加工制造,余下的95%時(shí)間都用于儲(chǔ)存和運(yùn)輸。
目前對(duì)于大部分中小企業(yè)的存貨費(fèi)用占到全部成本的四分之一以上,有效的存貨管理對(duì)于提升企業(yè)的效益還有很大的空間,面對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)危機(jī)之際顯得尤為重要。
三、存貨管理的方法
存貨管理的方法一般分為三類:存貨經(jīng)濟(jì)批量模型、存貨儲(chǔ)存期控制、存貨ABC分類控制。
1.存貨經(jīng)濟(jì)批量模型(The Economical Batch Models Of Stock-in-trade)。在不允許出現(xiàn)缺貨的情況下,進(jìn)貨費(fèi)用與儲(chǔ)存成本總和最低時(shí)的進(jìn)貨批量,就是經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量。其計(jì)算公式為:
經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量
經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量的存貨相關(guān)總成本
經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量平均占用資金
年度最佳進(jìn)貨批次
式中,Q為經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量;A為某種存貨年度計(jì)劃進(jìn)貨總量;B為平均每次進(jìn)貨費(fèi)用;C為單位存貨年度單位儲(chǔ)存成本;P為進(jìn)貨單價(jià)。
實(shí)行數(shù)量折扣的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量模式
在供貨方提供數(shù)量折扣條件下,若每次進(jìn)貨數(shù)量達(dá)到供貨方的進(jìn)貨批量要求,可以降低進(jìn)貨成本。通常,進(jìn)貨批量越大,可利用的折扣就越多。
存貨相關(guān)總成本的計(jì)算公式為:
存貨相關(guān)總成本=存貨進(jìn)價(jià)+相關(guān)進(jìn)貨費(fèi)用+相關(guān)儲(chǔ)存成本
其中,存貨進(jìn)價(jià)=進(jìn)貨數(shù)量×進(jìn)貨單價(jià)
允許缺貨時(shí)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨模式
允許缺貨的情況下,企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量的確定,不僅要考慮進(jìn)貨費(fèi)用與儲(chǔ)存成本,而且還必須對(duì)可能的缺貨成本加以考慮,能夠使三項(xiàng)成本總和最低的進(jìn)貨批量便是經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量。
允許缺貨的情況下其經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量公式為:
式中:S為缺貨量,R為單位缺貨成本,其他符號(hào)同上。
2.存貨儲(chǔ)存期控制。在貨儲(chǔ)存期控制包括存貨保本儲(chǔ)存期控制和保利儲(chǔ)存期控制兩項(xiàng)內(nèi)容,其計(jì)算公式為:
存貨保本儲(chǔ)存天數(shù)=(毛利-固定儲(chǔ)存費(fèi)-銷售稅金及附加)/每日變動(dòng)儲(chǔ)存費(fèi)
存貨保利儲(chǔ)存天數(shù)=(毛利-固定儲(chǔ)存費(fèi)-銷售稅金及附加-目標(biāo)利潤(rùn))/每日變動(dòng)儲(chǔ)存費(fèi)
3.存貨ABC分類管理(ABC classification )。存貨ABC分類管理就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn),將企業(yè)的存貨劃分為A、B、C三類,分別實(shí)行分品種重點(diǎn)管理、分類別一般控制和按總額靈活掌握的存貨管理方法。
A類存貨的特點(diǎn)是金額很大,但品種數(shù)量較少;B類存貨金額一般,品種數(shù)量相對(duì)較多;C類存貨品種數(shù)量繁多,但價(jià)值金額卻很小。如超市,高檔皮貨、珠寶首飾、名煙名酒、家用電器、家具、摩托車、大型健身器械等商品的品種數(shù)量并不很多,但價(jià)值額卻相當(dāng)大。大眾化的服裝、鞋帽、床上用品、布匹、文具用具等商品品種數(shù)量比較多,但價(jià)值額相對(duì)A類商品要小得多。至于各種小百貨,如針線、紐扣、化妝品、日常衛(wèi)生用品及其他日雜用品等品種數(shù)量則非常多,單位價(jià)值卻很小。一般而言,三類存貨的金額比重大致為A:B:C=0.7:0.2:0.1,而品種數(shù)量比重大致為A:B:C=0.1:0.2:0.7。
四、目前中小企業(yè)存貨管理中存在的問(wèn)題
存貨管理存在的問(wèn)題一方面是由于傳統(tǒng)粗放式管理遺留下來(lái)的;另一方面由于產(chǎn)品系列化、多樣化導(dǎo)致庫(kù)存水平的上升、加大了庫(kù)存管理的難度。針對(duì)中小企業(yè)具體主要有:
1.無(wú)科學(xué)的存貨采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃是存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié),據(jù)調(diào)查,許多企業(yè)把存貨管理的重點(diǎn)放在原材料的采購(gòu)和成品的銷售上,忽視了存貨的成本和資金占用,沒(méi)有采用存貨的限額責(zé)任管理。采購(gòu)中出現(xiàn)采購(gòu)頻繁,在申購(gòu)環(huán)節(jié)上,一般由使用者提出,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后,采購(gòu)員采購(gòu)。操作程序上,卻不是根據(jù)實(shí)際需要來(lái)申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃,而是覺(jué)得原材料不夠就去買一批回來(lái)放著,至于這一批采購(gòu)多少,是憑感覺(jué)辦的,有的存貨在需要時(shí)如發(fā)現(xiàn)沒(méi)有,才馬上通知采購(gòu)去買,在買回之后再補(bǔ)填申購(gòu)單報(bào)批,在這種存貨申購(gòu)條件下,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能按照物資需求量來(lái)提出采購(gòu)申請(qǐng),因而也就沒(méi)有恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)計(jì)劃。
2.存貨的驗(yàn)收、保管、儲(chǔ)存及銷售的管理機(jī)制不健全。在中小企業(yè)中存貨的驗(yàn)收是存貨入庫(kù)前的重要環(huán)節(jié),一些企業(yè)對(duì)存貨的驗(yàn)收警惕性不高,對(duì)一些特殊存貨的質(zhì)量問(wèn)題疏忽,給企業(yè)造成損失。而且驗(yàn)收人往往和采購(gòu)人員是同一個(gè)人,容易增加營(yíng)私舞弊的可能性。其次,生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的存貨,當(dāng)天使用后,一般都有剩余的存貨。在日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中,當(dāng)天剩余的存貨由于存放在各生產(chǎn)點(diǎn),往往忽視管理,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)?yè)p失。另一些有保質(zhì)期的存貨,無(wú)專人管理,如不注意,時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)變質(zhì),造成損失。一些原材料,由庫(kù)房辦理收料、發(fā)料手續(xù),在各經(jīng)營(yíng)點(diǎn)直接消耗,到月末結(jié)算時(shí),經(jīng)營(yíng)點(diǎn)一般都會(huì)有剩余物資,如果忽視了這部分物資管理而形成一部分賬外物資,就會(huì)造成物資流失,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。最后,材料的領(lǐng)用沒(méi)人管,材料被盜或被工人私自用會(huì)沒(méi)人知道,造成企業(yè)的損失。非常存貨儲(chǔ)備量擠占了正常的存貨儲(chǔ)備量。工業(yè)產(chǎn)品的銷售一般是從接受客戶的訂單開始的,但是企業(yè)內(nèi)部的銷貨訂單比較單一,而且接到訂單后存貨的發(fā)出與否時(shí)間不等,不便于企業(yè)內(nèi)部管理。
五、解決中小企業(yè)存貨管理問(wèn)題的策略
1.設(shè)置科學(xué)的庫(kù)存管理流程。存貨的種類不同,所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務(wù)流程也各有差異。一般而言,存貨業(yè)務(wù)包括到貨處理、保管和發(fā)放三個(gè)主要部分。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效庫(kù)存管理的基礎(chǔ),應(yīng)具備優(yōu)化、無(wú)冗余、并行作業(yè)的基本屬性。
2.采用ABC控制法,降低存貨庫(kù)存量,加速資金周轉(zhuǎn)。對(duì)存貨的日常管理,根據(jù)存貨的重要程度,將其分為ABC三種類型。A類存貨品種占全部存貨的10%~15%,資金占存貨總額的80%左右,實(shí)行重點(diǎn)管理,如大型備品備件等。B類存貨為一般存貨,品種占全部存貨的20%~30%,資金占全部存貨總額的15%左右,適當(dāng)控制,實(shí)行日常管理,如日常生產(chǎn)消耗用材料等。C類存貨品種占全部存貨的60%~65%,資金占存貨總額的5%左右,進(jìn)行一般管理,如辦公用品、勞保用品等隨時(shí)都可以采購(gòu)。通過(guò)ABC分類后,抓住重點(diǎn)存貨,控制一般存貨,制定出較為合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃,從而有效地控制存貨庫(kù)存,減少儲(chǔ)備資金占用,加速資金周轉(zhuǎn)。
3.加強(qiáng)存貨采購(gòu)管理,合理運(yùn)作采購(gòu)資金,控制采購(gòu)成本。首先,計(jì)劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解,掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況,進(jìn)而做出科學(xué)合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃。其次,要規(guī)范采購(gòu)行為,增加采購(gòu)的透明度。本著節(jié)約的原則,采購(gòu)員要對(duì)供貨單位的品質(zhì)、價(jià)格、財(cái)務(wù)信譽(yù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控;收集各種信息,同類產(chǎn)品貨比多家,以求價(jià)格最低、質(zhì)量最優(yōu);同時(shí)對(duì)大宗原燃材料、大型備品備件實(shí)行招標(biāo)采購(gòu),杜絕暗箱操作,杜絕采購(gòu)黑洞。這樣,既確保了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,又有效地控制了采購(gòu)成本,加速了資金周轉(zhuǎn)、提高了資金的使用效率。
4.充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式,實(shí)現(xiàn)存貨資金信息化管理。要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求,就要使企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式,如ERP系統(tǒng)。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫(kù)存,使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。
六、總結(jié)
存貨管理在國(guó)際大企業(yè)已經(jīng)做到精益求精地步,豐田的“零”庫(kù)存管理境界被國(guó)際各界所羨慕。所以最優(yōu)的存貨管理是做得到的而且是值得做的。鑒于目前中小型企業(yè)的存貨費(fèi)用占全部成本的四分之一以上,存貨管理的優(yōu)化還有很多的提升空間。面對(duì)這次大范圍的金融危機(jī),只要科學(xué)的進(jìn)行存貨管理的改進(jìn)與實(shí)施,有效的控制成本,加速資金的周轉(zhuǎn),必然可以大大提高企業(yè)的活力。
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