江蘇省宜興市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易局 裴祖興
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)軟件被廣泛應(yīng)用到社會(huì)實(shí)踐中，但在實(shí)際使用中，真正具有生命力，并深受用戶歡迎的不多。主要原因：一是實(shí)際使用效能低下。許多軟件開發(fā)者對(duì)基層的情況不是十分清楚，有些軟件只是從報(bào)表到報(bào)表，不能滿足基層的實(shí)際需要，不符合基層的實(shí)際情況。二是系統(tǒng)維護(hù)麻煩。只要財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)或表樣發(fā)生任何變化，軟件就必須修改。而軟件的修改必須由開發(fā)者本人來完成，用戶是沒有辦法的，這就需要一個(gè)相當(dāng)?shù)倪^程。三是層次不清，主體不突出。財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總的各個(gè)層次（各級(jí)政府）的情況是不一樣的，主體應(yīng)該是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)直接面對(duì)企業(yè)。要開發(fā)出一套能滿足各個(gè)層次需要的軟件是不容易的，往往是顧此失彼。四是數(shù)據(jù)共享度差。用戶只是被動(dòng)地輸入報(bào)表，打印出一些固定的報(bào)表，給人以一種高深莫測(cè)的感覺。因此，嚴(yán)重制約了軟件的推廣使用，嚴(yán)重影響了軟件的生命力。
能不能開發(fā)出一套具有生命力財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)？為此，我進(jìn)行了大膽的探索，在認(rèn)真總結(jié)多年軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)上，提出了用EXCEL建立報(bào)表處理系統(tǒng)的設(shè)想。經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治觯J(rèn)真的思考，充分的調(diào)研，在廣泛征求基層意見的基礎(chǔ)上，開動(dòng)腦筋，開拓創(chuàng)新，經(jīng)過半年的努力，在2003年底完成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣市級(jí)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)。2004年初在全市推廣應(yīng)用。經(jīng)過近二年的使用，受到了廣泛的好評(píng)，深受基層歡迎，同時(shí)受到了上級(jí)主管部門的充分肯定。在此基礎(chǔ)上，于2005年建立了工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)，經(jīng)過二個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的試點(diǎn)，得到了企業(yè)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)的充分肯定。企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣市報(bào)表處理系統(tǒng)，形成了一個(gè)完整的工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)的。三個(gè)部分，既是一個(gè)整體，又相互獨(dú)立。企業(yè)是基礎(chǔ)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)是主體。該系統(tǒng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：其一，系統(tǒng)維護(hù)方便。該系統(tǒng)是一個(gè)開放式系統(tǒng)，系統(tǒng)維護(hù)完全可以由用戶自己完成。2005年初，年度單位調(diào)整，系統(tǒng)維護(hù)絕大多數(shù)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)自己完成的。如指標(biāo)體系或表樣發(fā)生變化，系統(tǒng)維護(hù)也可以由用戶自己完成。其二，操作簡(jiǎn)單。該系統(tǒng)的所有操作都十分簡(jiǎn)單，不需要多少專業(yè)知識(shí)。2004年初在鄉(xiāng)鎮(zhèn)推廣時(shí)，只用了2小時(shí)的時(shí)間簡(jiǎn)單介紹該系統(tǒng)的基本情況及操作方法，用戶就都能熟練使用該系統(tǒng)。2005年在企業(yè)試點(diǎn)時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員也完全能夠接受。其三，實(shí)用性強(qiáng)。該系統(tǒng)突出了以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主體，針對(duì)性強(qiáng)，符合基層的實(shí)際情況，滿足了基層的實(shí)際需求。其四，提高了工作效率，保證了報(bào)表的時(shí)效性。特別是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表，改變了“一表多做”的狀況。原來企業(yè)做了資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表，還要做財(cái)務(wù)月報(bào)表，經(jīng)濟(jì)效益表，而系統(tǒng)能根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表自動(dòng)生成財(cái)務(wù)月報(bào)表，經(jīng)濟(jì)效益表。據(jù)初步調(diào)查，該系統(tǒng)比原系統(tǒng)節(jié)省時(shí)間百分之三十以上。其五，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，大大降低了差錯(cuò)率。系統(tǒng)利用EXCEL的數(shù)據(jù)有效性功能，自動(dòng)審核平衡關(guān)系。其六，數(shù)據(jù)共享度高。因此，該系統(tǒng)具有很大的推廣價(jià)值（不需任何費(fèi)用），如果在全省乃至全國(guó)推廣，將產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益。
下面就如何用EXCEL建立財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)談一點(diǎn)自己的體會(huì)。
基本思路：抓好基礎(chǔ)，突出主體
財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總的基礎(chǔ)是企業(yè)。因此，系統(tǒng)要抓好基礎(chǔ)，以企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表處理為系統(tǒng)的根本。根本問題解決了，其它問題也就迎刃而解了。因此，系統(tǒng)針對(duì)企業(yè)的不同情況，不同的匯總方式，設(shè)計(jì)了不同的處理辦法，即有針對(duì)性的表樣。主體是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，縣（市）一級(jí)只是對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的匯總表進(jìn)行匯總，地市級(jí)只是對(duì)縣市級(jí)匯總表進(jìn)行匯總，而村一級(jí)要全面推廣使用財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)，條件尚未成熟。因此，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為核心，要充分了解各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實(shí)際情況，熟悉他們處理報(bào)表的全過程，針對(duì)他們的特點(diǎn)，滿足他們的需求。只有這樣，系統(tǒng)才具有生命力。為此，我進(jìn)行了充分的調(diào)研，廣泛征求了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)統(tǒng)人員的意見，以他們的需求為出發(fā)點(diǎn)。
基本原則：抓大放小，村級(jí)分離
一是抓大放小。財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總的主體是鄉(xiāng)鎮(zhèn)。2004年初，新一輪的行政區(qū)劃調(diào)整后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)少則上百個(gè)，多則上千個(gè)，要對(duì)所有的企業(yè)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，特別是財(cái)務(wù)月報(bào)、財(cái)務(wù)年報(bào)，即使報(bào)表能全部收齊，輸入工作量也太大，從體制上、人力上無法做到，時(shí)間上也來不及，從實(shí)際情況看是不可行的。因此，我們確定的第一個(gè)基本原則是抓大放小，即以500萬元以上企業(yè)為主，而對(duì)小企業(yè)進(jìn)行估算。這樣，既抓住了重點(diǎn)，匯總的數(shù)據(jù)又是真實(shí)有效的。
二是村級(jí)分離。前面已經(jīng)說過，在村一級(jí)推廣使用財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表處理系統(tǒng)，條件尚未成熟。而以往的軟件，都有村一級(jí)的概念。用EXCEL建立財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表處理系統(tǒng)，系統(tǒng)確定以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主體，直接由鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)所屬企業(yè)進(jìn)行匯總，不對(duì)村級(jí)匯總表匯總，村一級(jí)的概念將淡化。如何解決這一矛盾？我認(rèn)為，只有打破傳統(tǒng)觀念的束縛，開拓創(chuàng)新。為此，我提出了第二個(gè)基本原則——村級(jí)分離。如有需要，村級(jí)匯總表可以單獨(dú)匯總，不直接與鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯總表發(fā)生聯(lián)系。村級(jí)匯總表不一定要分各種經(jīng)濟(jì)成分。這樣，減少了匯總統(tǒng)計(jì)的一個(gè)層次，提高了用EXCEL建立財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的可行性。
基本設(shè)計(jì)：規(guī)范實(shí)用，操作方便
上面確定的兩條基本原則，解決了用EXCEL建立財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的可行性，要使用戶喜愛該系統(tǒng)，并具有實(shí)用性，必須在可操作性上下功夫。為此，必須充分利用EXCEL的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。下面介紹該系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)。
（一）企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)
根據(jù)企業(yè)及村的實(shí)際情況，報(bào)表可以分為單個(gè)企業(yè)、多個(gè)企業(yè)、村級(jí)報(bào)表。
單個(gè)企業(yè)
單個(gè)企業(yè)占絕大多數(shù)，報(bào)表也最簡(jiǎn)單。單個(gè)企業(yè)的表樣已經(jīng)做好，只需用電子郵件發(fā)給企業(yè)就可以了。表樣如下：
多個(gè)企業(yè)
集團(tuán)企業(yè)是有多個(gè)企業(yè)組成的。集團(tuán)一般先匯總所屬企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表，利潤(rùn)表，再根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債匯總表，利潤(rùn)匯總表，生成該集團(tuán)的財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表，經(jīng)濟(jì)效益匯總表，系統(tǒng)基本上也是如此處理的。但是，如何設(shè)置集團(tuán)企業(yè)的報(bào)表，要根據(jù)集團(tuán)所屬的企業(yè)個(gè)數(shù)而定，2至3個(gè)企業(yè)，就不需要設(shè)置過渡表，在一張表上直接制作。如果有3個(gè)以上企業(yè)，就需要制作過渡表。表樣如下：
村級(jí)匯總
根據(jù)村的不同情況，有的村需要村級(jí)匯總。村級(jí)報(bào)表與集團(tuán)企業(yè)的報(bào)表是不一樣的。集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)月報(bào)、經(jīng)濟(jì)效益表是以集團(tuán)企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債匯總表、利潤(rùn)匯總表生成的，而村級(jí)報(bào)表必須根據(jù)每個(gè)企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表，利潤(rùn)表，生成相應(yīng)的企業(yè)財(cái)務(wù)月報(bào)，經(jīng)濟(jì)效益表。村級(jí)所屬企業(yè)一般比較多，所以必須制作過渡表。根據(jù)企業(yè)的個(gè)數(shù)，可以制作一張或多張過渡表。表樣如下
鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)報(bào)表處理系統(tǒng)
下面是我市周鐵鎮(zhèn)建立的財(cái)務(wù)月報(bào)與財(cái)務(wù)年報(bào)工作簿。
財(cái)務(wù)月報(bào)
（1）建立工作簿
首先建立財(cái)務(wù)月報(bào)工作簿。
為便于文件管理，系統(tǒng)把十二個(gè)月的財(cái)務(wù)月報(bào)放在同一個(gè)工作簿中，建立十二個(gè)工作表。十二個(gè)月的財(cái)務(wù)月報(bào)分別放在對(duì)應(yīng)的十二個(gè)工作表中。一般情況，只需制作好一個(gè)工作表，作為樣表，其他的工作表可以復(fù)制樣表，只需改動(dòng)一下表頭的月份就行了。
系統(tǒng)把匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置14個(gè)企業(yè)。為便于輸入公式，在過渡表中增加本頁小計(jì)。
周鐵鎮(zhèn)有65個(gè)規(guī)模企業(yè)，加上其他集體，其他私營(yíng)（即小企業(yè)估算數(shù)），共有67個(gè)單位。所以設(shè)置5張過渡表。
（2）輸入公式
每張過渡表中的本頁小計(jì)輸入求和公式就行了。即對(duì)本張過渡表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。
匯總表中的合計(jì)等于每張過渡表中的本頁小計(jì)；集體及控股企業(yè)等于相應(yīng)企業(yè)之和，私營(yíng)及私營(yíng)控股企業(yè)等于合計(jì)減集體及集體控股企業(yè)；公司制企業(yè)等于合計(jì)減非公司制企業(yè)；與外商合資合作企業(yè)等于相應(yīng)企業(yè)之和；同理，大型企業(yè)等于大型企業(yè)之和；500萬以上企業(yè)等于合計(jì)減其他集體、減其他私營(yíng)。
（3）校驗(yàn)平衡關(guān)系
為提高報(bào)表質(zhì)量，應(yīng)設(shè)置平衡關(guān)系?？衫肊XCEL數(shù)據(jù)有效性的功能設(shè)置平衡關(guān)系。如何使用EXCEL數(shù)據(jù)有效性的功能，請(qǐng)大家參閱相應(yīng)的書籍。如應(yīng)交所得稅=利潤(rùn)總額+應(yīng)交所得稅-利稅總額，即29欄=23欄+28欄-22欄，可在29欄中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，數(shù)據(jù)輸入時(shí)如不滿足此項(xiàng)平衡關(guān)系，就給出提示信息。
2．財(cái)務(wù)年報(bào)
（1）建立工作簿
首先建立財(cái)務(wù)年報(bào)工作簿。
財(cái)務(wù)年報(bào)包括資產(chǎn)負(fù)債表，利潤(rùn)表。為了減輕工作量，保證數(shù)據(jù)的一致性，財(cái)務(wù)年報(bào)應(yīng)自動(dòng)生成同年12月份的財(cái)務(wù)月報(bào)。為此，資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表匯總表的欄目應(yīng)與財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表的欄目一致，即報(bào)表欄目為：合計(jì)、集體及集體控股企業(yè)、私營(yíng)及私營(yíng)控股企業(yè)、公司制企業(yè)、與外商合資合作企業(yè)、大型企業(yè)和500萬元以上企業(yè)。在打印資產(chǎn)負(fù)債匯總表和利潤(rùn)匯總表時(shí)，將公司制企業(yè)、與外商合資合作企業(yè)、大型企業(yè)三個(gè)欄目隱藏。
在財(cái)務(wù)年報(bào)工作簿中建立三個(gè)工作表，分別是資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、財(cái)務(wù)月報(bào)。
系統(tǒng)仍把資產(chǎn)負(fù)債匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置10個(gè)企業(yè)。周鐵鎮(zhèn)有65個(gè)規(guī)模企業(yè)，加上其他集體，其他私營(yíng)（即小企業(yè)估算數(shù)），共有67個(gè)單位。所以設(shè)置7張過渡表。在過渡表中增加本頁小計(jì)。把利潤(rùn)匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放放置15個(gè)企業(yè)，所以設(shè)置5張過渡表。在過渡表中增加本頁小計(jì)。
（2）輸入公式
資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表的公式輸入與財(cái)務(wù)月報(bào)的公式輸入完全一致，在此不作詳細(xì)表述。
由于12月份的財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表是自動(dòng)生成的，所以財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表的數(shù)據(jù)完全來自于資產(chǎn)負(fù)債匯總表與利潤(rùn)匯總表（為防止人為干預(yù)，財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表可設(shè)置保護(hù)工作表），因此，必須十分清楚財(cái)務(wù)月報(bào)匯總表各個(gè)指標(biāo)與資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表指標(biāo)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，才能正確輸入每一個(gè)公式
（3）校驗(yàn)平衡關(guān)系
資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表有很多平衡關(guān)系。為提高工作效率，系統(tǒng)設(shè)置了自動(dòng)生成指標(biāo)，即自上而下具有直接數(shù)量關(guān)系的指標(biāo)將自動(dòng)生成。輸入時(shí)只要核對(duì)生成指標(biāo)與原始表是否一致，不要因?yàn)橹笜?biāo)不平而花費(fèi)很多時(shí)間進(jìn)行人工審核。同時(shí)，為方便輸入，系統(tǒng)對(duì)不同的指標(biāo)設(shè)置了不同的顏色，即紅色為不能輸入的指標(biāo)，藍(lán)色為自動(dòng)生成的指標(biāo)。在此要說明一點(diǎn)，具有平衡關(guān)系的每個(gè)指標(biāo)為非空指標(biāo)，即指標(biāo)為0時(shí)一定要輸入0，才能激活平衡關(guān)系。
