作者:楊松令
中小企業(yè)會計信息化問題是伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而逐漸得到重視的，國外有研究證明，會計信息化與企業(yè)的成功與失敗有著一定的相關(guān)關(guān)系，因此，中小企業(yè)加強信息化建設(shè)，提高中小企業(yè)的會計信息化水平很有必要。目前，我國一些有實力的中小型企業(yè)都已不同程度地實現(xiàn)了會計信息化，采用了核算型會計軟件甚至ERP。但由于中小企業(yè)數(shù)量眾多、規(guī)模差別很大，因此，從總體來看，中小企業(yè)在會計信息化發(fā)展中還存在著諸如會計軟件的標準不統(tǒng)一和不規(guī)范、會計信息化水平普遍偏低等問題，我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)的任務(wù)還很重。因此，加強中小企業(yè)會計信息化建設(shè)問題的研究十分迫切，本文就中小企業(yè)會計信息化的建設(shè)方案進行討論，以尋找適合于中小企業(yè)的會計信息化的途徑。
一、中小企業(yè)會計信息化方案選擇的原則
1．成本效益原則
作為盈利性組織，企業(yè)在選擇會計信息化方案時首先應(yīng)該考慮效益問題。由于中小企業(yè)的資金十分短缺，他們希望每一分錢都能夠用在刀刃上，因此，對效益（尤其是短期效益）的要求更為迫切。例如，當一家小型企業(yè)的業(yè)主意識到依靠手工操作會計核算既需要支付更多的人工費用還不能快速得到所需信息時，他們可能就會考慮采用財務(wù)軟件進行會計核算。這樣，采用財務(wù)軟件后，減少會計人員，并讓業(yè)主或經(jīng)理及時獲得最新、最真實的財務(wù)數(shù)據(jù)，這種效益是非常明顯的。再如，在企業(yè)規(guī)模很小時，企業(yè)不能從更高級的信息系統(tǒng)中獲取效益時，他們不會選擇管理信息系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)的建設(shè)。對于一個相當規(guī)模的中小企業(yè)來講，當簡單的財務(wù)核算軟件不能滿足其管理需求，而高級的會計信息系統(tǒng)能夠給企業(yè)帶來較大的利益時，業(yè)主可能就應(yīng)選擇采用高級的會計信息化系統(tǒng)。
2．適用性原則
中小企業(yè)的特點是“船小好掉頭”，中小企業(yè)在激烈的市場競爭中要想生存，必須要快速地根據(jù)市場的變化而調(diào)整自身的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，這樣，中小企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)類型、經(jīng)營商品的種類都有可能在短期內(nèi)發(fā)生較大的變化，經(jīng)營范圍可能比較雜亂。因此，會計信息化系統(tǒng)應(yīng)能快速地、動態(tài)地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。同時，由于一般的中小企業(yè)缺乏計算機專業(yè)人員，所以，會計核算與管理軟件必須要考慮中小企業(yè)的這一特點，在軟件性能上盡量做到操作簡單，界面友好。同時，軟件供應(yīng)商應(yīng)能夠提供長期的、完善的售后服務(wù)，以解除中小企業(yè)的后顧之憂。
3．可擴展性原則
中小企業(yè)的成長性很強，因此，在中小企業(yè)在會計信息化建設(shè)過程中，應(yīng)注重其可擴展性。在中小企業(yè)的發(fā)展初期，單純的帳務(wù)處理系統(tǒng)可能就能夠滿足需求。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，結(jié)算、存貨等業(yè)務(wù)的管理也開始變得復(fù)雜，這時就需要將帳務(wù)系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，控制權(quán)限也延伸到財務(wù)部門之外。到了一定規(guī)模，整個企業(yè)可能建立管理信息系統(tǒng)或ERP，帳務(wù)處理和財務(wù)管理融合在業(yè)務(wù)處理中。但從總體上來看，雖然絕大多數(shù)中小企業(yè)的生存期限較短，但也有相當一部分中小企業(yè)會迅速成長。因此，在建設(shè)會計信息化過程中應(yīng)充分關(guān)注中小企業(yè)的擴張性特征，在會計信息化建設(shè)初期就應(yīng)該為以后的擴展留有余地。
二、中小企業(yè)會計信息化建設(shè)的方案選擇
一般來說，中小型企業(yè)實現(xiàn)會計信息化的主要途徑有以下幾種：
(一) 購入財務(wù)軟件
中小企業(yè)會計信息化最常見的模式就是直接從軟件公司購入財務(wù)軟件。目前市場上這樣的軟件很多，如萬能財務(wù)軟件、用友財務(wù)軟件、金蝶財務(wù)軟件等都是久經(jīng)考驗的老品牌，其性能和功能都有良好的保障。還有一些小型軟件公司推出的一些會計核算軟件，價格較低，功能比較簡單。中小企業(yè)可以根據(jù)自身的要求，在考慮了價格、售后服務(wù)的多個方面后進行選擇。這種模式的優(yōu)點就在于，財務(wù)軟件基本上都是模塊化的開發(fā)，基于一體性的平臺，并且實現(xiàn)了流程化，見效比較迅速，花費也不多，中小企業(yè)只要根據(jù)需要購買其中一個或幾個模塊，就可以滿足企業(yè)的需要。
但是，這種方法也存在著一些缺點：首先，這種財務(wù)軟件開發(fā)是著眼于企業(yè)的共性，忽視了企業(yè)的個性。中小企業(yè)數(shù)量眾多，行業(yè)分布廣泛，每個企業(yè)有每個企業(yè)的特點，遇到的問題也千差萬別，一套財務(wù)軟件必然不能很好的解決不同種類企業(yè)的特色問題。其次，由于財務(wù)軟件開發(fā)程序的同質(zhì)現(xiàn)象嚴重，使得企業(yè)數(shù)據(jù)的不安全性大大增加。市面上很多針對中小企業(yè)的財務(wù)軟件的加密設(shè)計水平較低，在網(wǎng)絡(luò)黑客泛濫的今天，已經(jīng)不能很好的起到保護作用。另外，由于成本的關(guān)系，一些針對中小企業(yè)的財務(wù)軟件在功能上有所縮減，例如一些軟件公司面向全國中小企業(yè)推出了價位較低的財務(wù)軟件，但是功能也有所減少，中小企業(yè)購買后，需要在升級上繼續(xù)投入，無形中加大了中小企業(yè)的建設(shè)投資。
(二)自行開發(fā)或委托軟件公司開發(fā)
一些中小企業(yè)為了開發(fā)適合企業(yè)自己特色的會計核算與管理軟件，往往自行研制或請軟件公司給企業(yè)定制一套系統(tǒng)。例如，軟件公司幫助企業(yè)設(shè)計和構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，提供軟件或代為開發(fā)，并幫助安裝和維護等。對于很多大型企業(yè)而言，他們有條件自己開發(fā)建立自己完善的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并確定其自身的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)實施方案。但是對于中小企業(yè)來講，由于資金與業(yè)務(wù)量的限制，一般來講沒有條件也沒必要自己開發(fā)建設(shè)。所以在中小企業(yè)會計信息化建設(shè)中，除了企業(yè)自身以外，財務(wù)軟件開發(fā)公司也擔當著極其重要的角色。
這種方案的優(yōu)點在于，由于財務(wù)軟件開發(fā)公司是針對一個企業(yè)所進行的服務(wù)，很好的避免了第一種方案的缺點，在共性與個性上找到了很好的融合點，軟件的安全性也大大提高，并且有專人負責安裝，維護，升級業(yè)務(wù)，免去了中小企業(yè)的后顧之憂。但是，這種方案也有其最大的局限性，建設(shè)成本太大，一般的中小企業(yè)很難負擔，所以現(xiàn)在也只在沿海的一些中小企業(yè)比較成熟與發(fā)達的地區(qū)有基礎(chǔ)，而在那些反倒是最需要進行會計信息化建設(shè)的地區(qū)找不到用武之地，發(fā)展的局限性較大。
(三)利用專業(yè)公司所提供的財務(wù)核算與管理業(yè)務(wù)（ASP）
目前，一些網(wǎng)絡(luò)公司提供基于互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)業(yè)務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件的在線支持和內(nèi)容服務(wù)、幫助建立專業(yè)網(wǎng)站、提供網(wǎng)上理財服務(wù)等，這種業(yè)務(wù)被稱為ASP方案。這是近年在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展后出現(xiàn)的新型財務(wù)解決方案。在這種方案下，用戶無需購買軟件，可通過專業(yè)網(wǎng)站獲取理財服務(wù)并按服務(wù)項目和數(shù)量付費。具體來講就是某一服務(wù)商將自己的應(yīng)用軟件放在服務(wù)器上供租賃，并對租用者負有維護、管理軟件，提供技術(shù)支援等責任，租賃者通過網(wǎng)絡(luò)獲得使用權(quán)。目前，不少公司推出了財務(wù)ASP（如用友等），也就是ASP(應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商)在Internet上提供財務(wù)軟件租賃的一種電子商務(wù)模式。其具體實現(xiàn)是：
用戶通過用戶名和賬號登錄服務(wù)ASP站點，按業(yè)務(wù)流程與軟件要求輸入財會原始數(shù)據(jù)，服務(wù)器將數(shù)據(jù)錄入后臺數(shù)據(jù)庫待用；
財務(wù)ASP將接收到的數(shù)據(jù)進行相關(guān)業(yè)務(wù)加工，生成財務(wù)報表等各種會計信息；
財務(wù)ASP 再將這一操作過程及生成的各種會計信息交會計事務(wù)所審計；
財務(wù)ASP充當客戶會計職能，向客戶提供各種數(shù)據(jù)的處理結(jié)果，并為客戶提供一定的技術(shù)支援和針對性建議。
由于財務(wù)ASP是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、IT技術(shù)、計算機技術(shù)在財會方面的融合應(yīng)用，中小企業(yè)采用這種方案的好處也很明顯：第一，有利于中小企業(yè)減輕財務(wù)負擔，節(jié)約運營成本。傳統(tǒng)模式下，中小企業(yè)實施會計信息化需投入大量的人力、物力和財力，如購買正版財務(wù)軟件、購置硬件設(shè)施、高薪聘請信息管理人員等；而財務(wù)ASP通常按月收費，月租也僅數(shù)百元，這就極大地降低了實施信息化的成本。同時降低了中小企業(yè)在財務(wù)軟件上的投資風險。第二，小型企業(yè)不再需要兼職會計人員。一些小型企業(yè)業(yè)務(wù)量少，會計人員不多甚至沒有，有業(yè)務(wù)時則外聘兼職會計，因此造成會計信息過時，不能及時反映企業(yè)實際情況，不利于中小企業(yè)提高經(jīng)營效率和發(fā)展。財務(wù)ASP是即時性的，相當于企業(yè)低薪雇傭了一位全職會計人員。第三，財務(wù)ASP可為企業(yè)提供咨詢建議、技術(shù)支援。財務(wù)ASP 都有自己的專家團隊。專家團隊的技術(shù)分析專業(yè)人員分析完企業(yè)送來的數(shù)據(jù)后，若發(fā)現(xiàn)問題便會及時提出針對性建議。并且，為方便客戶使用，財務(wù)ASP通常會為客戶提供量身定制的財務(wù)軟件。第四，使用極其方便。財務(wù)ASP是建立在Internet上的Browser／Server結(jié)構(gòu)，無論在什么地方，只要能上網(wǎng)，企業(yè)及其客戶都可以在授權(quán)范圍上查詢、記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。
但這種方法也存在一定的問題：首先是財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性問題。財務(wù)信息的保密問題是任何一個業(yè)主或管理人員所關(guān)注的，由于ASP方案要求將數(shù)據(jù)存放在網(wǎng)絡(luò)公司的網(wǎng)站上，使得財務(wù)數(shù)據(jù)的專屬性受到很大影響；其次，成本是否真的很低？從短期看，企業(yè)每月只需花費一定的租賃費使用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件，但從長期來看，其成本不一定比購買一套現(xiàn)成的財務(wù)軟件低；再次，軟件功能受到很大限制。就目前情況看，ASP方案重點解決的是企業(yè)會計核算問題，主要提供帳務(wù)處理服務(wù)，并不能滿足企業(yè)的全面管理需求；最后，這種新出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)尚無相關(guān)法律法規(guī)的約束和保護，出現(xiàn)問題后會引起很多糾紛。
三、不同階段，不同選擇
從以上的分析可以看出，中小企業(yè)會計信息化建設(shè)方案大概有三種思路，即購入現(xiàn)成的商品化財務(wù)軟件、自行開發(fā)和ASP方案。根據(jù)中小企業(yè)本身的特點與會計信息化方案的選擇原則，筆者認為，中小企業(yè)處于不同的階段、規(guī)模差別較大時可以有不同的選擇。在企業(yè)發(fā)展初期，小型企業(yè)可以采取購入財務(wù)軟件或ASP方案，其中，對于那些成長可能性較大的小企業(yè)來講應(yīng)該采用ASP方案，因為這些企業(yè)在建立初期不能在初級財務(wù)核算方面投入太多人力財力，隨著企業(yè)的成長和規(guī)模的擴大，逐步選擇自行開發(fā)或購入ERP等軟件，將會計核算與企業(yè)管理融和在一起。對于那些傳統(tǒng)的中小企業(yè)（如零售企業(yè)、旅館、餐飲企業(yè)等），由于其業(yè)務(wù)變化的可能性較小，應(yīng)該購入針對小型企業(yè)的會計核算軟件，基本即可滿足一般的需求。而對于一些已具有一定規(guī)模的中型企業(yè)，則應(yīng)采用購入或定制符合企業(yè)自身特點的管理軟件，已滿足企業(yè)的經(jīng)營管理和財務(wù)管理的需要。簡言之，除了已具規(guī)模的中型企業(yè)外，對于絕大多數(shù)中小企業(yè)來講，由于建設(shè)成本的原因，他們都不應(yīng)該選擇自行開發(fā)或委托開發(fā)，因此，購入現(xiàn)成軟件和網(wǎng)絡(luò)租賃應(yīng)該是絕大多數(shù)中小企業(yè)實現(xiàn)會計信息化的解決方案。就目前情況看，一些小型企業(yè)已經(jīng)采用了購入財務(wù)軟件的部分模塊的方式實現(xiàn)了會計核算的電算化，從發(fā)展趨勢看，網(wǎng)絡(luò)支持的ASP方案也應(yīng)該是小型企業(yè)實現(xiàn)會計信息化的一個簡單快速的方案。
四、結(jié)論
中小企業(yè)的會計信息化是中小企業(yè)在發(fā)展中面臨的實際問題，中小企業(yè)信息化建設(shè)有著自身的特點與要求，中小企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點，結(jié)合不同的發(fā)展階段采用不同的會計信息化建設(shè)方案。本文對中小企業(yè)購入財務(wù)軟件、ASP和開發(fā)ERP等不同建設(shè)方案進行分析后，指出了各種方案的優(yōu)缺點，并提出了適應(yīng)提出了是發(fā)展最佳路徑的觀點。
總之，我國擁有700多萬家中小企業(yè)，中小企業(yè)對會計信息化也有著相當?shù)目释绾卧谥行∑髽I(yè)快速、有效、健康地推行會計信息化，是政府、學者、開發(fā)商、中小企業(yè)共同面對的問題，這需要我們所有的會計人為之努力，以促進我國中小企業(yè)會計信息化的快速和健康發(fā)展。
