導讀：固定資產管理是財務工作中最容易被忽視的一項工作。也是不容易做好的一項工作。
固定資產管理是財務工作中最容易被忽視的一項工作。也是不容易做好的一項工作。它不象銷售、存貨、成本等影響企業(yè)當期損益的關鍵工作，幾乎每月每天，每時每刻都在牽扯著財務負責人的神經(jīng)。一堆固定資產，如果已經(jīng)購入到了企業(yè)，因為它的成本在一定程度上具備“沉沒成本”的特性（一般情況下固定資產購入時都不是為了賣出變現(xiàn)的），無論該固定資產是否被使用、使用的效率效果如何，一旦折舊年限進行了確定，就每月以折舊費的形式固定計入企業(yè)當期的費用。這一特性造成許多公司在進行費用管理與控制時，往往將“折舊費”列為一項不可控項目，而不去象控制別的費用如交際費、差旅費那樣來控制。這就要求固定資產一定要從最初決定投資的那一時刻來進行管理，即從最初做投資預算的那一刻進行管理。
本文理解固定資產管理要用三字經(jīng)：“進、出、用”。
一是“進”。指的是固定資產的采購一定要嚴格。嚴格的控制包括以下幾個層次：
1、年度預算層面。每年的投資預算都要慎重考慮，經(jīng)過細致論證后才可以獲批。
先的投資采購申請。由于年度預算的周期長，而實際的業(yè)務環(huán)境變化很快，即使有了年度的投資預算，在實施每一項具體的投資計劃前，仍然需要由業(yè)務部門提出具體的投資采購申請，以獲得最新的評估。
2、對于預算外的投資，更需要結合業(yè)務情況，謹慎考慮。這一點是很重要的。因為投資與費用不同，一項投資的效益往往要在今后的許多年才能顯現(xiàn)出來。所以在實際的公司審批中，對投資一定要設立比費用更為嚴密的體系與流程。
3、具體的采購與付款。在這一層面上，同樣必需有嚴格的流程。主要指所有的采購與付款必需有合格的單據(jù)來支持。如同存貨的采購一樣，固定資產也一定要對合同或訂單、收貨情況（包括質量驗收）、及發(fā)票進行三單審核。之后才能辦理入帳及付款手續(xù)。同時在固定資產到貨驗收，開始使用前，還需要加貼固定資產標簽，標簽上的信息與財務固定資產帳上的信息要保持一致?，F(xiàn)實中，這一環(huán)節(jié)的問題非常多，許多公司就是因為在這一環(huán)節(jié)控制不力，導致產生了大量的帳外資產和不良會計信息。其實解決的方法非常簡單，也非常原始。就是財務固定資產會計崗位人員必需與各個部門保持良好溝通，時時宣傳與講解固定資產管理方法，并親自對固定資產的驗收、位置、使用部門等進行核查。許多財務人士抱怨公司里其他部門的人員根本沒有資產管理的基本認識，在資產處理上隨意性很大。卻沒想到造成這一現(xiàn)象的原因是自己對政策講解不夠。我們要相信公司里的每一個人都有趨善避惡的天性，每個人都想將自己所轄工作做得更好。業(yè)務部門沒做“好”的原因在于業(yè)務部門并不清楚自已的行為造成的影響與后果是什么。這些都是需要財務部門去講解的。
二是“出”。指的是固定資產的處置。 固定資產無論是報廢，還是進行轉售，都必需有嚴格的程序與文檔資料支持。事實上，一進一出兩個關口把住了，固定資產管理基本上就沒有大的風險了。 應該關注的問題有： 每一項資產在向外物理轉出時，是否有門衛(wèi)進行檢查，要求提供適當?shù)氖掷m(xù)？ 資產的處置是由一個部門獨立完成的嗎？一般來說，必需要求有兩個以上部門共同來完成處置。 是否有實物處置的照片或廢品公司簽收的文件證明？ 資產報廢事先獲得審批了嗎？ 財務人員是否現(xiàn)場監(jiān)查了處理過程（包括事前對報廢資產的核對）？ 許多公司的財務部門僅憑一紙獲批的報廢申請就直接對固定資產進行了報廢的帳務處理，并不認為對實物的處置監(jiān)查是自己的工作。在這樣的思想指導下，就不可能將固定資產帳務處理清楚。實際上業(yè)務部門很可能將申請報廢的固定資產先找個倉庫一放，之后許多年無人問津，致使倉儲費用增加，且白白損失掉了提前變賣的機會與價格。 財務部一定要對報廢的過程與文件進行確認后，才能在帳務中進行報廢的處理。這是非常重要的。要知道固定資產的處置環(huán)節(jié)最容易產生腐敗，是許多“小金庫”的來源。
三是“用”。 可以說，在前兩項內容完成后，這第三件事完全屬于公司內部事務了。如果說“進”和“出”涉及到成本與收益的控制，“用”則更關注的是效率問題。為什么有的企業(yè)資產清查時發(fā)現(xiàn)井井有條，而有的企業(yè)卻是嚴重的帳實不符？區(qū)別就在這個“用”上。要想“用”得明白、“用”得高效，需要注意以下幾點：
1、每一項資產都必需有相應的管理責任者，即“owner”。這個Owner 可以不是資產的使用者，但必需對資產負起完全管理責任。要保證資產的完整，并掌握資產的使用狀態(tài)。
2、財務部資產管理人員要與公司的 owner們建立起緊密的聯(lián)系，通過他們的報告來掌握公司資產狀態(tài)。在職責分工上，財務必需定期提供給每一位owner所轄的資產清單，讓其了解公司固定資產帳目情況，以便owner 進行跟蹤與盤點，對不符事項進行報告。這樣的定期自查是非常必要的一種管理手段，在此基礎上財務人員再進行小范圍抽查。財務人員還要與owner共同來解決固定資產轉移、分拆、集合等一系列具體的問題，并付諸于文字流程，使得固定資產帳目能與資產實際狀態(tài)保持一致。
3、每年進行一次固定資產清查。有了1、2項的工作基礎，這一工作做起來會非常得心應手。 財務經(jīng)理們需要牢記的是：所有的投資都要在未來才能帶來收益。對固定資產管理不善而帶來的浪費往往比我們想象的要大得多。許多財務經(jīng)理們對當期的每一分費用都精打細算，對一次差旅費用心疼不已，卻面對公司大量的閑置資產冷漠麻木、沒有感覺。昨天的決策帶來了今天的折舊費用居高不下，那么今天的決策同樣也會造成明天的損失。要重視并且實際地投入力量去進行固定資產的管理，千萬不要因為幾年或幾十年的分攤期而忽略任何一筆投資。哪怕只是很小的金額。
