全面預算管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)克服預算編制的繁瑣、預算控制的乏力、預算分析的滯后，以及預算決策的失靈等諸多問題。
新的一年開始了，去年的預算還未調整徹底，今年的預算工作卻已提上日程，以期指導企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。上至企業(yè)高層領導，下到車間員工，都在為預算忙碌著。
“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間。”
“初次匯總的結果中資本開支往往超過集團規(guī)定的合理范圍，運營開支也一般都會高于保證公司預算指標完成的上限?！?
“財務部門不易判斷具體業(yè)務需求，預算調整經常要花費大量時間; 財務部門與業(yè)務部門都是平級部門，在業(yè)務部門各自爭取資源時，也需要耗費精力來協(xié)調?！?
為了解決預算管理人員所面臨的問題，建立預算管理信息化平臺成為企業(yè)的必由之路。
全面預算管理面臨的挑戰(zhàn)
1． 相對靜態(tài)的預算流程
在沒有信息化手段支持的全面預算管理過程中，預算數(shù)據(jù)編制、匯總的手工工作量較大，預算管理人員的主要精力都耗費在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。大量低效細節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預算管理變成了一個相對靜態(tài)的管理過程，難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應對速度的要求。預算分析的周期長，滾動預算、彈性預算等預算管理方法易淪為空談。
2． 控制能力差
全面預算制定過程本質上是一個企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程。現(xiàn)實情況卻是: 預算確定后，缺乏有效的手段進行預算執(zhí)行的事前控制，全面預算管理的資源優(yōu)化配置和控制作用難以發(fā)揮，導致預算和實際執(zhí)行成為互不關聯(lián)的兩張皮。
3． 協(xié)作困難
手工全面預算管理環(huán)境下，缺乏一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享的工作平臺。數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在各業(yè)務部門，難以有效地加以組織利用，數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆，這些都給企業(yè)的全面預算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協(xié)調平臺，各級部門在預算的申報、審批、下發(fā)等管理流程中的橫向、縱向溝通效率較低。
應對挑戰(zhàn)的5個辦法
全面預算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預算管理循環(huán)，如下圖1所示，一個完整的全面預算管理信息系統(tǒng)從功能上應劃分為: 預算編制、預算控制、預算分析及管理駕駛艙四個主要的模塊。
在管理流程方面，全面預算管理信息系統(tǒng)應該支持靈活的預算方案定義，同時提供預算編制、審批、控制、分析、調整等全過程的流程支持，如圖2所示。
1． 預算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上
全面預算管理的特點決定了全面預算信息化系統(tǒng)是一個面向分析的管理系統(tǒng)，而不是一個單純面向交易的業(yè)務系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由多個維度（角度）描述的，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產品、時間、渠道、客戶、區(qū)域、部門、人員等多個角度定義的。在對銷售收入的預算或實際發(fā)生數(shù)據(jù)進行分析的時候，分析人員可能會關心按產品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數(shù)據(jù)查詢。這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一個多維度的數(shù)據(jù)模型上。
2． 預算編制
預算編制是預算得以實施的前提條件。在這個過程中，預算管理人員將會面臨各種各樣的問題，對信息系統(tǒng)的要求也各有不同:
（1）全面預算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務邏輯，從銷售、生產、采購、財務、費用分攤、成本計算，涉及到企業(yè)的方方面面。因此，信息系統(tǒng)要能夠靈活地建立復雜的業(yè)務和財務模型。
（2）企業(yè)業(yè)務邏輯經常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化。因此，信息系統(tǒng)建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業(yè)務邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化。
（3）全面預算要求各業(yè)務單元廣泛參與，各單元按照分工的不同，各自處理相應的數(shù)據(jù)。因此，信息系統(tǒng)要具有完善的權限管理功能，能夠設定數(shù)據(jù)權限（單元格級），以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。
（4）企業(yè)各業(yè)務單元的地理位置可能相距很遠。因此要求信息系統(tǒng)具有較強的可擴展性，適應不同的網(wǎng)絡環(huán)境，使本地用戶和外地用戶都能方便地參與預算管理過程。
（5）預算的組織協(xié)調難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量也大。因此，信息系統(tǒng)要能夠提供預算管理的流程、自動的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總支持，提供預算流程管理的效率。
（6）全面預算最終要體現(xiàn)為財務預算，預算編制過程中有大量的財務規(guī)則和財務計算。因此，要求系統(tǒng)能夠提供財務智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率。
（7）預算編制、調整過程中會產生不同版本的數(shù)據(jù)，容易造成版本管理混亂。因此要求系統(tǒng)具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數(shù)據(jù)。
3． 預算分析
多維數(shù)據(jù)分析對于預算分析功能來說尤為重要，系統(tǒng)要能夠對已有的預算和實際發(fā)生的數(shù)據(jù)進行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復雜的報表或公式來對數(shù)據(jù)進行展現(xiàn)。在預算分析中管理人員面臨的困難以及對信息系統(tǒng)的要求如下:
（1）管理人員需要從不同角度了解預算執(zhí)行情況，洞察差異產生的原因，因此要求信息系統(tǒng)能夠支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、快速地完成各種數(shù)據(jù)分析、查詢操作。
（2）實際數(shù)據(jù)分散在財務、ERP、CRM等多個系統(tǒng)中，從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)要耗費大量的工作時間。因此，系統(tǒng)應該提供數(shù)據(jù)接口工具，具有整合不同業(yè)務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力。
（3）實際情況發(fā)生變化后，預測調整的工作量大，效率低，因此要求系統(tǒng)能夠提供預測、模擬的功能，快速做出預算調整。
4． 預算控制
預算控制是企業(yè)開展全面預算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進行全面預算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預算控制系統(tǒng)，企業(yè)預算管理部門可以很方便地對各預算單位的預算進行有效的預警和控制。
通過將預算控制和日常審批流程相結合可望達到事前控制的目標。在審批流程中，業(yè)務活動發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實時得到該項預算信息（預算數(shù)、預算已經發(fā)生數(shù)、預算余額等），并據(jù)其判斷業(yè)務活動能否發(fā)生（審批流程如圖3所示）。
在從業(yè)務活動發(fā)起人填寫申請單到部門負責人審批、財務審批以及主管副總或總經理的審批過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動在該項業(yè)務申請單上顯示該項活動的年度總預算數(shù)、本月預算數(shù)、預算已經執(zhí)行數(shù)、本月實際發(fā)生數(shù)等數(shù)據(jù)。與預算分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實際核算、ERP等業(yè)務系統(tǒng)及預算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。
5． 決策支持
完善的全面預算管理系統(tǒng)不但要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關鍵指標數(shù)據(jù)展示; 能夠動態(tài)顯示預算的關鍵性指標數(shù)據(jù)及指標的實際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標鉆取到明細的業(yè)務、財務數(shù)據(jù)。（本文作者系諾亞舟咨詢公司技術總監(jiān)）
