業(yè)務流程再造(BPR)，突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的制約，強調以“流程導向”替代“職能導向”，為組織管理提出了全新的思路。會計流程是業(yè)務流程的重要組成部分，如何設計記賬憑證模板模型，用于識別會計事件并觸發(fā)記賬憑證的自動生成，是會計流程再造中業(yè)務事件轉換為會計事件的關鍵，因此，該模型就不可避免地成為會計流程再造中必須高度重視的研究課題。
一、記賬憑證生成需求分析
(一)財務會計對記賬憑證生成的規(guī)范性需求在財務會計中，記賬憑證是完成會計確認與會計計量的重要載體。人們使用自然語言描述會計主體發(fā)生的經(jīng)濟交易或事項，使用會計語言描述記賬憑證。這種會計語言的運用，具體地講，就是運用復式記賬法、編制會計分錄、填制記賬憑證。因此，從分析經(jīng)濟交易或事項到編制記賬憑證的過程，實質上就是自然語言到會計語言的轉換過程。在這個語言的“翻譯”過程中至少存在著“語法”和“語義”兩方面的規(guī)范性要求?！罢Z法”規(guī)范主要包括會計要素的正確確認和準確計量的要求；而“語義”規(guī)范則主要包括會計假設和會計信息質量特征的遵循。當前國產(chǎn)的大多數(shù)財務軟件，幾乎都是利用IT技術模仿原有會計流程，實現(xiàn)了原有會計流程的自動化。在其憑證處理中，也十分強調系統(tǒng)應具備正確性校驗和合法性校驗功能。正確性校驗是指記賬憑證填制過程中必須滿足的最基本要求，或者是憑證填制的語法規(guī)定。歸納起來大概有以下幾方面的要求：憑證第一分錄摘要不允許為空。如果為空，系統(tǒng)就應該提示“憑證第一條分錄無摘要”；記賬憑證的日期不允許為空，也不允許在賬務當前會計期間之前，而只允許填制當前會計期間及其之后的憑證；相同憑證字的憑證號不允許重號；不允許錄入不存在的科目、不允許錄入非最低級明細科目；不允許當前操作員錄入無權限使用的科目；如果啟用了某些業(yè)務系統(tǒng)，而且選中了業(yè)務由業(yè)務系統(tǒng)核算選項，在賬務系統(tǒng)的憑證填制中就不允許使用相關的科目。合法性校驗是指系統(tǒng)針對輸入憑證的合理、合法性檢查的簡稱。或者說是記賬憑證填制之后的語義檢查。其檢查范圍及標準有：用戶自定義的非法對應科目檢查。如當憑證的借方出現(xiàn)固定資產(chǎn)科目時，就不允許在其貸方出現(xiàn)壞賬準備科目等；與憑證字有關的會計科目檢查，如轉賬憑證不允許出現(xiàn)現(xiàn)金或銀行存款類科目等。
(二)會計流程再造對記賬憑證生成的靈活性需求業(yè)務流程再造(BPR)和業(yè)務流程改進(Business Process Improvement，BPI)的興起，一方面是企業(yè)營商環(huán)境的改變對企業(yè)內部運作的效率與效果提出了新的要求；另一方面是IT技術的出現(xiàn)和管理理論的發(fā)展給流程再造提供了工具和理論指導；從而導致了BPR的成功。事實上，會計流程也是業(yè)務流程的重要組成部分，因而業(yè)務流程再造的特征也必然是會計流程再造的特征。綜觀BPR的特征，有兩點非常重要：IT技術的引入和傳統(tǒng)流程的變革與集成。會計流程再造，應該借助IT技術，結合業(yè)務流程再造，因地制宜地實施傳統(tǒng)會計流程的變革與集成。成功的關鍵是“因地制宜”，也就是要根據(jù)企業(yè)流程管理的個性特征，靈活地設計新的會計流程，在新的會計流程中，結合財務會計的規(guī)范性需要，找出記賬憑證生成的充要條件，靈活設計記賬憑證生成模板模型。
(三)記賬憑證自動生成模板模型的構建所謂的記賬憑證生成的充要條件，實際上就是對業(yè)務事項發(fā)生是否引發(fā)會計事件(信息事件)的發(fā)生的判斷條件。因此，可以使用REA會計的基本概念來構建基于事項驅動的記賬憑證自動生成模板模型，以同時滿足財務會計記賬憑證的規(guī)范性需求和流程再造的靈活性需求。
二、銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程流程再造比較分析
(一)傳統(tǒng)銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程描述第一步：銷售業(yè)務發(fā)生時，由銷售部門業(yè)務人員開具一式四聯(lián)的銷售票據(jù)，其中一聯(lián)作為存根及銷售統(tǒng)計，另外三聯(lián)由客戶或業(yè)務人員傳遞到收款處。每日業(yè)務終了，業(yè)務部門要將日銷售統(tǒng)計表傳遞到財務部門。第二步：收款處出納人員根據(jù)銷售票據(jù)收取現(xiàn)金，在票據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章后，將其中一聯(lián)作為統(tǒng)計現(xiàn)金收入的依據(jù)。剩余兩聯(lián)退還給業(yè)務人員或銷售客戶，其中一聯(lián)用于倉庫領取商品，另一聯(lián)用于最后換取發(fā)票。收款處每日業(yè)務終了，需將所收到的現(xiàn)金繳存銀行，并將現(xiàn)金進賬單傳遞到財務部門。第三步：倉庫管理人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章的銷售票據(jù)發(fā)出商品，并加蓋提貨專用章，根據(jù)銷售票據(jù)登記庫存商品賬，每日業(yè)務終了，將銷售票據(jù)匯總后傳遞到財務部門。第四步：財務部門會計人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章和已提貨章的銷售票據(jù)開出正式發(fā)票，核對從銷售部門傳遞來的每天銷售統(tǒng)計表和從出納傳遞來的銀行進賬單，同時與倉庫的發(fā)出商品記錄核對，并根據(jù)有關單據(jù)記賬。在整個業(yè)務處理過程中，第一步反映銷售業(yè)務的發(fā)生，第二步確保貨款的收取，第三步確保商品的發(fā)出，第四步是會計根據(jù)所收到票據(jù)和報表執(zhí)行相應的會計處理，編制主要的會計分錄如下：借記“庫存現(xiàn)金”，貸記“主營業(yè)務收入”，“應交稅金”；借記“主營業(yè)務成本”，貸記“庫存商品”。
(二)會計流程再造后銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程描述在基于IT技術及流程再造技術的條件下，可以充分利用計算機網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫管理技術，實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享與協(xié)調控制，從而設計出如下現(xiàn)銷流程，如圖1所示。與傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程設計比較，圖1中“現(xiàn)銷單一制單”相當于完成傳統(tǒng)流程的第一步；“現(xiàn)銷單－收款”相當于完成第二步；“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”相當于完成第三步；“現(xiàn)銷單－開票”相當于完成第四步；“現(xiàn)收單－制單”和“現(xiàn)收單－收款”相當于完成出納收款和登記日記賬的業(yè)務；“現(xiàn)銷發(fā)票－制單”和“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”相當于完成會計開票和登記發(fā)票使用備查簿的業(yè)務。至于傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程中由銷售票據(jù)各聯(lián)次所完成各類備查簿的登記及相互間的稽核，則通過基于計算機網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫共享技術的會計流程再造過程解決。此外，還可以進一步集成從而衍生出自動售貨機的現(xiàn)銷流程，如圖2所示。圖2中的“自動售貨，_選貨收款”則進一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－制單”和“現(xiàn)銷單－收款”流程為一個流程，“自動售貨－發(fā)貨開票”進一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”和“現(xiàn)銷單－開票”流程為一個流程。因而，圖2比圖1表現(xiàn)出更高的集成度和流程再造效果。此時，分別在圖1中選擇“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”流程，在圖2中選擇“自動售貨－發(fā)貨開票”流程，作為確認會計事件的流程，觸發(fā)記賬憑證自動生成模板模型，完成相關記賬憑證的自動生成。流程再造前后填制現(xiàn)銷記賬憑證的充要條件并沒有改變：銷售商品已經(jīng)發(fā)出；貨款已經(jīng)收到；銷售發(fā)票已經(jīng)開出。當三者同時成立時就可以啟動有關現(xiàn)銷業(yè)務兩張記賬憑證的自動生成。因此，構建統(tǒng)一的基于會計流程再造的記賬憑證自動生成模板模型，既可以滿足財務會計記賬憑證的規(guī)范性需求，又可以適應流程再造的靈活性需求。
三、模型構建與性能評測分析
(一)記賬憑證自動生成模板模型類型記賬憑證生成模板模型大致可以歸納為四種。一是根據(jù)業(yè)務備查簿或業(yè)務報表生成記賬
憑證。從業(yè)務備查簿生成記賬憑證，是指業(yè)務軟件根據(jù)業(yè)務單據(jù)登記業(yè)務備查簿；當需要生成記賬憑證時，再根據(jù)已登記的業(yè)務備查簿按照預設的記賬憑證生成模板自動生成。二是根據(jù)通過財務審核的業(yè)務單據(jù)自動生成記賬憑證。從通過財務審核的業(yè)務單據(jù)自動生成記賬憑證，是指業(yè)務軟件在處理業(yè)務單據(jù)的過程中設置有財務審核功能，并且在財務審核的同時就可以自動按預設的生成模板自動生成記賬憑證并傳遞至賬務系統(tǒng)。因此，采購業(yè)務比較適宜于采用此法生成記賬憑證。三是根據(jù)財務軟件提供的自動轉賬功能自動生成記賬憑證。從財務軟件提供的自動轉賬功能自動生成記賬憑證，是指財務軟件本身提供功能較強的自動轉賬機制，這類自動轉賬機制能支持多借多貸的會計分錄的生成。借助此類機制就可以完成某些與業(yè)務有關的記賬憑證的自動生成。四是根據(jù)業(yè)務軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證。從業(yè)務軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證，是指當生成憑證時除了需要滿足財務軟件提供的自動轉賬機制功能外，還需要從業(yè)務單據(jù)中取得某些單據(jù)要素信息時，就需要采用此類方法。
(二)基于事項驅動的通用記賬憑證自動生成模板模型的設計雖然上述每一種模型都有其適應的場景，但仍可以對其進行分析與集成，從而設計出一種基于事項驅動的通用記賬憑證模板模型?？蓮乃膫€方面來分析確定該模型的特征。一是事件定義。事件定義是指定義業(yè)務單據(jù)和會計事項之間的對應關系，即如何選擇業(yè)務單據(jù)的單據(jù)范圍、業(yè)務單據(jù)的執(zhí)行流程以及業(yè)務單據(jù)的時間跨度，從而確定滿足記賬憑證自動生成的充要條件的事件特征。業(yè)務單據(jù)范圍選擇是指選擇記賬憑證的附件業(yè)務單據(jù)種類，可以是單張的業(yè)務單據(jù)，或單據(jù)匯總表。業(yè)務單據(jù)流程選擇是指業(yè)務單據(jù)必須執(zhí)行完畢哪些流程后才能作為記賬憑證的取數(shù)來源。二是定義。分錄定義是指借貸方對應科目的選擇與確定、發(fā)生額取數(shù)公式的預設、分錄生效條件的預設和分錄拆分條件的預設等涉及會計分錄的要素確定。借貸方對應科目的選擇與確定是確定會計分錄的關鍵，是指在確定會計分錄借、貸方科目時，可以根據(jù)單據(jù)組合要素分別對應不同的會計科目，甚至設置單據(jù)要素與賬務系統(tǒng)輔助核算項目之間的對應關系。發(fā)生額取數(shù)公式的預設可以分成金額計算公式、外幣計算公式、數(shù)量計算公式三類。所謂發(fā)生額取數(shù)公式的預設是指上述三類公式都可以像報表公式定義一樣根據(jù)單據(jù)要素自由設置。分錄生效條件的預設是指單筆分錄是否選用的過濾條件，條件為真則生效，條件為假則屏蔽。分錄拆分條件是指當根據(jù)單據(jù)匯總表生成分錄時，是否要將匯總分錄按某個單據(jù)要素拆分。三是憑證生成充要條件確認。憑證生成充要條件的確認是指憑證生效條件的預設、憑證拆分方式的預設、摘要計算公式的預設。憑證生效條件、憑證拆分方式非常類似于分錄生效條件和分錄拆分方式的預設，只是此處作用于整張憑證而非憑證中的單筆分錄。四是稽核控制。記賬憑證與業(yè)務單據(jù)的稽核控制是指已生成記賬憑證的業(yè)務單據(jù)與該記賬憑證間存在著互相稽核、互相控制的關系，這種關系主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面表現(xiàn)為已生成過記賬憑證的業(yè)務單據(jù)不允許再次生成記賬憑證；另一方面當對記賬憑證實施反審核后就可以重新編輯曾經(jīng)生成該記賬憑證的業(yè)務單據(jù)并重新生成該記賬憑證。這種控制主要是為了保證財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的一致性和二者之間的同步處理，從而達到財務對業(yè)務的監(jiān)控、業(yè)務與財務的互相稽核的目的。
(三)基于事項驅動的記賬憑證自動生成模板模型的性能評測一個模型是否合理、正確，或者采用該模型開發(fā)的軟件是否完備、有效可以從以下四個方面評測。一是及時性。及時性是指業(yè)務單據(jù)生成記賬憑證是否能及時滿足會計人員收集財務信息的需要。在傳統(tǒng)的財務會計概念框架中，及時性主要指不得提前或延后。提前則有損可靠性，延后則有損相關性。在會計流程重組后，財務、業(yè)務的一體化協(xié)同管理成為可能，系統(tǒng)追求的目標是財務與業(yè)務的實時對接。二是重現(xiàn)性。重現(xiàn)性是指在計算機條件下，對同一批單據(jù)反映的業(yè)務事件在不同的時間、地點、由不同的會計來啟動，只要轉賬模板沒有改變，那么自動生成的記賬憑證就應該相同。重現(xiàn)性的另一層含義是指穩(wěn)定性和延續(xù)性。三是稽核性?；诵允侵冈跇I(yè)務單據(jù)與據(jù)其生成的記賬憑證間存在相互稽核與控制的關系，主要包括以下情況：若該記賬憑證未審核，則無論與之相關的業(yè)務單據(jù)是否修改，都允許重新生成記賬憑證，并自動覆蓋原記賬憑證；若該記賬憑證已審核，則不允許修改與之相關的業(yè)務單據(jù)，不允許重新生成記賬憑證；若該記賬憑證已審核，確實要修改與之相關的業(yè)務單據(jù)，則必須首先取消該記賬憑證的審核，才允許修改與之相關的業(yè)務單據(jù)和重新生成記賬憑證。四是完整性。完整性是指該模型應盡量提供與業(yè)務單據(jù)相關的記賬憑證的自動生成，能全面地、系統(tǒng)地滿足全體業(yè)務事件對應會計事項的記賬憑證的生成需求。
