近年來會計電算化得到了廣泛運用，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。這是會計發(fā)展史上的一次重大革命，不僅是會計職業(yè)發(fā)展的需要，并對會計人員提出了更高的要求。但在推行會計電算化過程中仍存在一些問題，影響了電算化進程，本文對此進行探討。
一、目前單位電算化管理中內(nèi)部控制存在的問題及相應的解決措施
(一)會計電算化人員素質(zhì)普遍偏低，有待進一步提高
目前，會計人員的素質(zhì)相對較低，導致會計電算化還停留在簡單賬務處理上，財務軟件的許多功能得不到充分利用，致使會計軟件中固有的一些內(nèi)部控制措施得不到真正落實，不能切實提高會計工作效率，也就不能真正為領導當好參謀。身為一名財務人員，一定要緊跟時代步伐，積極主動地學習，不斷提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)。單位也應積極創(chuàng)造機會組織財務人員外出學習，參加各種業(yè)務培訓，使他們的業(yè)務能力快速提升。
(二)在財會軟件的選擇方面
目前，根據(jù)大多數(shù)單位一般選擇商品化的財務軟件。其優(yōu)點是成本低、安全可靠、維護有保障；但同時對會計人員自身的素質(zhì)要求也很高。如要求會計人員能定義各種計算公式、設置各種單據(jù)表格等。這就需要會計人員不不斷加強學習，提高自身業(yè)務水平。
(三)電算化會計基礎管理工作薄弱
目前，會計電算化基礎管理工作方相對比較薄弱，主要表現(xiàn)在如下方面：第一，對操作人員的職能控制不夠科學嚴密。大多數(shù)單位都是程序員兼計算機操作員，這一雙重身份給他們提供了犯罪的便利，增加犯罪行為發(fā)生的概率。而電算化所要求完善的人員職能控制制度就是要求適當分工，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離，互不兼任，明確每個崗位的職責，以防止對處理過程的不適當干預，這樣就可切實減少利用計算機舞弊的可能性。第二，要加強軟件數(shù)據(jù)操作控制。軟件數(shù)據(jù)操作控制主要包括對經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入輸出控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)儲存控制等，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機控制程序?qū)I(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理的速度也非?？?，一旦出現(xiàn)錯誤，影響將很大。因此單位應建立完善的內(nèi)部控制制度以便對輸入數(shù)據(jù)進行嚴格控制，保證數(shù)據(jù)輸入準確無誤。第三，維護過程中也存在一些風險。系統(tǒng)維護主要解決日常操作中計算機硬件、軟件的一些簡單故障。單位往往是操作是出了問題才由通知維護人員進行維護，沒有嚴格的申報和測試驗收制度，且維護過程
也沒有做相應維護記錄，帶有很大的隨意性，具有一定的安全隱患。所以單位應該建立健全相應的操作管理制度、系統(tǒng)維護制度和機房管理制度，財務人員必須應該嚴格遵照執(zhí)行，嚴格履行報批手續(xù)，健全相關(guān)記錄，尤其值得注意是，在維護過程中，財務人員必須在現(xiàn)場陪同，不能因為與維護人員比較熟悉而離開，以免數(shù)據(jù)外流造成不必要的影響，這也是每個財務人員應有危機意識。第四，檔案保管中存在的問題。目前，由于對電算化檔案的重要性認識不足，重視不夠，有時造成檔案管理內(nèi)容不全面，雖然對數(shù)據(jù)進行備份，但不能堅持定期備份，如果出現(xiàn)計算機故障就有可能導致數(shù)據(jù)的丟失，影響了數(shù)據(jù)的完整性。同時對數(shù)據(jù)沒有定期檢查機制，致使、出現(xiàn)突發(fā)問題而無法采取補救措施。應當同時保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，以磁盤、光盤等軟件形式存在的數(shù)據(jù)文件資料，因其是隱性的信息，其保管、防改與防盜的技術(shù)要求特別強，應加以細心保護和嚴格控制，對磁盤的轉(zhuǎn)移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內(nèi)容的檔案，并作適時檢查，要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，以確保萬無一失。對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
(四)缺乏電算化內(nèi)部審計監(jiān)督
內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計人員應對電算化會計系統(tǒng)的管理及控制制度進行研究和評價，指出其薄弱環(huán)節(jié)，提出改善意見，促使被審部門加強電算化會計系統(tǒng)的管理和控制。但目前這方面還做得很不夠。各單位要充分認識到內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是電算化會計下實施內(nèi)部會計監(jiān)督的一種手段，從而重視內(nèi)部審計工作。首先，應加大對審計人員的高層次培訓。使審計人員能適應會計信息化審計需要。其次，由于審計人員的能力有限。不可能對諸多領域全方位了解，故應在外聘請專家協(xié)助審計，比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析，軟件運行環(huán)節(jié)升級可靠性審計、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。
二、確保會計電算化工作有序開展的建議
各單位要根據(jù)通用、安全、易用等多角度選擇符合自身管理要求的財會軟件，并明確規(guī)定會計電算化條件下會計工作崗位的設置及職責，對操作密碼嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件；操作人員離開機房時，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件；同時要根據(jù)本單位實際情況，由專人保存上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，以此杜絕惡意違規(guī)操作行為。保證機房設備安全和計算機正常運行是實行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備和整潔，防止各類意外事故的發(fā)生；防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密；對通用會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等，要在履行一定審批手續(xù)的條件下方可進行；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督；健全計算機硬件和軟件故障時進行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性。
