摘要:文章針對目前影響高校財務檔案利用率不高的因素進行分析。并提出幾點建議。
關鍵詞:提高 高校財務檔案 利用 建議
中圖分類號:G273 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2009)04-110-02
高校財務檔案是高校經(jīng)濟活動記錄的憑證和依據(jù),也是高校檔案資料的重要組成部分,是高校檔案管理中一項專業(yè)性、技術性較強的獨立性學科,它在高校建設事業(yè)中起著重要的作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟的深入發(fā)展,高校參與社會經(jīng)濟活動日益頻繁和迅猛發(fā)展,對市場經(jīng)濟信息和財務檔案信息的迫切需要,使高校財務檔案管理迎來了新的歷史使命。如何通過研究高校財務檔案的特點和規(guī)律,充分、系統(tǒng)、全面地利用財務檔案價值,使其更好地發(fā)揮作用,為高校各項事業(yè)的發(fā)展提供有利的客觀依據(jù)和進行科學預測,將成為高校檔案工作者面臨的新的課題。
一、目前存在的問題
就目前的狀況來看,高校財務檔案的利用率仍然偏低,這與其歷史客觀原因和高校財務檔案管理配置及管理手段的落后分不開,尚有待進一步地改善。
1、長期以來,“重效益、輕管理”意識的普遍存在,造成高校財務檔案的管理工作常常不受重視,財務檔案管理沒有完全納入到高校檔案管理的系統(tǒng)中。財務檔案在高校財務部門存放二、三年后移交到學校檔案管理部門,財務部門的檔案管理人員一般沒有受過檔案管理知識的系統(tǒng)培訓。而檔案部門的管理人員也沒有接受過財務方面的知識培訓,兩個部門甚少就高校財務檔案管理的業(yè)務進行交流和學習,財務檔案的移交只不過是從這間庫房移至另一間庫房,在這樣的情況下,又從何談及“充分利用高校財務檔案”?造成這種現(xiàn)狀,實際上是由財務檔案的特點決定的。
2、由于高校經(jīng)費的欠缺。部分高校財務檔案在移交校級檔案管理部門之前存放在條件較落后的財務部門的庫房,干燥、通風、防潮濕、防蟲等必備設施不具備,常常是隨便放成一堆,不加整理,使財務檔案不但沒有得到完好的保管。同時,查閱起來也十分不便。
3、部分高校的財務檔案管理沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在:收集不全,部分二級財務核算部門不按規(guī)定向財務一級部門進行移交,個別單位的財務檔案因種種情況在歷任的財務人員手中尚未交清,嚴重影響了高校財務主管部門對財務檔案的完整收集,從而影響了高校財務檔案的完整和充分利用。
4、部分高校財務檔案的收集和整理不規(guī)范。收集和整理存在著混亂現(xiàn)象,主要表現(xiàn)在:財務部門收集的財務檔案沒有進行仔細地鑒別和細化,什么內容都歸檔,歸檔后不作重新篩選和分類,收集的財務檔案內容似是而非,混淆了有用和無用的檔案資料,造成使用者無從判斷,削弱了財務檔案的利用價值。
5、借閱制度不完善。部分高校不重視財務檔案的查閱利用,沒有制定相關的借閱制度,造成無章可循,隨意借出、復制、調閱財務檔案。
二、提高利用率的幾點建議
提高高校財務檔案的利用率,必須遵循財務檔案的一般規(guī)律,按照《中華人民共和國會計檔案法》、《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的要求,根據(jù)財務檔案形成過程的特點,依法、科學地強化高校財務檔案管理工作,保證高校財務檔案利用質量的最優(yōu)化,并實現(xiàn)高校財務檔案資源價值利用的績效化。如何提高高校財務檔案的利用率?筆者認為,針對上述目前高校財務檔案利用存在的問題,可以從以下幾點著手:
1、加強高校財務檔案的服務意識。在當今信息資源飛速發(fā)展的新形勢下,高校財務檔案有著不可忽視的重要作用。江澤民曾指出:“做好檔案管理工作,為建設有中國特色社會主義事業(yè)服務。”高校財務檔案的利用目的是為了使高校各項事業(yè)的發(fā)展和建設能夠更好地開展,是為高校的未來服務的。因此,提高高校財務檔案人員的服務意識,做好高校財務檔案管理工作意義重大。
2、必須保證財務檔案管理的硬件設施和經(jīng)費。所謂“巧婦難為無米之炊”,提高高校財務檔案的利用率離不開硬件設施的建設,離不開信息技術的支撐,而硬件設施的改善和電子信息系統(tǒng)的介入必須要有一定的經(jīng)費保證。當然,在這點上,首先應增強學校領導對財務檔案資源利用的意識,把高校財務檔案看成學校建設和發(fā)展的寶貴財富,將高校財務檔案建設提升到一個新的認識層面上,設立專款投入。只有有了充足的經(jīng)費和先進的查詢設備,才可談及對高校財務檔案資源的高效利用,當然,在充足的經(jīng)費條件下,也應當考慮從控制利用成本、提高利用效果等辦法提高利用率,避免造成浪費。
3、科學管理高校財務檔案,促進有序利用。馬克思曾說:“管理是任何生產(chǎn)方式‘一個必不可少的要素’”。對于高校財務檔案的管理也不例外。高校財務檔案是高校會計核算的產(chǎn)物,它是高校會計工作的延伸,然而,各高校的財務部門普遍存在重會計業(yè)務,輕財務檔案管理,而高校的檔案部門對財會業(yè)務又不熟悉,勢必造成財務檔案整理質量不高、檔案的分類和排列不規(guī)范、目錄與內容不相符等達不到規(guī)范化的標準,如此,更談不上科學利用財務檔案資源。因此,要對高校財務檔案實行科學管理,促進利用,首先,必須遵循科學的管理原則,如高校財務部門與檔案管理部門的統(tǒng)一與分工負責原則、財務檔案原件的完整、齊全原則、財務檔案資源查閱的簡化易行原則、財務檔案的依法管理原則和安全保密原則等。其次,按照,《中華人民共和國會計檔案法》,結合各高校的實際情況,建立健全各項制度,特別是必須建立和完善嚴格的利用高校財務檔案資源的制度,其中,應包括借閱、查詢和保密等制度,并設專人負責此項工作,嚴格落實崗位職責。原則上,校內人員只能借閱與其工作相關的財務檔案,借閱人必須簽字登記;財務檔案原件一般不外借;需復制時,必須由檔案管理人員協(xié)助復制,并做好簽字登記手續(xù);涉及財務保密范疇的檔案不得隨意借閱。對于電子財務檔案的利用,應制定相關的財務電算化管理制度,設財務電算化管理專人負責電子財務檔案的管理工作。推行財務電子檔案和紙質檔案雙套歸檔保存和利用,對電子財務檔案利用人應采取授權利用的辦法,根據(jù)保密程度分級授權利用。第三,應加強高校檔案管理人員的財務檔案知識學習,定期進行崗位培訓,提高管理水平,明確各自的職責,從源頭上確保高校財務檔案收集、整理的齊全完整,保障高校財務檔案的利用質量。 4、提高高校財務檔案的質量和利用的及時性。高校財務檔案的收集工作必須是嚴謹?shù)?歸檔資料內容的價值理應進行技術鑒定,按財務收、支項目、各個科目等類別分類以及使用人利用財務檔案的目的進行有目的、針對性地收集和整理,使收集和整理工作完整齊全、分類清晰、立卷科學。盲目地擴大收集范圍,只會造成檔案資源的浪費并影響到高校財務檔案的查準率,另外,高校財務檔案資源的利用需求具有時效性,而及時性又是對財務檔案利用的時效性要求。因此,高校財務檔案的形成必須與高校會計業(yè)務的發(fā)生同步進行,紙質財務檔案與電算化財務檔案同步歸檔,打破傳統(tǒng)過分強調時間的限定,應與時俱進,明確和區(qū)分不同類型的高校財務檔案資源的開放和延長利用時間,促進財務檔案及時利用,不錯失資源利用的最佳時機。高校財務檔案的利用還存在著利用需求的先后與急緩的順序問題,解決該問題應綜合考慮“輕重急緩”,對財務檔案資料進行合理的排序,以最大限度地發(fā)揮財務檔案利用的整體利益,達到利用的最大績效化。
5、有效保存、合理開發(fā)。由于自然的和社會的原因,高校財務檔案也逃不脫漸進性的自毀過程,為了可以長遠地利用,延長其壽命,必須采取有效的保存措施。有效保存包含了“安全”和“保密”兩層內容,可從上述談及的制度和管理手段上加以完善。而高校財務檔案有效保存的最終目的是為了更好地利用財務檔案資源。為了充分發(fā)揮高校財務檔案的潛在用途,更好地為高校發(fā)展建設服務,應對高校財務檔案從利用意義和范圍上進行新的提升,加快高校財務檔案管理的現(xiàn)代化步伐:(1)運用計算機檢索和編制功能,提高效率和準確率;(2)根據(jù)高校財務部門與校內相關部門的經(jīng)濟聯(lián)系,按各自所需,有目的、有方向性地開發(fā)相關的財務檔案專題;(3)與校外單位有經(jīng)濟往來的業(yè)務,將檔案資料分開編制和存放,并將各種合同、協(xié)議等相關資料與原始憑證一起歸檔,實現(xiàn)財務檔案資源共享,方便校內、外單位參考和決策使用,當然,在這點上首先應當考慮到高校財務檔案的保密問題。
