隨著信息技術(shù)的發(fā)展,ERP成為實施企業(yè)信息化的一種嶄新的管理思想和方法,被越來越多的企業(yè)認同和采用。在ERP系統(tǒng)中,會計信息系統(tǒng)將物流、資金流轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒘?處于整個系統(tǒng)的核心。
在會計信息系統(tǒng)課程的講授中,要讓學生真正理解ERP系統(tǒng)的治理理念和ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)處理流程,不通過會計信息系統(tǒng)實驗的訓(xùn)練是無法實現(xiàn)的。因此,對于會計信息系統(tǒng)實驗課程來說,除了教師對相關(guān)信息系統(tǒng)理論和系統(tǒng)實際操作的講授外,設(shè)計出一個好的學生實驗案例①至關(guān)重要。學生通過對案例的實戰(zhàn)演習,能夠更深刻地了解ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng),以便更充分地面對未來工作的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合用友ERP-U8系統(tǒng)以及筆者的教學實踐,談?wù)勗贓RP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)學生實驗案例設(shè)計的幾點思考。
一、實驗案例最好來源于企業(yè)實戰(zhàn)
一般情況下,會計信息系統(tǒng)學生實驗案例的來源有3種:一種是由講授該課程的教師根據(jù)學生需要掌握的操作內(nèi)容自行編制;一種是根據(jù)教材提供的案例,按部就班進行實驗;最后一種則改編于企業(yè)的實際應(yīng)用案例,因此要求任課教師能夠獲得相關(guān)資源。在這3種來源中,第一種的質(zhì)量取決于教師的經(jīng)驗,最終的實驗案例可能只涉及簡單的業(yè)務(wù)流程,各子系統(tǒng)之間可能缺乏連續(xù)性;從所選教材獲得的實驗案例一般情況下也相對簡單,因為教材通常只涉及常用的基本操作;來源于企業(yè)實戰(zhàn)的實際應(yīng)用案例有可能聯(lián)系到企業(yè)的整體,包括企業(yè)所處的外部環(huán)境和內(nèi)部組織,各個子系統(tǒng)的實驗素材具有連續(xù)性,學生在進行實驗的過程中仿佛置身于企業(yè)的實際環(huán)境中,能激發(fā)學生的使命感和積極性,促使他們主動思考,規(guī)劃自己的實驗過程和實驗步驟。
因此,如果教師有可獲得的資源,最好對企業(yè)實戰(zhàn)的會計信息系統(tǒng)案例進行改編,根據(jù)所講授的ERP系統(tǒng)設(shè)計各實驗子系統(tǒng)和模塊,構(gòu)建企業(yè)的外部環(huán)境(包括企業(yè)性質(zhì)、供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、稅務(wù)賬戶等)和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)(各職能部門、機構(gòu)、人員等),保留各功能子系統(tǒng)和模塊重要的實驗材料,比照企業(yè)實際面臨的問題和情境設(shè)計實驗要求,由學生自行安排實驗過程和步驟,讓整個案例自始至終貫穿于學生的課堂實驗,最終以實驗報告的形式提交實驗結(jié)果。
二、案例所涉及的子系統(tǒng)或模塊數(shù)和操作的詳略程度應(yīng)隨課時相應(yīng)調(diào)整
一般情況下,ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、企業(yè)門戶、總賬、報表、固定資產(chǎn)、工資、銷售與應(yīng)收賬款、采購與應(yīng)付賬款以及決策支持系統(tǒng)組成,其中以總賬和報表為核心。不同企業(yè)的ERP系統(tǒng)有不同的設(shè)置。如在用友ERP-U8中,采購和銷售的部分與存貨一同構(gòu)成供應(yīng)鏈,決策支持也放入其他模塊,因而會計信息系統(tǒng)有系統(tǒng)管理、企業(yè)門戶、總賬、報表、固定資產(chǎn)、工資、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款,同時根據(jù)版本的不同,U8.6及以上版本工資子系統(tǒng)并入人力資源管理。
具體設(shè)計學生實驗案例時應(yīng)根據(jù)不同的課程要求,對所涉及的模塊進行調(diào)整?？傮w上,36學時的課程可以圍繞系統(tǒng)管理、企業(yè)門戶、總賬、報表子系統(tǒng)或模塊展開。如果為54學時,則在此基礎(chǔ)上可再增加固定資產(chǎn)子系統(tǒng)和工資子系統(tǒng)。進一步,如果為72學時,實驗案例則可以涵蓋所有的子系統(tǒng)。除此之外,還應(yīng)根據(jù)學時的多少,權(quán)衡所涉及的子系統(tǒng)或模塊的個數(shù)以及各子系統(tǒng)或模塊內(nèi)部操作的詳細程度。比如在用友ERP-U8中,如果學時充足,在設(shè)計固定資產(chǎn)子系統(tǒng)學生實驗案例時,可以考慮讓學生體會固定資產(chǎn)拆分的操作。一般情況下,固定資產(chǎn)的拆分可通過如下兩種方法進行操作:(1)通過手工的方式將記在同一個固定資產(chǎn)卡片上的固定資產(chǎn)分別重新記入不同的卡片,并在新基礎(chǔ)上進行后續(xù)的折舊等操作,再將原卡片注銷;(2)利用系統(tǒng)自帶的固定資產(chǎn)拆分功能。顯然,第一種方法用到的固定資產(chǎn)模塊更多,可以讓學生體會固定資產(chǎn)子系統(tǒng)各模塊之間的關(guān)系和各模塊整體的運作流程,第二種方法更為簡單,卻無法實現(xiàn)這個目的,二者各有利弊。因此在實驗設(shè)計時,可以提出“用兩種方法實現(xiàn)固定資產(chǎn)拆分功能,并比較不同的實現(xiàn)方法”這樣的實驗要求。
三、實驗案例應(yīng)能讓學生體會ERP系統(tǒng)治理的理念
ERP環(huán)境下,會計信息系統(tǒng)是ERP眾多系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)的目標不再是算賬和報賬,而是財務(wù)信息治理。財務(wù)信息治理將系統(tǒng)視為一個整體,不同的實驗程序和步驟都會對后續(xù)的操作產(chǎn)生影響,甚至影響到最終的實驗結(jié)果。因此案例的設(shè)計應(yīng)能讓學生感受到這一理念。為了實現(xiàn)這一目的,對每個子系統(tǒng)實驗案例首先進行分層設(shè)計,每個層次包含不同的實驗?zāi)K?？删唧w為初始設(shè)置層次、業(yè)務(wù)操作層次和治理分析層次。在系統(tǒng)初始化設(shè)置實驗的設(shè)計中,應(yīng)當注重讓學生理解各參數(shù)設(shè)置的含義和目的,以及對后續(xù)參數(shù)設(shè)置的影響和對日常操作的影響。業(yè)務(wù)操作層次實驗設(shè)計的關(guān)鍵在于讓學生了解不同的模塊所要錄入的具體初始單據(jù)。治理分析層次基于前面兩個層次的結(jié)果,最終通過設(shè)置各種指標對經(jīng)營加以監(jiān)控,并對業(yè)績加以評價,實驗案例設(shè)計應(yīng)注重讓學生體會各種不同的方法的指標選取和設(shè)定,從而更深入理解ERP的系統(tǒng)治理思想。如在用友ERP-U8總賬系統(tǒng)實驗設(shè)計時,可將整體實驗分為上述3層次,初始化層次的重點在于子系統(tǒng)環(huán)境的初始化,包括會計科目的設(shè)置、賬戶金額的錄入和賬簿打印的設(shè)置等,強調(diào)初始化的各參數(shù)的具體意義;在業(yè)務(wù)操作層次主要關(guān)注記賬憑證等,讓學生了解總賬子系統(tǒng)的最主要的單據(jù);最后在治理分析層次,則可讓學生自行設(shè)計財務(wù)業(yè)績評價指標,對案例的經(jīng)營成果進行分析。
除此之外,在會計信息系統(tǒng)中,各崗位分工、權(quán)責明確對于整個系統(tǒng)的內(nèi)部控制至關(guān)重要。如果權(quán)責不明、分工不合理,很有可能導(dǎo)致系統(tǒng)的舞弊。因此系統(tǒng)治理的思想還體現(xiàn)在對崗位的設(shè)置、分工和協(xié)調(diào)上。在實驗案例設(shè)計過程中應(yīng)對此重點加以強調(diào)。如在用友ERP-U8中可以通過系統(tǒng)管理實驗的設(shè)計實現(xiàn)。案例材料中給出角色或人員,卻不給定權(quán)限,而讓學生根據(jù)其他學科的知識或自己的理解對角色或用戶設(shè)計權(quán)限范圍,在后續(xù)案例中,讓他們選擇不同的操作員進行各子系統(tǒng)的操作,從而使學生體會權(quán)限分配和設(shè)置的重要性。在此基礎(chǔ)上,還可讓學生體會不同操作員之間的相互分工和配合對整個系統(tǒng)的正常運行的作用。如在用友ERP-U8的總賬子系統(tǒng)中,憑證制作和憑證審核應(yīng)由不同的人員進行,在案例設(shè)計的過程中,可以給出兩個以上的操作員,要求學生為他們分配定義權(quán)限,以配合完成憑證的編輯和審核。
四、案例的設(shè)計應(yīng)設(shè)置可引發(fā)思考的“陷阱”
如果一個實驗案例讓學生輕松完成,那么這個案例就不能算完全成功。因為在這種情況下,即使學生完成了案例,他對實驗的理解也不會很深刻。所以在案例設(shè)計的過程中,應(yīng)針對實驗的重點和易出錯的地方,設(shè)計一些“陷阱”,讓學生在出錯和糾正錯誤的過程中去更加深刻地體會流程和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。
如在用友ERP-U8中,對人員權(quán)限分配的實驗設(shè)計就可以貫徹這一原則。在企業(yè)門戶、總賬等子系統(tǒng)或模塊的操作過程中,如果操作員不具備公共目錄的權(quán)限,就難以進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編輯,以至于后續(xù)操作無法進行。公共目錄權(quán)限應(yīng)在系統(tǒng)管理中定義。因此在設(shè)計實驗案例時,不在實驗資料中給出各操作員權(quán)限的詳細定義,讓學生自行體會,在后面操作無法繼續(xù)時,再引發(fā)他們對權(quán)限定義的思考,最終加深理解。再如在用友ERP-U8中,要實現(xiàn)支票領(lǐng)用時自動進行支票填寫的功能,需要3個鋪墊性的操作:其一,將銀行存款科目指定為銀行日記賬;其二,定義結(jié)算方式,增加支票結(jié)算,并將其設(shè)為票據(jù)管理;最后在總賬子系統(tǒng)的初始設(shè)置中選擇支票控制。因此在設(shè)計案例時,可要求學生自行設(shè)計實驗步驟實現(xiàn)這一功能,并通過實驗報告進行總結(jié)。這樣如果學生無法完成實驗要求,就會去找錯糾錯,從而確實掌握系統(tǒng)的此項功能。
五、實驗案例的設(shè)計應(yīng)可引發(fā)學生對信息系統(tǒng)設(shè)計的思考
學生在未來的實際工作中,很有可能面臨會計信息系統(tǒng)的二次開發(fā),一般情況下,他們需要向系統(tǒng)設(shè)計人員對所在單位的系統(tǒng)提出需求分析。這個時候,沒有一定的信息系統(tǒng)設(shè)計的知識是不能勝任的。因此在實驗案例設(shè)計時,應(yīng)讓學生體會會計信息系統(tǒng)的流程圖。具體的實現(xiàn)方式視學生的先修知識不同而不同。如果學生在修這門課之前,已經(jīng)對系統(tǒng)設(shè)計的理論、模型、方法有所了解②,那么可以在每個子系統(tǒng)的實驗完成后要求學生在實驗報告中根據(jù)對實驗流程的理解,繪制所用會計信息系統(tǒng)軟件中該子系統(tǒng)的流程圖。在學時充足的情況下,還可以分配一些學時對此加以討論。如果沒有相關(guān)先修知識,任課教師可以補充這方面的內(nèi)容,在每個子系統(tǒng)實驗完成時,給出流程圖并講解,再回顧實驗操作加深對實驗的理解。如在用友ERP-U8系統(tǒng)環(huán)境下,在設(shè)計總賬子系統(tǒng)實驗時,可以要求學生在完成總賬子系統(tǒng)的操作實驗后,繪制總賬子系統(tǒng)的流程圖,并結(jié)合手工賬務(wù)處理流程圖對電算化和手工處理的區(qū)別與聯(lián)系加以討論。在教師給出流程圖的情況下,在設(shè)計實驗時,可以要求學生在實驗報告中總結(jié)手工賬務(wù)處理流程圖和電算化賬務(wù)處理流程圖的區(qū)別。
總之,對于會計信息系統(tǒng)這樣一門實踐性很強的課程來說,設(shè)計出一個好的學生實驗案例對于整個課程來說非常重要。首先好的實驗案例可以引發(fā)學生的學習興趣,其次學生可以從案例實驗中掌握ERP環(huán)境下會計處理和數(shù)據(jù)的流程,體驗將來在企業(yè)實戰(zhàn)中將要面對的不同情境,為將來的實踐工作做好充分的準備。
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