【摘要】 本文從建立企業(yè)會計內(nèi)部控制的必要性、關(guān)鍵控制點(diǎn)的確定,內(nèi)部控制制度組織體系構(gòu)建、職責(zé)劃分,內(nèi)部控制制度的執(zhí)行、報告,內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查、考核與評價等方面論述了如何加強(qiáng)會計內(nèi)部控制,以規(guī)范縣級供電企業(yè)財務(wù)管理。
【關(guān)鍵詞】 會計內(nèi)部控制; 財務(wù)管理; 風(fēng)險; 監(jiān)督檢查
企業(yè)內(nèi)部控制制度,是為適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要而產(chǎn)生的,是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理制度的一個重要組成部分。企業(yè)內(nèi)部控制制度,是企業(yè)內(nèi)部為有效地進(jìn)行經(jīng)營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)實(shí)施會計內(nèi)部控制,能夠保護(hù)其資產(chǎn)的安全與完整,及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,保證會計資料真實(shí)、完整,控制風(fēng)險,規(guī)范企業(yè)的財務(wù)管理。如何實(shí)施和完善企業(yè)會計內(nèi)部控制機(jī)制,應(yīng)做好以下幾方面的工作:
一、建立規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部會計控制制度,以制度來制約企業(yè)的各種財務(wù)管理行為
“無規(guī)矩不成方圓”,按照《中華人民共和國會計法》、《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》等法律法規(guī),結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定包括貨幣資金、實(shí)物資產(chǎn)、對外投資、采購與付款、銷售與收款、成本費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度。
內(nèi)部會計控制制度應(yīng)當(dāng)約束企業(yè)內(nèi)部涉及會計工作的所有人員、各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計控制的權(quán)力。
二、確定關(guān)鍵控制點(diǎn),強(qiáng)化內(nèi)部會計控制的可操作性和實(shí)用性以防范風(fēng)險
(一)從貨幣資金控制入手,保證貨幣資金的安全完整
1.對貨幣資金收支業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位應(yīng)當(dāng)分離,相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)相互制約,確保貨幣資金的安全。辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀(jì)守法,客觀公正,定期實(shí)行崗位輪換。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理,并及時向?qū)徟说纳霞夘I(lǐng)導(dǎo)報告。
2.在貨幣資金業(yè)務(wù)過程中,應(yīng)當(dāng)按照“計劃申請、支付審批、支付復(fù)核、辦理支付”程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)。
(1)計劃申請。辦理采購、維修等業(yè)務(wù)時,應(yīng)提前根據(jù)年度批準(zhǔn)的財務(wù)預(yù)算編制帶有連續(xù)編號的計劃明細(xì)表,由責(zé)任部室領(lǐng)導(dǎo)簽字后按照審批權(quán)限呈主管局長、主管財務(wù)局長、局長審批,責(zé)任部室將審批后的計劃報財務(wù)部備案,作為以后辦理款項(xiàng)結(jié)算的依據(jù)。(2)支付審批。報賬時,填制報銷單,同時注明款項(xiàng)的用途、金額等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟(jì)合同或相關(guān)證明。審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的票據(jù),審批人有權(quán)拒絕審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對票據(jù)及業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)。(3)支付復(fù)核。財務(wù)部對批準(zhǔn)后的支付憑證進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核支付憑證的批準(zhǔn)權(quán)限、程序是否正確,手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備,票據(jù)是否合法有效,金額計算是否準(zhǔn)確,支付方式是否妥當(dāng)?shù)?。?fù)核無誤后,交由出納人員辦理支付手續(xù)。(4)辦理支付。出納人員根據(jù)復(fù)核無誤的支付憑證,按貨幣資金的管理規(guī)定辦理支付手續(xù)。
3.對于重要貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。建立定期對賬制度,由記賬員定期核對銀行賬戶,每月至少核對一次,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,將銀行存款賬面余額與銀行對賬單調(diào)節(jié)相符,并對未達(dá)賬項(xiàng)逐項(xiàng)進(jìn)行追查,查明原因,及時處理。同時定期或不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),確保現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存相符。
在實(shí)施貨幣資金控制時,加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理,財務(wù)專用章應(yīng)由出納人員保管,個人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。
(二)從實(shí)物控制方面入手,保證實(shí)物資產(chǎn)的安全完整
1.明確實(shí)物資產(chǎn)管理崗位的責(zé)任,對實(shí)物資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、保管及處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制,防止各種實(shí)物資產(chǎn)被盜、毀損和流失。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德,并定期進(jìn)行崗位輪換。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。審批人員根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行論證,同時實(shí)行集體決策和審批,防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。
2.在實(shí)物控制方面按照“請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款”等程序辦理采購與付款業(yè)務(wù),并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證,建立完整的采購登記制度,加強(qiáng)請購手續(xù)、采購合同、驗(yàn)收證明、入庫單、發(fā)票等項(xiàng)資料的相互核對工作。 (三)嚴(yán)格執(zhí)行會計內(nèi)部控制制度,保證財務(wù)管理工作安全、穩(wěn)定運(yùn)行
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、會計事項(xiàng)的授權(quán)人員、經(jīng)辦人員、審核人員、出納人員、會計核算人員、物資保管人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確,并相互分離、相互制約。
1.任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須有兩人以上參與,不應(yīng)有脫離監(jiān)督的經(jīng)濟(jì)行為。
2.在開戶銀行的預(yù)留印鑒,不能由出納一人保管。
3.會計工作崗位,可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人。但出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作、銀行存款日記賬與銀行對賬單的核對工作。
4.會計核算人員負(fù)責(zé)編制會計憑證,登記會計賬簿、會計報表的編制工作,但不能管理貨幣資金、不能管理實(shí)物資產(chǎn)。
出納人員負(fù)責(zé)管理貨幣資金,但不管理賬簿(除現(xiàn)金、銀行存款日記賬外)、實(shí)物資產(chǎn)、會計憑證、賬簿、會計報表等財務(wù)會計資料。
5.會計核算人員應(yīng)及時與出納核對庫存現(xiàn)金余額,發(fā)現(xiàn)賬款不符,應(yīng)及時查明原因。會計核算人員應(yīng)每月將銀行存款日記賬與銀行對賬單核對,對未達(dá)賬項(xiàng),應(yīng)逐筆核實(shí),并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
6.物資核算人員應(yīng)每月與倉庫保管員核對物資收、發(fā)、存的數(shù)量,如有不符,應(yīng)及時查明原因。
三、建立內(nèi)部控制制度組織體系,進(jìn)行職責(zé)劃分,明確責(zé)任,使責(zé)權(quán)利有機(jī)結(jié)合
為預(yù)防和及時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所分配的職責(zé)時產(chǎn)生的錯誤或舞弊行為,應(yīng)做到辦理會計事項(xiàng)相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限明確。一項(xiàng)交易的執(zhí)行、記錄以及維護(hù)、保管相關(guān)的資產(chǎn)應(yīng)該指派給不同的部門或人員。一項(xiàng)交易執(zhí)行的各個步驟應(yīng)該指派給不同的個人或部門,從而實(shí)現(xiàn)各相關(guān)工作崗位的相互監(jiān)督與制約。
(一)不相容職務(wù)崗位相互監(jiān)督制約
不相容職務(wù)崗位主要包括:授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會計記錄、財產(chǎn)保管、稽核檢查等崗位。會計崗位設(shè)置中應(yīng)注意橫向與縱向關(guān)系上的相互牽制、相互監(jiān)督、相互制約,從而預(yù)防發(fā)生錯誤和舞弊,做到防患于未然。管理人員在其授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán),將某交易涉及的各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行合理劃分,使每一人的工作能自動檢查另一個人或者更多人的工作,使企業(yè)內(nèi)部涉及會計工作的機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)權(quán)限的合理劃分,確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督,保證企業(yè)經(jīng)營活動安全、規(guī)范、健康有序地運(yùn)行。
設(shè)置高效的會計機(jī)構(gòu),為完成財務(wù)管理工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。
1.按照規(guī)定設(shè)置會計機(jī)構(gòu)和配備持有會計從業(yè)資格證書的會計人員,要求會計人員愛崗敬業(yè),并具備良好的職業(yè)道德。
2.在符合內(nèi)部牽制制度的要求下,實(shí)行一人一崗、一人多崗,明確各崗位的職責(zé)分工,保證各會計崗位工作順利開展。根據(jù)會計業(yè)務(wù)需要設(shè)置了會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、收入及成本費(fèi)用管理與核算、存貨管理與核算、固定資產(chǎn)管理與核算、納稅管理與核算、社會保險管理、財務(wù)報表、預(yù)算管理、審核、會計電算化和會計檔案管理等會計工作崗位。
3.采取多種有效措施,提高會計人員整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)與實(shí)務(wù)操作能力。
為提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力,工作崗位實(shí)行有計劃的輪換。定期開展有關(guān)財經(jīng)稅收法律法規(guī)、企業(yè)會計準(zhǔn)則、省公司下發(fā)的財務(wù)管理制度的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使人員的知識和技能能夠適應(yīng)所從事工作的需要。
(二)會計內(nèi)部控制包括授權(quán)批準(zhǔn)控制、憑證與記錄控制,財產(chǎn)保全控制、風(fēng)險控制、獨(dú)立稽核方面
1.授權(quán)批準(zhǔn)控制要求明確規(guī)定涉及會計及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容。企業(yè)內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。
2.財產(chǎn)保全控制要求企業(yè)限制未經(jīng)授權(quán)的人員對財產(chǎn)的直接接觸,采取定期盤點(diǎn)、財產(chǎn)記錄、賬實(shí)核對等措施,限制資產(chǎn)接觸與使用,明確資產(chǎn)接觸與使用崗位的職責(zé)權(quán)限,以保證資產(chǎn)的安全完整。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理貨幣資金與物資業(yè)務(wù)或直接接觸貨幣資金與物資。
3.憑證與記錄是證明交易發(fā)生和交易的價格、性質(zhì)及條件的證據(jù),包括發(fā)票、合同等資料。保存的記錄同“認(rèn)定與發(fā)生”有關(guān);使用預(yù)先編號的憑證并按其編號進(jìn)行控制,與“完整性”認(rèn)定有關(guān);原始憑證,如發(fā)票,提供了交易記錄的金額,與“估價或分?jǐn)偂闭J(rèn)定有關(guān)。做好會計內(nèi)部控制基礎(chǔ)工作,應(yīng)建立健全各種憑證記錄。
4.風(fēng)險控制要求企業(yè)樹立風(fēng)險意識,針對各個風(fēng)險控制點(diǎn),建立有效的風(fēng)險管理控制系統(tǒng),通過風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險分析、風(fēng)險報告等措施,對財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險進(jìn)行全面防范和控制。
5.獨(dú)立稽核是由其他人或部門執(zhí)行的工作驗(yàn)證另一個人或部門執(zhí)行的工作,借以驗(yàn)證其所記錄金額的正確性,從而防止和避免風(fēng)險。 四、加大內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度,使各項(xiàng)內(nèi)部控制制度真正落到實(shí)處
實(shí)施會計內(nèi)部控制時,遵循成本效益原則,以合理的控制成本達(dá)到最佳的控制效果。內(nèi)部會計控制應(yīng)隨著外部環(huán)境的變化和管理要求的提高,不斷進(jìn)行修訂和完善。
(一)以事前控制與事中控制為主
隨著企業(yè)管理水平的不斷提高,財務(wù)管理的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向財務(wù)會計監(jiān)督,進(jìn)而轉(zhuǎn)向以事前控制與事中控制為主形成的控制系統(tǒng)。通過對經(jīng)濟(jì)活動過程的控制與管理,確保企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。
(二)實(shí)現(xiàn)資金流、物流過程的閉環(huán)管理
財務(wù)管理的主要任務(wù)是實(shí)施對資金流、物流過程中的監(jiān)控,包括有計劃地籌集資金,調(diào)配物資,參與經(jīng)營決策,實(shí)行事前預(yù)測和事中控制,加強(qiáng)事后分析,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),完善內(nèi)部控制制度,規(guī)避風(fēng)險,從而更好地促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理水平的提高。
五、建立和完善內(nèi)部報告制度,及時提供經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中的重要信息,增強(qiáng)內(nèi)部信息管理的時效性和針對性
運(yùn)用財務(wù)電算化核算系統(tǒng)建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實(shí)施;同時要加強(qiáng)對財務(wù)會計電子信息系統(tǒng)的維護(hù)、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制,建立和完善內(nèi)部報告制度,以增強(qiáng)內(nèi)部信息管理的時效性、針對性、安全性。
六、加強(qiáng)會計內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查、考核與控制效果的評價
(一)建立嚴(yán)格的考核獎懲制度,獎優(yōu)罰劣
如沒有嚴(yán)格的考核,任何工作都不能很好地落實(shí)。制定獎懲措施并嚴(yán)格執(zhí)行,充分調(diào)動企業(yè)全員參與會計內(nèi)部控制的積極性、主動性,變被動的接受為主動的行為,落實(shí)各部門和崗位的責(zé)任,促進(jìn)會計內(nèi)部控制水平的提高。
(二)從會計內(nèi)部控制制度和程序的適用性、經(jīng)濟(jì)性、可操作性入手,開展會計內(nèi)部控制的評價
1.企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中職責(zé)分工情況。各項(xiàng)內(nèi)部控制制度及相關(guān)措施是否健全、規(guī)范,是否與企業(yè)的內(nèi)部管理相吻合;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理與記錄程序是否規(guī)范、經(jīng)濟(jì)、有效;業(yè)務(wù)的授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄、核對、報告手續(xù)是否完備;職權(quán)劃分是否符合不相容崗位相互分離;關(guān)鍵控制點(diǎn)是否有必要的控制措施等方面進(jìn)行評價。
2.定期編制內(nèi)部控制評價報告,說明內(nèi)部控制制度在運(yùn)行中存在的漏洞和缺陷,提出改進(jìn)措施和計劃,使會計內(nèi)部控制制度真正發(fā)揮作用,保證企業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)信息的安全完整,以滿足企業(yè)財務(wù)管理的需要。
企業(yè)應(yīng)努力健全和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度,從貨幣資金、銷售與收款、購貨與付款、預(yù)算管理、工程項(xiàng)目等方面入手,實(shí)現(xiàn)資金流、物流的閉環(huán)管理和良性循環(huán),以規(guī)范縣級供電企業(yè)的財務(wù)管理。
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