文 ／ 蔡曉玉
傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算已遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，是企業(yè)會(huì)計(jì)工作的必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化不僅能使廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，更重要的是提高會(huì)計(jì)信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會(huì)計(jì)的分析能力，為提高會(huì)計(jì)管理水平和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量提供了有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。近年來(lái)，許多中小企業(yè)紛紛購(gòu)買(mǎi)了商品化財(cái)務(wù)軟件，開(kāi)始實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，但在具體實(shí)施過(guò)程中暴露出了許多問(wèn)題。筆者針對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的中小企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中的一些常見(jiàn)的問(wèn)題，做一淺議。
一、電算化初始階段存在的問(wèn)題
1.初始化設(shè)置工作不夠細(xì)致、詳盡。初始化工作包括系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報(bào)表，以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或發(fā)生額數(shù)據(jù)等。不論是從手工核算過(guò)渡到電算化處理，還是更換會(huì)計(jì)電算化軟件，都需要進(jìn)行初始化工作。目前，許多企業(yè)對(duì)初始化工作不夠重視，往往倉(cāng)促上陣，會(huì)計(jì)電算化實(shí)施項(xiàng)目的主管人員與電算化軟件公司實(shí)施人員未進(jìn)行有效地溝通和協(xié)商，考慮不夠周詳。特別是一些輔助核算在初始化時(shí)缺乏周密的考慮，致使以后部分核算數(shù)據(jù)無(wú)法有效地歸集，會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變，修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料，很大程度地影響了其后的核算工作。
2.初始化時(shí)間確定不夠合理。許多企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化初始化時(shí)間的確定未進(jìn)行有效地籌劃，將初始化時(shí)間確定在一個(gè)會(huì)計(jì)年度的初期。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作往往比較繁忙，如果手工和電算化并行運(yùn)行到年底，二套核算時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)加大會(huì)計(jì)人員的工作量；所以，有些企業(yè)會(huì)在年度半途甩賬，造成當(dāng)年度的會(huì)計(jì)賬一部分是手工賬，一部分是電腦賬，二套賬均缺少一部分內(nèi)容，不利于今后的查賬和管理工作。為了減輕工作量，有些企業(yè)干脆初始化后不久立即甩賬，未達(dá)到財(cái)政部門(mén)要求手工并行運(yùn)行三個(gè)月以上的規(guī)定。
二、電算化內(nèi)控制度中存在的問(wèn)題
1.分工不合理。會(huì)計(jì)電算化后各崗位的工作職責(zé)與分工要求與手工記賬有所不同，需要重新分工，并符合電算化條件下的內(nèi)部控制要求。有些企業(yè)未及時(shí)、有效地進(jìn)行崗位調(diào)整造成了人力資源的浪費(fèi)，不相容職位未分離。
2.內(nèi)部控制制度缺失或流于形式。有些企業(yè)會(huì)計(jì)電算化后未建立、健全相關(guān)的管理制度，內(nèi)控缺失，會(huì)計(jì)人員間互相知道密碼；有些干脆不設(shè)置進(jìn)入密碼，賬套間互相可隨意進(jìn)入操作使用，輸入、審核與修改的權(quán)限設(shè)置不明確，監(jiān)管制度往往有名無(wú)實(shí)。
3.網(wǎng)絡(luò)安全管理制度缺乏。企業(yè)財(cái)務(wù)使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如：進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上稅務(wù)申報(bào)等，會(huì)計(jì)電算化使用的電腦與上網(wǎng)交易的電腦不能做到完全分開(kāi)，且許多會(huì)計(jì)人員網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)缺乏，使用會(huì)計(jì)電算化核算的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，發(fā)生電算化軟件受損，甚至電腦癱瘓會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)丟失的事故。
4.會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)、不完整。有些會(huì)計(jì)人員認(rèn)為，反正隨時(shí)打開(kāi)電腦均可查看到每月甚至歷年的核算數(shù)據(jù)，因此，未及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不及時(shí)按規(guī)定打印出紙質(zhì)檔案，有的只打印一部分；對(duì)部分明細(xì)賬多的科目如往來(lái)賬款、存貨、固定資產(chǎn)等大都不予打印，使紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案打印不完整，違反了會(huì)計(jì)檔案管理制度有關(guān)規(guī)定。
三、電算化業(yè)務(wù)處理中存在的問(wèn)題
1.明細(xì)賬錄入失誤，致使明細(xì)賬核算不準(zhǔn)確。在會(huì)計(jì)電算化中憑證的錄入直接影響賬簿記錄和會(huì)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確性。有些會(huì)計(jì)人員在憑證錄入時(shí)常常粗心疏忽產(chǎn)生差錯(cuò)，常見(jiàn)的錯(cuò)誤有明細(xì)科目串戶。如：同一客戶的往來(lái)明細(xì)賬由于前后次錄入時(shí)戶名的選定不一致，出現(xiàn)同一單位多戶或誤入他戶現(xiàn)象；成本費(fèi)用類(lèi)科目的明細(xì)串戶，將“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”錄入“辦公費(fèi)”。
2.科目借貸處理不準(zhǔn)確，致使期末損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報(bào)表反映數(shù)錯(cuò)誤。有些會(huì)計(jì)人員往往習(xí)慣于按手工賬的處理方法來(lái)進(jìn)行沖賬和調(diào)整錯(cuò)賬，如：發(fā)生銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)，往往編制分錄：借：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品、應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅—銷(xiāo)項(xiàng)稅額，貸：銀行存款。由于大部分企業(yè)，目前使用的均為商品化財(cái)務(wù)軟件，期末損益類(lèi)科目結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和會(huì)計(jì)報(bào)表的產(chǎn)生數(shù)，對(duì)收入取數(shù)一般是取貸方發(fā)生額，對(duì)成本費(fèi)用取數(shù)一般是取借方發(fā)生額，如果在初始化設(shè)置時(shí)未進(jìn)行特別調(diào)整的話，上述銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)在期末收入的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報(bào)表反映的收入數(shù)就并未得到?jīng)_減，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤結(jié)果給核算工作帶來(lái)困難。
3.同一科目?jī)?nèi)部明細(xì)未進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，致使科目余額錯(cuò)誤留轉(zhuǎn)。會(huì)計(jì)電算化不同于手工記賬，特別是期末科目的結(jié)轉(zhuǎn)必須明細(xì)一一對(duì)應(yīng)。而有些企業(yè)往往不注意二、三級(jí)科目的對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，造成二、三級(jí)科目的余額反映不夠準(zhǔn)確，如“應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅”科目的“銷(xiāo)項(xiàng)稅額”、“進(jìn)項(xiàng)稅額”等三級(jí)科目，期末如簡(jiǎn)單地按原手工核算辦法進(jìn)行操作，會(huì)造成三級(jí)科目余額不準(zhǔn)確。審計(jì)中常發(fā)現(xiàn)許多電算化企業(yè)“銷(xiāo)項(xiàng)稅額”、“進(jìn)項(xiàng)稅額”等三級(jí)科目年末均不正確的保留余額，部分企業(yè)甚至保留了多年的累計(jì)余額數(shù)。
4.各核算模塊缺乏銜接，總賬和明細(xì)賬之間產(chǎn)生尾差。目前大多數(shù)中小企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件中總賬、固定資產(chǎn)、存貨、工資等分屬不同模塊，各模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無(wú)縫連接”，所以明細(xì)賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會(huì)產(chǎn)生尾差。如“固定資產(chǎn)”模塊是按折舊計(jì)算公式自動(dòng)核算，核算中電腦自動(dòng)保留了小數(shù)二位以后的余額，因此，“固定資產(chǎn)”模塊反映的累計(jì)折舊明細(xì)賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會(huì)有分?jǐn)?shù)上的尾差，會(huì)計(jì)人員不注意定期消除，結(jié)果尾差會(huì)逐漸增大，造成總賬和明細(xì)賬數(shù)據(jù)不符。
會(huì)計(jì)電算化的普及是必然趨勢(shì)，中小企業(yè)應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，選用適合自己的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化。但針對(duì)上述容易發(fā)生的問(wèn)題，應(yīng)在會(huì)計(jì)電算化初始階段與軟件安裝人員進(jìn)行充分溝通，在系統(tǒng)參數(shù)和科目設(shè)置等方面充分考慮企業(yè)示來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，留有一定的余地，對(duì)輔助核算進(jìn)行周詳考慮。同時(shí)建立、健全會(huì)計(jì)電算化中的崗位責(zé)任制、操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度等一系列控制制度，注意輸入、審核與修改功能的使用權(quán)限設(shè)置控制。在日常業(yè)務(wù)處理時(shí)重視記賬憑證的填制、錄入、機(jī)內(nèi)審核和自動(dòng)生成，錄入和采集數(shù)據(jù)力求規(guī)范、準(zhǔn)確，期末注意明細(xì)科目間的結(jié)轉(zhuǎn)和各核算模塊數(shù)據(jù)間的定期核對(duì)，只有這樣才能使會(huì)計(jì)信息的反饋更加及時(shí)、通暢、正確，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和決策服務(wù)。
（作者單位：臨安錦城會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司）
