摘要：江蘇省屬高校的國(guó)有資產(chǎn)在2012年已經(jīng)全面采用“江蘇省屬高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行統(tǒng)一管理。在實(shí)行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，高校的固定資產(chǎn)購(gòu)置流程會(huì)發(fā)生較大變化，資產(chǎn)賬務(wù)處理也將面臨調(diào)整。本文介紹了新系統(tǒng)下高校購(gòu)置固定資產(chǎn)的流程，并對(duì)新的資產(chǎn)賬務(wù)處理進(jìn)行探討。最后，總結(jié)了新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)給高校資產(chǎn)管理帶來(lái)的幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。
關(guān)鍵詞：高校 固定資產(chǎn) 賬務(wù)處理
一、江蘇省屬高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)簡(jiǎn)介
根據(jù)江蘇省教育廳辦公室《關(guān)于加快推進(jìn)省屬高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)的通知》等相關(guān)文件要求，江蘇省屬高校的國(guó)有資產(chǎn)在2012年已經(jīng)全面采用“江蘇省屬高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”進(jìn)行統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)集中處理的IDC（Internet Data Center，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心）模式，將全省的高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中到“中心”，各校通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)接入“中心”進(jìn)行資產(chǎn)管理。省財(cái)政廳能夠?qū)崟r(shí)有效地監(jiān)管各高校的資產(chǎn)管理情況，高校獨(dú)立對(duì)自己的資產(chǎn)進(jìn)行日常管理，校內(nèi)各院系部門(mén)能管理院系的資產(chǎn)，從而實(shí)現(xiàn)分級(jí)監(jiān)管。
新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)，有效地發(fā)動(dòng)高校全體教職工，構(gòu)建從資產(chǎn)形成、使用到處置全過(guò)程的有效監(jiān)管體系，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、院系等各負(fù)其責(zé)，解決了管理原則不統(tǒng)一、管理流程難規(guī)范、上報(bào)繁瑣不及時(shí)等問(wèn)題。另外，固定資產(chǎn)通過(guò)條碼化標(biāo)簽管理，強(qiáng)化了資產(chǎn)實(shí)物管理。采用該系統(tǒng)后，各高校資產(chǎn)管理模式、資產(chǎn)購(gòu)置處置流程、資產(chǎn)賬務(wù)處理等將發(fā)生較大的變化。
二、新系統(tǒng)下購(gòu)置固定資產(chǎn)的流程
根據(jù)《江蘇省屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》中資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合的要求，高校在購(gòu)置固定資產(chǎn)之前，需要有相應(yīng)的部門(mén)預(yù)算。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提供預(yù)算歸口的審批功能。申購(gòu)資產(chǎn)時(shí)，由保管人發(fā)起資產(chǎn)申購(gòu)，填寫(xiě)相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源，并提交審批。采購(gòu)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)，確定采購(gòu)方式，采購(gòu)部門(mén)同意后，將生成待采購(gòu)資產(chǎn)明細(xì)。采購(gòu)人負(fù)責(zé)登記采購(gòu)結(jié)果，包括采購(gòu)成功登記以及采購(gòu)失敗登記。采購(gòu)成功后，資產(chǎn)由申購(gòu)人辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)行歸口審核。審核通過(guò)后，資產(chǎn)歸口管理員打印入庫(kù)單，并提交財(cái)務(wù)記賬。
（一）申購(gòu)申請(qǐng)。資產(chǎn)保管人進(jìn)入國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，點(diǎn)擊“我的工作”進(jìn)入工作頁(yè)面,然后點(diǎn)擊“發(fā)起新流程”—“申購(gòu)”進(jìn)入申購(gòu)單登記頁(yè)面。資產(chǎn)保管人在申購(gòu)申請(qǐng)單中登記申購(gòu)的資產(chǎn)信息，并填寫(xiě)申購(gòu)資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)情況。在錄入申購(gòu)單信息時(shí)，保管人指定申購(gòu)所需的經(jīng)費(fèi)最多來(lái)源于三筆采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目，只需要填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算代碼及該經(jīng)費(fèi)的使用金額、使用情況。而經(jīng)費(fèi)的名稱、期初結(jié)余等信息，由經(jīng)費(fèi)管理員事先在預(yù)算經(jīng)費(fèi)管理中登記。根據(jù)經(jīng)費(fèi)歸口的不同，申購(gòu)單據(jù)將由系統(tǒng)判斷交給各預(yù)算歸口管理員審核，由預(yù)算歸口負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于屬于“院系部處經(jīng)費(fèi)歸口”的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，單據(jù)無(wú)需交給預(yù)算歸口管理員審核、預(yù)算歸口負(fù)責(zé)人審批，而由各院系領(lǐng)導(dǎo)直接審批。最后，資產(chǎn)保管人點(diǎn)擊“提交”按鈕，申購(gòu)單據(jù)將自動(dòng)提交給院系領(lǐng)導(dǎo)審批。
（二）院系部處審批。各院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊相應(yīng)的任務(wù)記錄，打開(kāi)申購(gòu)單。院系領(lǐng)導(dǎo)需要查看申購(gòu)單的內(nèi)容，判斷是否需要購(gòu)置該資產(chǎn)并填寫(xiě)“院系審批意見(jiàn)”，如果審批通過(guò)點(diǎn)擊“同意”并提交；如果審批不通過(guò)選擇“不同意”并填寫(xiě)意見(jiàn)。另外，院系領(lǐng)導(dǎo)可以指定是否需要財(cái)務(wù)審批、是否需要校領(lǐng)導(dǎo)審批，如果需要還需指定哪位校領(lǐng)導(dǎo)審批。
（三）采購(gòu)安排。采購(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)入系統(tǒng)，點(diǎn)擊相應(yīng)的任務(wù)記錄，打開(kāi)采購(gòu)單，并根據(jù)申購(gòu)的資產(chǎn)，確認(rèn)采購(gòu)的方式，填寫(xiě)采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)并提交。如果采購(gòu)部門(mén)同意采購(gòu)，采購(gòu)單轉(zhuǎn)交給采購(gòu)人進(jìn)行采購(gòu)并登記采購(gòu)結(jié)果，根據(jù)申購(gòu)明細(xì)，系統(tǒng)將申購(gòu)的資產(chǎn)生成“待采購(gòu)資產(chǎn)明細(xì)”，等待采購(gòu)人進(jìn)行采購(gòu)登記。如果采購(gòu)部門(mén)不同意采購(gòu)，單據(jù)回轉(zhuǎn)至上一環(huán)節(jié)。
（四）采購(gòu)登記。采購(gòu)人員在系統(tǒng)中選擇待采購(gòu)的明細(xì)，進(jìn)行采購(gòu)成功登記，并核對(duì)采購(gòu)資產(chǎn)的相關(guān)信息是否與原申購(gòu)的要求相同，若不同則填寫(xiě)實(shí)際采購(gòu)的資產(chǎn)信息，可以修改采購(gòu)的資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額等，并填寫(xiě)供應(yīng)商信息和采購(gòu)意見(jiàn)。資產(chǎn)確認(rèn)采購(gòu)成功以后，等待院系管理員、歸口管理員進(jìn)行采購(gòu)入庫(kù)登記。
（五）采購(gòu)入庫(kù)。院系部資產(chǎn)管理員或申購(gòu)人對(duì)已采購(gòu)待入庫(kù)的明細(xì)條目進(jìn)行入庫(kù)登記，在系統(tǒng)中選中已采購(gòu)待入庫(kù)的資產(chǎn)明細(xì)，輸入本次入庫(kù)的數(shù)量，打開(kāi)驗(yàn)收入庫(kù)單。管理員或申購(gòu)人需要選擇固定資產(chǎn)入庫(kù)的類別（普通、家具、圖書(shū)、文物、機(jī)動(dòng)車），核對(duì)驗(yàn)收入庫(kù)單上資產(chǎn)信息是否與實(shí)物相同，并填寫(xiě)資產(chǎn)歸口、資產(chǎn)分類、增加方式，填寫(xiě)資產(chǎn)的使用部門(mén)、存放地、保管人等詳細(xì)信息。最后，申購(gòu)人將入庫(kù)單提交給資產(chǎn)歸口管理員審核。
（六）歸口審核。資產(chǎn)歸口管理員在系統(tǒng)中打開(kāi)驗(yàn)收入庫(kù)單，查看入庫(kù)單信息，審核驗(yàn)收入庫(kù)單的內(nèi)容。如果審核所登記的資產(chǎn)信息有誤，可以直接在單據(jù)上修改。對(duì)于家具類，需選擇拆分方式“一卡多物”或“一卡一物”。資產(chǎn)歸口管理員審核通過(guò)后，通過(guò)系統(tǒng)中的“提交并打印”的功能，生成資產(chǎn)編號(hào)，打印一式三聯(lián)的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，將其中一聯(lián)交由財(cái)務(wù)記賬進(jìn)行記賬歸檔。
（七）記賬歸檔。財(cái)務(wù)記賬人員在系統(tǒng)點(diǎn)擊待辦事項(xiàng)中的任務(wù)記錄，打開(kāi)驗(yàn)收入庫(kù)單，查看驗(yàn)收入庫(kù)單的資產(chǎn)信息，確認(rèn)發(fā)票號(hào)所填信息的正確性，填寫(xiě)財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)。如果審核通過(guò)，應(yīng)填寫(xiě)財(cái)務(wù)記賬憑證號(hào)并提交，資產(chǎn)成功入庫(kù)。對(duì)于記賬歸檔，財(cái)務(wù)人員可以在月末做出本月固定資產(chǎn)入賬的憑證文件（Excel格式），直接在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中上傳憑證文件，以完成系統(tǒng)中財(cái)務(wù)的審核和記賬任務(wù)。
三、新系統(tǒng)下購(gòu)置固定資產(chǎn)賬務(wù)處理的探討
在實(shí)行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校新購(gòu)置固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理需要做出一些調(diào)整。
（一）固定資產(chǎn)明細(xì)賬的設(shè)置。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)為高校固定資產(chǎn)提供了多種分類統(tǒng)計(jì)的方式，分別為：高教十六大類、財(cái)政十大類、財(cái)務(wù)六大類。其中，高教十六大類是基礎(chǔ)性的分類，包括01-房屋及構(gòu)筑物、02-土地及植物、03-儀器儀表、04-機(jī)電設(shè)備、05-電子設(shè)備、06-印刷機(jī)械、07-衛(wèi)生醫(yī)療器械、08-文體設(shè)備、09-標(biāo)本模型、10-文物及陳列品、11-圖書(shū)、12-工具、量具和器皿、13-家具、14-行政辦公設(shè)備、15-被服裝具、16-牲畜。財(cái)務(wù)部門(mén)可以依據(jù)十六大類來(lái)重新設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)賬，以適應(yīng)新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，例如，固定資產(chǎn)-01類房屋及構(gòu)筑物。這樣設(shè)置固定資產(chǎn)的明細(xì)賬可以使財(cái)務(wù)的核算口徑與資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)口徑相一致，便于兩個(gè)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的核對(duì)以及資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。
（二）新購(gòu)置固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)報(bào)銷人員提交的固定資產(chǎn)入庫(kù)單在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中入賬。固定資產(chǎn)入庫(kù)單如下頁(yè)圖所示，包括固定資產(chǎn)的入庫(kù)單號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)類別等重要信息。
財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)入庫(kù)單中的資產(chǎn)類別號(hào)確定資產(chǎn)需要計(jì)入的資產(chǎn)明細(xì)賬，資產(chǎn)類別號(hào)的前兩位對(duì)應(yīng)高教十六大類的代碼。如圖1中資產(chǎn)類別號(hào)為“05010105”，前兩位號(hào)碼為“05”，屬于高教十六大類中的05-電子設(shè)備類，應(yīng)記入明細(xì)科目：05類電子設(shè)備。
入庫(kù)單中的入庫(kù)單號(hào)對(duì)應(yīng)購(gòu)置的固定資產(chǎn)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)以入庫(kù)單號(hào)作為識(shí)別號(hào)進(jìn)行賬務(wù)處理：
摘要：10000001#外語(yǔ)學(xué)院報(bào)購(gòu)筆記本電腦1臺(tái)
借：固定資產(chǎn)——05類電子設(shè)備 17 800
貸：固定基金——事業(yè)費(fèi)購(gòu) 17 800
在摘要中需錄入購(gòu)置的固定資產(chǎn)的入庫(kù)單號(hào)，可以方便日后的查賬和對(duì)賬工作。
（三）資產(chǎn)管理系統(tǒng)的自動(dòng)記賬。對(duì)于已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中入賬的固定資產(chǎn)，財(cái)務(wù)人員需要在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并填寫(xiě)記賬憑證號(hào)。為了簡(jiǎn)化工作，財(cái)務(wù)人員可以在月末做出本月固定資產(chǎn)入賬的憑證文件（Excel格式），利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的自動(dòng)記賬功能，上傳憑證文件以完成系統(tǒng)中財(cái)務(wù)的審核和記賬任務(wù)。導(dǎo)入的憑證文件應(yīng)為Excel格式，只能包含字段：憑證號(hào)、摘要、借方金額、貸方金額，如表1所示。摘要中的前部分為入庫(kù)單號(hào)，并以#結(jié)束入庫(kù)單號(hào)，若一條記錄中有一個(gè)或多個(gè)入庫(kù)單號(hào)，單據(jù)號(hào)之間用逗號(hào)隔開(kāi)。系統(tǒng)支持多個(gè)入庫(kù)單號(hào)對(duì)應(yīng)同一個(gè)憑證號(hào)，但是不支持一個(gè)入庫(kù)單號(hào)對(duì)應(yīng)多個(gè)憑證號(hào)。憑證文件上傳以后，系統(tǒng)自動(dòng)分析并判斷上傳的文件內(nèi)容，以入庫(kù)單號(hào)為識(shí)別號(hào)，與系統(tǒng)中待記賬單據(jù)進(jìn)行對(duì)比核對(duì)。如果一個(gè)憑證記錄中有多個(gè)入庫(kù)單號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋找出多個(gè)入庫(kù)單號(hào)并將其對(duì)應(yīng)的金額累加，再與憑證記錄中的金額進(jìn)行對(duì)比。分析完成后給出對(duì)比結(jié)果：包括對(duì)賬正確信息、對(duì)賬錯(cuò)誤信息、已經(jīng)記賬的信息。如果對(duì)賬成功，系統(tǒng)會(huì)顯示成功對(duì)賬的單據(jù)和憑證號(hào)。財(cái)務(wù)人員確定無(wú)誤后，點(diǎn)擊系統(tǒng)中的“自動(dòng)記賬”，相應(yīng)的待記賬單據(jù)自動(dòng)計(jì)入記賬憑證號(hào)。在月末完成記賬工作后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行月結(jié)賬，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)入下一賬期。
四、新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
（一）提高固定資產(chǎn)賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性和完整性。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，高校財(cái)務(wù)人員需要在月末上傳憑證文件，并進(jìn)行自動(dòng)記賬。系統(tǒng)會(huì)以入庫(kù)單號(hào)為識(shí)別號(hào)，將財(cái)務(wù)已入賬的固定資產(chǎn)金額與系統(tǒng)中待記賬單據(jù)的金額進(jìn)行逐筆核對(duì)，并會(huì)給出對(duì)賬錯(cuò)誤的信息。這有助于財(cái)務(wù)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)賬務(wù)處理中的錯(cuò)誤。另外，財(cái)務(wù)人員進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，會(huì)在“待辦”事項(xiàng)中看到資產(chǎn)歸口已經(jīng)審核入庫(kù)而系統(tǒng)未記賬的所有資產(chǎn)記錄。資產(chǎn)系統(tǒng)中未記賬的記錄有三種可能：一是固定資產(chǎn)入庫(kù)單未交給財(cái)務(wù)記賬；二是財(cái)務(wù)人員漏記固定資產(chǎn)賬；三是財(cái)務(wù)人員已記賬，但漏將該筆記錄上傳至資產(chǎn)管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員可以對(duì)“待辦”事項(xiàng)中資產(chǎn)記錄，進(jìn)行逐筆清查，以發(fā)現(xiàn)未及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬的固定資產(chǎn)。對(duì)于第三種情況，財(cái)務(wù)人員可以直接在系統(tǒng)中點(diǎn)擊相應(yīng)記錄，直接將憑證號(hào)填入，并審核提交，而不必重新上傳憑證文件。
（二）以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理，優(yōu)化資源配置。在新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，資產(chǎn)編號(hào)、分類名稱、資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、原值、使用部門(mén)、保管人、購(gòu)置日期、入庫(kù)日期、資產(chǎn)歸口、資產(chǎn)來(lái)源、卡片狀態(tài)等相關(guān)信息可以通過(guò)資產(chǎn)查詢很方便的獲得。通過(guò)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高校的各個(gè)校區(qū)以及各個(gè)院系部門(mén)可以對(duì)所有的固定資產(chǎn)從購(gòu)置到報(bào)廢整個(gè)周期的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)了解固定資產(chǎn)的購(gòu)置、原值變動(dòng)、報(bào)廢以及結(jié)存等具體情況。各級(jí)資產(chǎn)使用部門(mén)可以隨時(shí)了解自己部門(mén)的固定資產(chǎn)使用和變動(dòng)情況，以充分利用現(xiàn)有的資產(chǎn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。
在實(shí)行新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)的情況下，高校的資產(chǎn)賬務(wù)處理將面臨較大的變化，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，對(duì)資產(chǎn)賬務(wù)處理進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)新的資產(chǎn)管理體系。新的資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以強(qiáng)化約束機(jī)制，完善高校的資產(chǎn)管理制度建設(shè)，并創(chuàng)新管理方式，提高資產(chǎn)的使用效率。X
