在我國,由于缺少完備的市場經(jīng)濟(jì)法規(guī)監(jiān)管體系,沒有建立起來真正的現(xiàn)代企業(yè)制度,一些缺乏文化環(huán)境的企業(yè)在實施ERP過程中大多以失敗而終。為提高在國際市場上的競爭能力,筆者所在的中原油田,正在全面推行ERP的管理思想,準(zhǔn)備實施和應(yīng)用基于ERP思想的計算機(jī)信息系統(tǒng)。本文就實施ERP信息系統(tǒng)后財會工作的結(jié)構(gòu)和職能變化以及今后工作發(fā)展方向進(jìn)行分析和預(yù)測。
一、財務(wù)工作信息化在ERP信息系統(tǒng)中的地位
Deloitte和Touche給予ERP的定義是:ERP是集成的企業(yè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng),它允許企業(yè)對于他們的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)流程自動操作和整合,分享橫跨整個企業(yè)的共同數(shù)據(jù)和操作規(guī)范,在一個實時的環(huán)境中生成和評價信息。{1}
ERP的工作思路就是利用信息技術(shù)把企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程和分配過程中各個環(huán)節(jié)的各類生產(chǎn)要素和產(chǎn)品的信息有效地采集、儲存、集成、共享利用,縮短生產(chǎn)要素和產(chǎn)品的采購、調(diào)配、組合、加工、運(yùn)送、分銷時間,減少單位時間內(nèi)的資金占用量,提高單位時間內(nèi)的生產(chǎn)效率,爭取單位時間內(nèi)銷售最大數(shù)量。ERP要求企業(yè)對于所有資源施行按照業(yè)務(wù)流程的集成管理,打破部門分隔的計劃管理。ERP管理是生產(chǎn)流程管理,是供應(yīng)鏈管理,歸根結(jié)底是對于企業(yè)的價值鏈的管理,減少每個環(huán)節(jié)的成本,增加每個環(huán)節(jié)的利潤。因而,財會管理在ERP實施過程中占有重要的地位。
ERP的目標(biāo)是協(xié)調(diào)企業(yè)的全部業(yè)務(wù),從供應(yīng)商評價到客戶訂單。ERP應(yīng)用一個中心化的數(shù)據(jù)庫支持企業(yè)內(nèi)的制造功能、銷售功能、財務(wù)功能、后勤功能、人力資源功能之間的信息流動,進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)。當(dāng)數(shù)據(jù)整合、降低交易成本、信息的速度和精確性成為企業(yè)的關(guān)鍵戰(zhàn)略問題時,ERP軟件能夠很好地解決這些問題。在ERP系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)僅僅一次性輸入一個共同的、完整的、持久存在的,為所有相關(guān)人員使用的數(shù)據(jù)庫。通過局域網(wǎng)或者國際互聯(lián)網(wǎng),不僅將遍布世界各地的分公司、子公司緊密地聯(lián)系起來,而且所有的供應(yīng)商和客戶都能夠隨時隨地查詢合同的執(zhí)行過程。ERP的應(yīng)用把企業(yè)的所有作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化、代碼化、信息化、客戶化,把供應(yīng)鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程的整合為一體,并以此把與其有交易的供應(yīng)商和客戶與自己捆綁在一起,以自己為中心建立起一個龐大的經(jīng)濟(jì)命運(yùn)共同體參與市場競爭,謀求超越競爭對手的戰(zhàn)略優(yōu)勢。供應(yīng)鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程的整合是以價值的存在為基礎(chǔ)的。如果在任何一個必要的環(huán)節(jié)上沒有價值的生成,鏈條就要斷裂,整合就不能完成。在企業(yè)業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)狀鏈條上,沒有價值增加的環(huán)節(jié)是冗余的環(huán)節(jié),是應(yīng)該減去的環(huán)節(jié)。因而,計量價值、反映價值的財會工作信息化,是ERP信息系統(tǒng)的核心。ERP信息系統(tǒng)的實施必定會使得財會工作結(jié)構(gòu)和職能發(fā)生徹底的變革。
現(xiàn)在,ERP在我企業(yè)信息化管理中已處于核心支撐地位。ERP的引入帶來了企業(yè)管理的深刻變革,特別是對處于企業(yè)管理核心地位的財務(wù)管理提出了新的要求。在ERP系統(tǒng)的支持下,企業(yè)各個部門之間實現(xiàn)了充分的信息共享。
二、實施ERP管理信息系統(tǒng)對企業(yè)財會工作的影響
實施ERP信息系統(tǒng)后,在業(yè)務(wù)流程中發(fā)生的一切業(yè)務(wù)操作的信息,隨著操作同時采集或者由具體的操作人員適時地輸入數(shù)據(jù)庫。這些勞動或者是僅僅對于自動采集記錄數(shù)據(jù)信息化的設(shè)備的看護(hù),或者是對于計算機(jī)鍵盤的敲擊。正是這類眾多的分散在供應(yīng)鏈、銷售鏈、生產(chǎn)流程和管理流程中的業(yè)務(wù)操作人員的數(shù)據(jù)采集錄入勞動,取替了集中于財務(wù)部門的會計人員的憑證審核、記錄、匯總、分析和保存等大量繁瑣的工作,使得一些崗位的存在沒有必要,或者是大量地減少成本會計、資金會計、資產(chǎn)會計、總賬會計、預(yù)算會計和稅務(wù)會計等崗位的數(shù)量,或者是原來獨(dú)立分設(shè)的多個崗位合并在一起。同時,內(nèi)部控制工作也變得技術(shù)化,保證了財會信息的真實和及時。例如,國有特大型企業(yè)廣東韶鋼集團(tuán)實施ERP信息系統(tǒng)后財務(wù)管理工作就發(fā)生了很大的變化。{2}韶鋼集團(tuán)在實施ERP信息系統(tǒng)前,其財會機(jī)構(gòu)分為財務(wù)部和會計部兩個平行的部門。財務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析決策,會計機(jī)構(gòu)進(jìn)行反映和監(jiān)督,并由較高級別的領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)籌資還貸、資金管理等工作。實施ERP信息系統(tǒng)后,由于解放了財務(wù)工作的生產(chǎn)力,他們將財務(wù)處和會計處合并,定員數(shù)由2001年末的201名精減為123名,精減比例接近40%;科級人員(財務(wù)科長、財務(wù)主管)由原來的54名精減為16名,精減比例達(dá)70%;一般管理人員由原來的144名精減為104名,精減比例為28%;管理機(jī)構(gòu)精簡66%。
我們中原油田自2006年實施信息系統(tǒng)以來,也取得了良好的效果。ERP信息系統(tǒng)的實施,使得財會部門的會計記錄功能的弱化,管理職能強(qiáng)化,財務(wù)管理功能與企業(yè)其他方面管理功能的融合。財會部門結(jié)構(gòu)壓縮,中間層次變薄或消失。ERP信息系統(tǒng)的實施,使得信息流的傳遞更加及時、便捷,實現(xiàn)了資金管理模式從桌面走向網(wǎng)絡(luò),財務(wù)資金管理人員可以方便地實現(xiàn)銷售信息的遠(yuǎn)程處理和財務(wù)活動的集中化管理,確保資金安全,加速資金周轉(zhuǎn)、提高了資金使用效率。在財務(wù)、銷售、生產(chǎn)、計劃、管理、庫存、物資供應(yīng)方面,ERP也使公司的組織結(jié)構(gòu)、核心業(yè)務(wù)流程得到合理的配置和優(yōu)化,為企業(yè)的經(jīng)營決策提供了更全面、更準(zhǔn)確、更科學(xué)的信息。
三、ERP管理信息系統(tǒng)下,財會管理工作的未來發(fā)展趨勢
實施ERP信息系統(tǒng)后財會工作結(jié)構(gòu)和職能的變化,給財會管理工作帶來了發(fā)展的機(jī)遇,同時也決定了財會管理工作中心的轉(zhuǎn)移和工作重點的改變。
1.在實施ERP信息系統(tǒng)前,生產(chǎn)要素的流動,資金的流動,信息的流動,以及由會計信息計量和反映的價值的流動,是相互分離的;會計信息的流動遲于資金的流動,資金的流動遲于生產(chǎn)要素的流動。在實施ERP信息系統(tǒng)后,生產(chǎn)要素、資金、會計信息的流動變得實時同步。這樣原來不能做到或不易做到的財務(wù)管理事中控制工作就變得輕而易舉了,且能夠?qū)嵤┰诰€控制、遠(yuǎn)程控制和實時控制。通過ERP信息系統(tǒng),財會人員可以比較某個單位或某個項目資金實際使用情況與預(yù)算計劃,了解資金使用進(jìn)度,分析實際與計劃差異的原因,進(jìn)行實時控制。同時,由于數(shù)據(jù)庫有共享功能和長期儲存功能,根據(jù)往年往期資金使用情況和其他分公司、子公司類似項目資金的使用情況,財會人員可以方便地制定資金使用計劃,進(jìn)行事前控制。同時,在原財務(wù)信息數(shù)據(jù)采集和錄入的監(jiān)管方面。實施ERP信息系統(tǒng)后,財會管理工作的基礎(chǔ)移到了生產(chǎn)一線。以前由財會人員完成的會計事項,現(xiàn)在一大部分工作要由生產(chǎn)一線的操作人員來完成。需要指導(dǎo)操作人員按照正確的方法采集和錄入數(shù)據(jù),以保證會計數(shù)據(jù)的真實性。
