摘要:中小企業(yè)主自身較低的素質(zhì)和受傳統(tǒng)思想的影響,使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中暴露出了其固有的頑疾,特別是體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理控制體系上的混亂和內(nèi)控制度的不力,是中小企業(yè)衰亡的主要因素。加強(qiáng)和完善中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度,已成為當(dāng)前理論界和實(shí)務(wù)界最為關(guān)注的話(huà)題之一,也是提高中小企業(yè)生存和發(fā)展能力的關(guān)鍵所在。
關(guān)鍵詞:中小企業(yè) 財(cái)務(wù)管理 內(nèi)控制度
On the small and medium enterprises financial management control system
HONG Ji-min
(Zhejiang Vocational College of Textiles and Apparel, Zhejiang Ningbo, 315211)
Abstract: SME owners lower their quality and tradition, so that enterprises operating in the process of exposing its inherent in the illness, especially in the enterprise financial management system to control the chaos and lack of internal control system , Is a major factor in the decline and fall of small and medium enterprises. Strengthening small and medium enterprises and improve the financial management control system, has now become the theoretical and practical topics of most concern is the survival and development of small and medium enterprises to increase the capacity of the key.
Key words: small and medium enterprises; financial management; control system
在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)一步深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日趨成熟的進(jìn)程中,中小企業(yè)憑著自身組織靈活、經(jīng)營(yíng)富有彈性、市場(chǎng)應(yīng)變能力強(qiáng)等等特點(diǎn),在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求生存和發(fā)展,并取得了不俗的成績(jī)。但也有一部分中小企業(yè),在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中漸趨式微,乃至衰亡。究其原因,那些中小企業(yè)主自身較低的綜合素質(zhì)和受傳統(tǒng)思想的影響,使中小企業(yè)固有的頑疾隨著企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的擴(kuò)大,不但沒(méi)有得到根治,反而使其暴露得更加淋漓盡致。其中體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理控制體系上的混亂和內(nèi)控制度的不力,是導(dǎo)致中小企業(yè)從興起到衰亡的關(guān)鍵所在。需要說(shuō)明的是,本文所討論的中小企業(yè)是指生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模屬于中小型的各種所有制和各種形式的企業(yè),由于民營(yíng)企業(yè)在中小企業(yè)中占有相當(dāng)大的比重,所以本文更側(cè)重于民營(yíng)企業(yè)問(wèn)題的討論。
一、中小企業(yè)在財(cái)務(wù)管理及其內(nèi)部控制制度方面普遍存在的問(wèn)題
1.管理組織不健全,財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單,不相容職務(wù)未分隔
中小企業(yè)的組織形式一般為獨(dú)資、合資、合伙。由于投資和經(jīng)營(yíng)規(guī)模都較小,投資者在考慮管理層的用人方面都比較精簡(jiǎn),大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)。在財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置上,有的獨(dú)資小企業(yè)干脆不設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),有的企業(yè)即使設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),大都也是層次不清,分工不明。在會(huì)計(jì)人員任用上,小企業(yè)最常見(jiàn)的做法就是由自己的家屬或直系親屬擔(dān)任出納,同時(shí)聘用外單位的會(huì)計(jì)或稅務(wù)代理機(jī)構(gòu)的人擔(dān)任兼職會(huì)計(jì)。這些兼職會(huì)計(jì)一般一個(gè)月只定期來(lái)企業(yè)做一次帳,他們根本不知道除了進(jìn)帳票據(jù)以外的其他情況,他們做帳的目的就是把已有的票據(jù)進(jìn)行匯總,使財(cái)務(wù)報(bào)表試算平衡,使票據(jù)反映的銷(xiāo)售額及時(shí)交稅。這樣的帳務(wù)所反映出來(lái)的財(cái)務(wù)信息對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理起不了任何作用。此外,為了節(jié)約用人成本,許多中小企業(yè)往往在管理機(jī)構(gòu)中采用一個(gè)人身兼數(shù)職的做法,從而出現(xiàn)了許多不相容職務(wù)未分隔,崗位與崗位之間缺乏相應(yīng)的制約的現(xiàn)象,最后導(dǎo)致職務(wù)犯罪和企業(yè)資產(chǎn)流失的結(jié)局。
2.管理制度混亂,財(cái)務(wù)操作不規(guī)范,內(nèi)部控制乏力
許多中小企業(yè)普遍沒(méi)有建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度,缺乏相應(yīng)的財(cái)務(wù)操作規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部牽制制度、稽核制度、定額管理制度、計(jì)量驗(yàn)收制度、財(cái)務(wù)清查制度、成本核算制度、財(cái)務(wù)收支審批制度等基本制度,總的來(lái)說(shuō)殘缺不全;或者雖有其中幾項(xiàng)制度,在實(shí)際工作中也是從未認(rèn)真執(zhí)行過(guò)。中小企業(yè)在財(cái)務(wù)操作過(guò)程中也十分不規(guī)范。有些中小企業(yè)根本不設(shè)帳,以票代帳,或者設(shè)帳,但帳目混亂;有些中小企業(yè)在進(jìn)貨票據(jù)方面為減少進(jìn)貨成本,不向供貨方索取進(jìn)貨票據(jù),而是用其他票據(jù)進(jìn)行抵沖;還有相當(dāng)一部分中小企業(yè)為達(dá)到某種利益,設(shè)立兩套帳或多套帳;在會(huì)計(jì)核算方面,人為操縱利潤(rùn),采用倒軋帳的方式記帳等等。這種財(cái)務(wù)管理制度上的混亂和財(cái)務(wù)操作上的不規(guī)范,使財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制根本無(wú)從說(shuō)起。 3.財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低,管理水平不高
我國(guó)中小企業(yè)的投資者和經(jīng)營(yíng)者大都文化水平較低,但社會(huì)交際能力較強(qiáng)。他們普遍沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)化管理的熏陶,本身的管理水平就較低。同時(shí)受傳統(tǒng)思想的影響,他們只注重產(chǎn)品的銷(xiāo)售和業(yè)務(wù)的管理,不重視企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的建設(shè)和財(cái)務(wù)管理人員的培訓(xùn)。在企業(yè)管理中,家族式管理現(xiàn)象普遍存在,強(qiáng)調(diào)家族利益;在財(cái)務(wù)管理人員的任用上,相信血緣關(guān)系,任人唯親。因此,很多中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,財(cái)務(wù)管理水平低下,不會(huì)通過(guò)財(cái)務(wù)分析給企業(yè)管理層提供有效的財(cái)務(wù)信息,更有甚者,反而會(huì)給管理層造成經(jīng)營(yíng)決策失誤,使企業(yè)走上險(xiǎn)途。
二、建立和健全中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度的必要性
1.建立財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度有利于保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和正確性
健全的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度可以保證會(huì)計(jì)信息的采集、歸類(lèi)、記錄和匯總能如實(shí)地反映出企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯(cuò)誤、弊端,從中也進(jìn)一步保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和正確性。
2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制可以堵住財(cái)務(wù)“黑洞”,把握企業(yè)的命根子
貪污腐敗等行為是建立在信息不對(duì)稱(chēng)、監(jiān)督不嚴(yán)密的基礎(chǔ)上的犯罪行為,會(huì)給企業(yè)帶來(lái)資產(chǎn)損失。健全完善的內(nèi)控制度能夠科學(xué)有效地監(jiān)督和制約財(cái)產(chǎn)物資的采購(gòu)、計(jì)量、驗(yàn)收、入庫(kù)、記錄、保管、領(lǐng)用、退庫(kù)等各個(gè)環(huán)節(jié),確保財(cái)產(chǎn)物資安全完整,避免和糾正損失浪費(fèi)等問(wèn)題,同時(shí)也加強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員及主要管理人員之間的相互制約,防止有關(guān)人員利用職務(wù)之便進(jìn)行違規(guī)操作。
3.建立財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、減少損失
有的中小型企業(yè)因?qū)ω?cái)務(wù)管理不重視,忽略財(cái)務(wù)管理的作用,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息反映不及時(shí),造成資金流失現(xiàn)象常有發(fā)生。有些經(jīng)營(yíng)者雖有足夠的經(jīng)濟(jì)頭腦,也有相當(dāng)?shù)挠洃浤芰?但終因經(jīng)營(yíng)時(shí)期的延續(xù)、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大、進(jìn)貨渠道的增加、三角債務(wù)的出現(xiàn)等等原因而對(duì)款項(xiàng)內(nèi)容有所遺忘(漏)。如果會(huì)計(jì)人員不及時(shí)把這些往來(lái)款項(xiàng)的情況分門(mén)別類(lèi)地將其記錄、分析,可能會(huì)造成應(yīng)收帳款呆、壞帳損失及應(yīng)付帳款的數(shù)額差錯(cuò),從而造成資金損失或資金回收期延長(zhǎng),降低資金利用率。
4.建立財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度可壓縮資金占用量
健全的內(nèi)控制度能夠促使財(cái)務(wù)人員通過(guò)正確核算企業(yè)存貨,及時(shí)盤(pán)點(diǎn)存貨數(shù)量,分析存貨情況,對(duì)主要材料進(jìn)行經(jīng)濟(jì)訂貨量的測(cè)算,然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修正,制定符合市場(chǎng)情況的經(jīng)濟(jì)采購(gòu)計(jì)劃,從而降低成本,加快資金周轉(zhuǎn),壓縮資金的占用量,提高資金利用率。
三、建立和健全中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度的構(gòu)想
1.建立用人崗位制度、設(shè)立管理控制機(jī)構(gòu)、推行職務(wù)不兼容制度
企業(yè)不能因?yàn)橐?guī)模小,節(jié)約成本而對(duì)不能缺少的財(cái)務(wù)分工崗位進(jìn)行合并,必須對(duì)參與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的所有過(guò)程的工作人員要相互分離、相互制約;重要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的決策和執(zhí)行要明確相互監(jiān)督、相互制約的程序;如果企業(yè)為了考慮用人成本,對(duì)必須要分工的崗位可以分人相互兼職,相互監(jiān)督、相互牽制,對(duì)不相容職務(wù)必須進(jìn)行分離。如出納人員的崗位是最容易出錯(cuò),也是企業(yè)最為致命的資金關(guān)口之一。因此必須對(duì)出納崗位制定相關(guān)制度,把銀行的支票、印鑒章、支付密碼器這三件中的其中一件不由出納人員保管,指派其他可靠的人如倉(cāng)庫(kù)保管員、會(huì)計(jì)、或自己來(lái)進(jìn)行保管監(jiān)督,這樣就可以避免以上案例中所述事件的發(fā)生,或者至少可以在問(wèn)題發(fā)生的初期就可發(fā)現(xiàn)。
2.建立財(cái)務(wù)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)制度
對(duì)企業(yè)的主要資產(chǎn)組成部分要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。像往來(lái)帳款、庫(kù)存材料、積存產(chǎn)品等進(jìn)行定期核對(duì)、定期分析。目前中小企業(yè)中往往存在著人相信人的觀點(diǎn),風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。雖然誠(chéng)信是合作的關(guān)鍵,但常言道:“害人之心不可有,防人之心不可無(wú)”。況且像應(yīng)收帳款未收并不是說(shuō)對(duì)方企業(yè)不想給你,而是對(duì)方企業(yè)因經(jīng)營(yíng)不善而倒閉之緣故。所以企業(yè)可以通過(guò)對(duì)資金成本的核算,把佘銷(xiāo)銷(xiāo)售改為銷(xiāo)售折讓,來(lái)提高資金的安全率和利用率。在庫(kù)存材料的采購(gòu)上應(yīng)根據(jù)實(shí)際的市場(chǎng)情況制訂進(jìn)貨、領(lǐng)用、庫(kù)存制度,并對(duì)材料的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行科學(xué)的分析和預(yù)測(cè),這樣可以為企業(yè)管理層提供可靠而真實(shí)的經(jīng)營(yíng)決策依據(jù)。及時(shí)分析積存產(chǎn)品的庫(kù)存價(jià)值,把已經(jīng)貶值的積存產(chǎn)品要上報(bào)給有關(guān)部門(mén),同時(shí)進(jìn)行帳面調(diào)正,使得報(bào)表上的數(shù)據(jù)具有真實(shí)性和可參考性。
3.建立企業(yè)會(huì)計(jì)制度、規(guī)范會(huì)計(jì)工作
在會(huì)計(jì)制度的設(shè)計(jì)中要考慮企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理組織體系的設(shè)置,并與此保持一致。由于中小型企業(yè)業(yè)務(wù)量較少,會(huì)計(jì)核算只能采用集中核算方式,即由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一辦理。由于這一情況的存在,更應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)人員制訂制度,以免因人員少、監(jiān)控不嚴(yán)而出現(xiàn)漏洞。在對(duì)會(huì)計(jì)人員制定制度時(shí),要根據(jù)新的《會(huì)計(jì)法》和《內(nèi)部控制規(guī)范》中所要求的內(nèi)容,以及企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)制訂。具體體現(xiàn)在: (1)建立可靠的會(huì)計(jì)憑證制度。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)核算的重要組成部分,記錄著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始資料,是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、提高會(huì)計(jì)信息、為會(huì)計(jì)監(jiān)查提供主要依據(jù)、保證會(huì)計(jì)信息的傳遞與保管的重要憑證。
(2)健全帳薄制度。在可靠的內(nèi)部會(huì)計(jì)憑證的基礎(chǔ)上,健全的帳薄制度能確保會(huì)計(jì)記錄的保密性和完整性,保證提供完整的會(huì)計(jì)信息。
(3)合理的會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)程序。即便于企業(yè)有關(guān)人員了解處理會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的程序和方法,有利于企業(yè)會(huì)計(jì)政策的前后一致性。
(4)科學(xué)的預(yù)算制度。這是會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督的依據(jù)。
(5)嚴(yán)格的內(nèi)部稽核制度。可及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)弊行為。
4.建立會(huì)計(jì)監(jiān)督制度,加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德教育
會(huì)計(jì)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的眼睛和耳朵,如果會(huì)計(jì)提供的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤可使經(jīng)營(yíng)者在錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上,作出更錯(cuò)誤的判斷。所以必須建立嚴(yán)密的會(huì)計(jì)監(jiān)督制度,防止會(huì)計(jì)人員弄虛作假,辦理違法事項(xiàng)。由于會(huì)計(jì)人員出具的會(huì)計(jì)信息反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程,他的素質(zhì)高低直接影響會(huì)計(jì)的輸出結(jié)果。高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員必須具備以下幾個(gè)方面素質(zhì):首先是要有較強(qiáng)的法制觀念,這樣才能在國(guó)家會(huì)計(jì)法律體系下真正履行會(huì)計(jì)人員的職責(zé);其次是具備良好的會(huì)計(jì)職業(yè)道德,有一定的行為規(guī)范來(lái)自我約束,遵守公共道德,保持良好信譽(yù);其三是參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。因此,企業(yè)在加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的監(jiān)管力度的同時(shí),必須通過(guò)對(duì)其職業(yè)道德教育,來(lái)進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德,增強(qiáng)法律意識(shí),提高職業(yè)判斷和自我管制能力。
