摘要:會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,是國家檔案的重要組成部分。因此,會計(jì)檔案的科學(xué)管理對已步入信息時(shí)代的當(dāng)今社會具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過對會計(jì)檔案的概念、特點(diǎn)和作用等方面的闡述,提出了近年來會計(jì)檔案管理工作中存在的問題,并提出了會計(jì)檔案科學(xué)管理的對策。
關(guān)鍵詞:會計(jì)檔案;科學(xué)管理;財(cái)會部門
中圖分類號:G273;F233文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)08-0172-03
會計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會部門或會計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料,還包括實(shí)行會計(jì)電算化后的存儲軟件、會計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案之一,它在會計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值,《會計(jì)法》和《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計(jì)檔案管理辦法》等都對會計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分,是會計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發(fā)生。因此,會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,必須充分重視和加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理,進(jìn)一步提高會計(jì)檔案的管理水平,充分發(fā)揮會計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1會計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1 會計(jì)檔案的特點(diǎn)
會計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分,具有原始記錄性、信息性、知識性和價(jià)值性,但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同,又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn),會計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下:
(1)來源的廣泛性。會計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會計(jì)核算的單位。因此,凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會形成會計(jì)檔案。
(2)內(nèi)容的專業(yè)性。會計(jì)檔案是通過會計(jì)核算的方法形成的,而這種方法是會計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的,其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況,表現(xiàn)出會計(jì)檔案的專業(yè)性。
(3)形成過程的嚴(yán)密性。會計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會計(jì)報(bào)表等一系列專門方法,對會計(jì)對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此,會計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
1.2會計(jì)檔案的作用
會計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案,有著不可替代的作用。首先,上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計(jì)檔案中。其次,企事業(yè)單位對外融、投資,都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù),而會計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會計(jì)檔案。第三,司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四,國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計(jì)檔案,而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化,會計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡,為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計(jì)檔案的科學(xué)管理,才能充分發(fā)揮會計(jì)檔案的重要作用,保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計(jì)信息。
2會計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題
2.1 對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識,只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告,提出了財(cái)務(wù)意見,作出了財(cái)務(wù)決定,該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情,根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),但對檔案知識,特別是對會計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計(jì)檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計(jì)業(yè)務(wù),輕會計(jì)檔案管理,存在會計(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計(jì)檔案管理制度也不完善,沒有配備專人管理會計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會計(jì)兼管會計(jì)檔案,這是不符合規(guī)定的。
2.2 會計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門,領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視,而對會計(jì)檔案的管理不夠重視,沒有建立一整套會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會,企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的包括會計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全,缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前,我國在企業(yè)會計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計(jì)檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下,這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求?！ ?.3 會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面:第一,有些單位不能及時(shí)裝訂會計(jì)憑證,而是將會計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上,或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里;第二,裝訂會計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂,或用一根繩子穿起來;第三,活頁賬簿裝訂時(shí)無封面,也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊,會計(jì)報(bào)表各月份分散存放,未按要求按月裝訂;第四,會計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔,而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里;第五,會計(jì)檔案銷毀難,會計(jì)檔案越堆越多。
2.4會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看,存在一些財(cái)會檔案人員不堅(jiān)持原則,甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本,想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙,而且造成會計(jì)信息失真,進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計(jì)檔案管理工作的對策
3.1 統(tǒng)一思想,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識
各單位要加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),要提高對加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識,設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計(jì)檔案同其他檔案同等重視,規(guī)范管理,不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的,應(yīng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會計(jì)檔案的保管工作。《會計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定,國家機(jī)關(guān),社會團(tuán)體,企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。第4條規(guī)定:“各單位必須加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定,各單位都必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理,如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此,各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識,從法律的高度來依法加強(qiáng)管理,使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2 制定規(guī)范,健全會計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作,必須根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際,建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先,建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度,明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等;其次,建立和健全檔案保管、安全保密制度,采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案,明確職責(zé),確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查,對做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì),充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之,對于工作做得差的要提出批評,責(zé)令他們及時(shí)糾正,并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具,以便長久保管,方便查找利用。
3.3 規(guī)范會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計(jì)檔案管理工作,需要做好以下三個(gè)方面:第一,訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮,粘封裝訂線,并在粘封處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案(憑證)盒中,必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二,綜合檔案室的單位,財(cái)會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管,要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三,各單位的會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見,會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查后,編造會計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4 加強(qiáng)會計(jì)檔案人員知識培訓(xùn),提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計(jì)檔案管理人員,首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公,保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力;其次,會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案,不能視同一般檔案,應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識,還應(yīng)具備財(cái)會方面的基本知識,能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段,運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此,除要搞好關(guān)于會計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識,一方面,提高會計(jì)檔案法制意識和依法歸檔觀念;另一方面,提高業(yè)務(wù)水平,使企業(yè)會計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。 4結(jié)語
在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中,如果能夠統(tǒng)一思想,堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心,則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題,從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高,進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力,適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan
LIN Ceng
(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)
Abstract: Accountant file is an important economic file, is the importance of the national file to constitute the part.Therefore, the science management of accountant file has important realistic meaning towards have already followed the information for ages socially nowadays.Pass the counterplan to the concept, characteristics and function etc. of accountant file elaborate, putting forward the accountant the file management work in recent years in the existent problem, and put forward the accountant the file science management.
Key words: accountant file; science management;finance department
