隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴建提供準(zhǔn)確、可靠、真實的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。
一、檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中的作用
檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中起重要的基礎(chǔ)保證作用。大家知道，高速公路是一個技術(shù)復(fù)雜、涉及學(xué)科多的部門，反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。高速公路在建設(shè)過程中形成了大量的工程管理類、設(shè)計類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件，按科學(xué)的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護(hù)和擴建、改建提供及時準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料；另一方面，綜合各方面對高速公路運營后的評價，經(jīng)研究整理后太時反饋給有關(guān)部門，幫助他們優(yōu)化設(shè)計和施工方案，節(jié)約投資，促進(jìn)高速公路的發(fā)展。
二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工。即不以實物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設(shè)項目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)而提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工作效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監(jiān)理工作、評價工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問題。監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速公路工程監(jiān)理項目管理評估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。
監(jiān)理單位加強檔案資料工作的管理是工程監(jiān)理的客觀最直接的需求，要求監(jiān)理單位對檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的管理方面，要明確管理原則和各監(jiān)理人員的管理職責(zé)，樹立檔案意識，真正實現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設(shè)同步。
顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，但是在公路工程實際監(jiān)理中，檔案管理往往存在以下相關(guān)問題：1）沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作。認(rèn)識上的誤區(qū)造成工程檔案資料難以及時完整歸檔；2）檔案的真實可靠性問題；3）檔案的及時有效性問題等。
三、高速公路監(jiān)理檔案管理特點
公路工程檔案是指在公路建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計、地點選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應(yīng)，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公路工程檔案資料收集難。
四、檔案管理優(yōu)化措施
（1）設(shè)置專案資料監(jiān)理員。按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：1）是負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等；2）收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀(jì)要、文件和指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等；3）對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案；5）在項目總監(jiān)指導(dǎo)下，按照按照《檔案法》、《基本建設(shè)項目檔案資料暫行管理規(guī)定》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負(fù)責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門移交。
（2）統(tǒng)一歸檔管理監(jiān)理檔案信息。結(jié)合個人在工程實踐中的資料整理經(jīng)驗，建議監(jiān)理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：1）合同文件：包括監(jiān)理合同文件、監(jiān)理部執(zhí)行文件(監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則)、施工合同文件(施工招投標(biāo)文件、圖紙)、施工方案、勘察及設(shè)計文件、變更與索賠文件等。2）質(zhì)量控制：包括測量(交樁、測量記錄等)、設(shè)備(進(jìn)、退場報驗)、材料及構(gòu)配件、抽檢資料、項目劃分、簽證文件、質(zhì)量缺陷與事故處理等。3）進(jìn)度控制：工程開工和停工文件、工程進(jìn)度文件。4）投資控制：資金流計劃、工程計量證書、工程付款證書。5）綜合管理：日常記錄(監(jiān)理日記、收發(fā)文登記)、會議紀(jì)要、往來文函、施工單位報告單、監(jiān)理通知、質(zhì)量運行體系記錄(人員考核、證件等)、工程月報(施工、監(jiān)理)、監(jiān)理報告、圖片影音資料等。施工單位上報的資料，監(jiān)理機構(gòu)采取按標(biāo)段劃分管理的原則，每個標(biāo)段采取單獨的文號，監(jiān)理機構(gòu)的資料，應(yīng)與施工單位資料文號相對應(yīng)。施工過程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時能及時核對資料是否完整、文號是否一致，有利于資料的完善統(tǒng)一。善于應(yīng)用計算機管理系統(tǒng)，建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量。
公路工程監(jiān)理檔案的管理是一項綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強的工作，監(jiān)理單位在機構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，在履行各自監(jiān)理職責(zé)的同時，樹立檔案意識，規(guī)范檔案管理，從而提高建設(shè)項目檔案管理水平。
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